Deutschland–Schweiz · Checkliste

Welche Unterlagen braucht ein Grenzgänger für die deutsche Steuererklärung?

Wer in Deutschland wohnt und in der Schweiz arbeitet, benötigt für die deutsche Einkommensteuererklärung mehr als nur den Schweizer Lohnausweis. Für Grenzgänger sind insbesondere die Anlage N-Gre, der Nachweis der Schweizer Quellensteuer, die Ansässigkeitsbescheinigung, Angaben zu Arbeitstagen, Homeoffice und Nichtrückkehrtagen sowie die deutschen Werbungskosten relevant. Bei Grenzgängerfällen besteht zudem eine besondere Belegvorlagepflicht.

Unterlagen-Checkliste

Die wichtigsten Dokumente für einen deutschen Grenzgänger

Ein in Deutschland ansässiger Grenzgänger versteuert seinen Schweizer Arbeitslohn grundsätzlich in Deutschland. Die Schweiz darf bei Anwendung des Art. 15a DBA regelmäßig eine Quellensteuer von bis zu 4,5 Prozent der Bruttovergütung erheben.

Damit die deutsche Einkommensteuer korrekt berechnet und die Schweizer Quellensteuer berücksichtigt werden kann, müssen die Schweizer Lohndaten nach deutschem Steuerrecht aufbereitet werden.

Der Schweizer Lohnausweis ist dabei die wichtigste Ausgangsunterlage, reicht für eine vollständige deutsche Steuererklärung aber häufig nicht aus.

Schnellübersicht

Diese Unterlagen werden regelmäßig benötigt

Schweizer Lohnausweis für das betreffende Kalenderjahr

monatliche Lohnabrechnungen, insbesondere bei Sonderzahlungen oder Arbeitgeberwechsel

Nachweis der einbehaltenen Schweizer Quellensteuer

Gre-1 beziehungsweise Gre-2 als Nachweis der deutschen Ansässigkeit

Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Vertragsänderungen

Arbeitstagekalender mit Deutschland-, Schweiz-, Homeoffice- und Dienstreisetagen

Aufstellung der Nichtrückkehrtage, wenn solche Tage vorliegen

Nachweise zu Werbungskosten wie Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildung oder Reisekosten

Bescheinigungen zur Sozialversicherung und Krankenversicherung, soweit steuerlich relevant

Unterlagen zu Bonus, RSUs oder Mitarbeiteroptionen, sofern vorhanden

Nachweise über weitere deutsche oder ausländische Einkünfte

Vorjahressteuerbescheid und Vorauszahlungsbescheide für die Abstimmung

Schweizer Lohnausweis

Der Lohnausweis ist die zentrale Ausgangsunterlage – aber nicht die deutsche Steuerberechnung

Der Schweizer Lohnausweis enthält den Schweizer Arbeitslohn und verschiedene Vergütungsbestandteile nach Schweizer Lohn- und Steuerlogik.

Für die deutsche Einkommensteuer müssen diese Positionen anschließend nach deutschem Einkommensteuerrecht qualifiziert werden. Die deutsche steuerliche Bemessungsgrundlage kann deshalb vom Schweizer Lohnausweis abweichen.

Bruttolohn prüfen
Bonus und Sonderzahlungen erfassen
Nebenleistungen analysieren
Arbeitgeberbeiträge gesondert beurteilen
Schweizer Abzüge nicht ungeprüft übernehmen
CHF-Beträge für Deutschland in Euro umrechnen

Monatliche Abrechnungen

Warum zusätzlich die Schweizer Lohnabrechnungen hilfreich sind

Bei einem einfachen ganzjährigen Arbeitsverhältnis kann der Lohnausweis viele Informationen bereits zusammenfassen. Monatliche Lohnabrechnungen bleiben dennoch wichtig, wenn einzelne Positionen nachvollzogen werden müssen.

BON

Bonus & Einmalzahlungen

Bei Bonus, 13. Monatslohn oder anderen Sonderzahlungen lässt sich anhand der Abrechnungen nachvollziehen, wann und in welcher Höhe die Vergütung gezahlt wurde.

QST

Quellensteuer

Monatliche Abrechnungen zeigen regelmäßig, welche Schweizer Quellensteuer tatsächlich vom Arbeitslohn einbehalten wurde.

EMP

Arbeitgeberwechsel

Bei mehreren Arbeitgebern im selben Jahr sind sämtliche Lohnausweise und die jeweiligen Beschäftigungszeiträume erforderlich.

Anlage N-Gre

Schweizer Arbeitslohn wird für deutsche Grenzgänger über die Anlage N-Gre erklärt

Für einen in Deutschland ansässigen Grenzgänger mit Schweizer Arbeitslohn ist die bundeseinheitliche Anlage N-Gre die zentrale Anlage zur deutschen Einkommensteuererklärung.

Sie dient insbesondere dazu, die Schweizer Lohndaten an die deutschen steuerlichen Vorschriften anzupassen. Verschiedene Positionen des Schweizer Lohnausweises können deshalb zu Hinzurechnungen oder Kürzungen führen.

Für die deutsche Steuer zählt nicht lediglich der schweizerische steuerpflichtige Nettolohn. Die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit werden nach deutschem Einkommensteuerrecht ermittelt.

Gre-1 & Gre-2

Ansässigkeitsbescheinigung und Einkommensteuererklärung erfüllen unterschiedliche Funktionen

Die Gre-1 beziehungsweise Gre-2 dient dem Schweizer Arbeitgeber als Nachweis, dass der Arbeitnehmer in Deutschland ansässig ist und die besondere Grenzgängerregel des Art. 15a DBA angewendet werden kann.

Dadurch kann der Schweizer Quellensteuerabzug grundsätzlich auf höchstens 4,5 Prozent der Bruttovergütung begrenzt werden.

Die Anlage N-Gre dagegen gehört zur deutschen Einkommensteuererklärung. Beide Dokumenttypen sollten deshalb nicht miteinander verwechselt werden.

Gre-1

Beginn der Grenzgängertätigkeit

Bei Aufnahme einer Grenzgängertätigkeit wird die deutsche Ansässigkeit grundsätzlich über das Formular Gre-1 bestätigt.

Gre-2

Folgejahre

Für Folgejahre erfolgt die weitere Ansässigkeitsbestätigung grundsätzlich über das hierfür vorgesehene Folgeverfahren.

Schweizer Quellensteuer

Die tatsächlich einbehaltene Quellensteuer muss nachgewiesen werden

Die Schweiz darf bei einem deutschen Grenzgänger grundsätzlich bis zu 4,5 Prozent der Bruttovergütung als Quellensteuer erheben.

Diese Steuer wird bei der deutschen Veranlagung grundsätzlich angerechnet, soweit die Voraussetzungen für die Anrechnung erfüllt sind.

Quellensteuer auf Lohnabrechnungen prüfen
Lohnausweis mit Abrechnungen abstimmen
tatsächlich gezahlten Betrag dokumentieren
DBA-konformen Höchstbetrag prüfen
zu hohen Schweizer Abzug gegebenenfalls korrigieren
Quellensteuer für Deutschland in Euro umrechnen

Mehr als 4,5 Prozent

Ein zu hoher Schweizer Quellensteuerabzug sollte nicht einfach vollständig in Deutschland angesetzt werden

Wird trotz bestehender Grenzgängereigenschaft ein höherer Schweizer Quellensteuerbetrag einbehalten, ist zunächst zu prüfen, warum der reduzierte Grenzgängertarif nicht angewendet wurde.

Häufig fehlt beispielsweise die gültige Ansässigkeitsbescheinigung. Ein DBA-widrig zu hoher Steuerabzug sollte grundsätzlich im zuständigen Schweizer Verfahren korrigiert oder zurückgefordert werden.

Für die deutsche Steuererklärung sollten daher nicht nur die einbehaltenen Beträge vorliegen, sondern auch der Grund für einen gegebenenfalls abweichenden Quellensteuerabzug.

Arbeitstage

Auch klassische Grenzgänger sollten ihre tatsächlichen Arbeitsorte dokumentieren

Für einen normalen Grenzgänger nach Art. 15a DBA steht die regelmäßige Rückkehr an den deutschen Wohnsitz im Mittelpunkt. Trotzdem sollte nachvollziehbar dokumentiert werden, an welchen Tagen in der Schweiz, im deutschen Homeoffice oder auf Dienstreise gearbeitet wurde.

Dies ist besonders wichtig, wenn eine hohe Zahl beruflicher Übernachtungen besteht, der Grenzgängerstatus möglicherweise entfällt oder sich das Arbeitsmodell während des Jahres ändert.

Tag	Dokumentation	Warum relevant?
Schweizer Bürotag	Arbeitsort Schweiz	Nachweis des normalen Grenzgängermodells
Deutsches Homeoffice	Arbeitsort Deutschland	Steuer- und Sozialversicherungsanalyse
Berufliche Übernachtung	Datum, Ort und beruflicher Grund	Möglicher Nichtrückkehrtag
Dienstreise Deutschland	Ort, Anlass und Arbeitstag	Tätigkeitsort und gegebenenfalls Werbungskosten
Dienstreise Drittstaat	Staat, Zeitraum und Anlass	DBA- und Arbeitstageprüfung
Urlaub/Krankheit	Separat kennzeichnen	Keine normalen physischen Arbeitstage

Nichtrückkehrtage

Bei beruflichen Übernachtungen werden zusätzliche Nachweise wichtig

Bei ganzjähriger Beschäftigung kann die Grenzgängereigenschaft grundsätzlich entfallen, wenn mehr als 60 relevante beruflich bedingte Nichtrückkehrtage vorliegen.

Arbeitnehmer, die sich dieser Grenze nähern, sollten daher eine detaillierte Aufstellung führen.

Datum des jeweiligen Arbeitstags

Arbeitsort an diesem Tag

Übernachtungsort nach Arbeitsende

beruflicher Grund für die Nichtrückkehr

Hotel- oder Reisebelege, soweit vorhanden

Reisekostenabrechnung oder Dienstplan als ergänzender Nachweis

Arbeitgeberbescheinigung, soweit für den konkreten Fall erforderlich

Werbungskosten

Schweizer Arbeitslohn wird in Deutschland nach deutschen Abzugsregeln besteuert

Welche beruflichen Aufwendungen vom Arbeitslohn abgezogen werden können, richtet sich für die deutsche Steuererklärung grundsätzlich nach deutschem Einkommensteuerrecht.

Schweizer steuerliche Abzüge können daher nicht einfach unverändert übernommen werden. Vielmehr muss für jede Position geprüft werden, ob nach deutschen Regeln Werbungskosten vorliegen.

CAR

Fahrten zur Arbeit

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind Entfernung, Arbeitstage und die deutsche Entfernungspauschale relevant.

Homeoffice

Je nach Sachverhalt können Homeoffice-Pauschale oder die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer relevant sein.

TRIP

Dienstreisen

Nicht vom Arbeitgeber erstattete berufliche Reisekosten können nach deutschen Reisekostengrundsätzen zu prüfen sein.

EDU

Fortbildung

Beruflich veranlasste Fortbildungs- und Weiterbildungskosten können grundsätzlich Werbungskosten darstellen.

Arbeitsmittel

Selbst getragene Kosten für beruflich verwendete Arbeitsmittel können nach deutschen Regeln abzugsfähig sein.

Doppelte Haushaltsführung

Besteht aus beruflichen Gründen eine zusätzliche Unterkunft, sollte geprüft werden, ob die deutschen Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erfüllt sind.

Fahrten Deutschland–Schweiz

Arbeitstage und Entfernung sollten für die Pendlerkosten plausibel nachgewiesen werden

Bei täglichen oder regelmäßigen Fahrten in die Schweiz können die Kosten der Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein erheblicher Bestandteil der deutschen Werbungskosten sein.

Für die Steuererklärung sollten insbesondere Anschrift der Wohnung, Ort der Tätigkeitsstätte, Entfernung und Zahl der tatsächlichen Fahrten bekannt sein.

Homeoffice-, Urlaubs-, Krankheits- und Dienstreisetage sollten dabei nicht gleichzeitig als normale Pendeltage angesetzt werden.

Sozialversicherung

Sozialversicherungsunterlagen können auch für die steuerliche Prüfung relevant sein

Sozialversicherung und Einkommensteuer sind zwar getrennte Systeme. Trotzdem können Bescheinigungen über das anwendbare Sozialversicherungsrecht wichtige Informationen über das tatsächliche Arbeitsmodell liefern.

Bei regelmäßigem deutschem Homeoffice können insbesondere A1-Bescheinigungen oder Unterlagen zum Telearbeits-Rahmenübereinkommen relevant sein.

Zusätzlich sollten Schweizer Arbeitnehmerbeiträge und Arbeitgeberleistungen anhand der Lohnunterlagen aufbereitet werden, soweit sie für die deutsche steuerliche Behandlung Bedeutung haben.

Sonderfälle

Bei Bonus, RSUs, Arbeitgeberwechsel oder Verlust des Grenzgängerstatus werden zusätzliche Unterlagen benötigt

Je komplexer die Vergütung und das Arbeitsmodell, desto weniger reicht eine Standard-Checkliste aus.

Insbesondere variable Vergütung kann sich auf einen anderen Zeitraum beziehen als das Auszahlungsjahr. Dann müssen Tätigkeitsorte und Arbeitstage des Erdienungszeitraums rekonstruiert werden.

Bonusvereinbarung
Zielvereinbarungen
RSU- oder Optionspläne
Grant- und Vesting-Daten
frühere Arbeitstagekalender
Unterlagen zum Arbeitgeberwechsel

Verlust des Grenzgängerstatus

Nicht jeder Arbeitnehmer mit Schweizer Arbeitgeber verwendet dauerhaft die Anlage N-Gre

Entfällt die Grenzgängereigenschaft, beispielsweise wegen einer zu hohen Zahl relevanter Nichtrückkehrtage, richtet sich die Besteuerung grundsätzlich nicht mehr nach der besonderen Grenzgängerregel des Art. 15a DBA.

Dann kann für die Arbeitstageaufteilung insbesondere die allgemeine Arbeitnehmerregel des Art. 15 DBA relevant werden. Für die deutsche Steuererklärung können statt der Anlage N-Gre insbesondere die Anlage N und die Anlage N-AUS erforderlich werden.

Bei einem Statuswechsel innerhalb eines Kalenderjahres kann daher eine zeitliche Trennung verschiedener steuerlicher Behandlungen notwendig sein.

Persönliche Steuerunterlagen

Neben dem Schweizer Arbeitslohn gehören auch die übrigen deutschen Steuerdaten in die Erklärung

Die Grenzgängerbesteuerung ist nur ein Teil der deutschen Einkommensteuererklärung. Wie bei anderen unbeschränkt Steuerpflichtigen müssen gegebenenfalls weitere Einkünfte und persönliche Abzugsposten berücksichtigt werden.

CAP

Kapitalanlagen

Deutsche und ausländische Kapitalerträge können zusätzliche Steuerunterlagen erforderlich machen.

Immobilien

Bei Vermietung werden insbesondere Einnahmen, Nebenkosten, Finanzierung und Abschreibung benötigt.

INS

Vorsorge & Versicherungen

Deutsche und Schweizer Versicherungsbeiträge können je nach Art für die deutsche Steuererklärung relevant sein.

FAM

Familie

Ehepartner, Kinder, Kinderbetreuung und andere persönliche Verhältnisse können die deutsche Steuer beeinflussen.

DON

Spenden

Für steuerlich abzugsfähige Zuwendungen sollten die entsprechenden Nachweise vorliegen.

TAX

Vorjahresbescheid

Der letzte Steuerbescheid hilft bei der Abstimmung von Vorauszahlungen, Verlusten und fortlaufenden Sachverhalten.

Vorgehen

So lässt sich die Grenzgänger-Steuererklärung effizient vorbereiten

Schweizer Lohnausweis und Abrechnungen sammeln

Zuerst werden die vollständigen Lohnunterlagen für das betreffende Kalenderjahr zusammengestellt.

Grenzgängerstatus bestätigen

Es wird geprüft, ob Art. 15a DBA im gesamten Jahr anwendbar war und ob Gre-1 beziehungsweise Gre-2 vorliegen.

Quellensteuer abstimmen

Schweizer Lohnausweis, monatliche Abrechnungen und tatsächlich abgeführte Quellensteuer werden abgeglichen.

Arbeitskalender fertigstellen

Schweizer Bürotage, Homeoffice, Dienstreisen, Urlaub und Nichtrückkehrtage werden getrennt erfasst.

Werbungskosten dokumentieren

Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildung, Reisekosten und weitere berufliche Aufwendungen werden aufbereitet.

Sondervergütung gesondert prüfen

Bonus, Equity und sonstige Einmalzahlungen werden nach ihrem jeweiligen Erdienungszeitraum analysiert.

Weitere Einkünfte und persönliche Abzüge ergänzen

Kapitalerträge, Immobilien, Versicherungen, Spenden und Familiendaten vervollständigen die deutsche Erklärung.

Belege mit der N-Gre elektronisch einreichen

Die für den Grenzgängerfall erforderlichen Belege sollten zusammen mit der Steuererklärung vollständig an das Finanzamt übermittelt werden.

Typische Fehler

Was bei Grenzgängerunterlagen häufig fehlt

Nur der Schweizer Lohnausweis wird eingereicht

Für eine korrekte deutsche Erklärung können Quellensteuer-, Arbeitstage- und weitere Nachweise erforderlich sein.

Schweizer Abzüge werden ungeprüft übernommen

Die deutsche Bemessungsgrundlage richtet sich nach deutschem Einkommensteuerrecht.

Nichtrückkehrtage werden erst im Nachhinein rekonstruiert

Ohne Kalender, Hotelbelege und Reiseunterlagen kann eine belastbare Nachweisführung schwierig werden.

Homeoffice- und Pendeltage widersprechen sich

Der Arbeitskalender muss mit den geltend gemachten Fahrtkosten konsistent sein.

Zu hohe Schweizer Quellensteuer wird einfach angerechnet

Ein überhöht einbehaltener Betrag kann ein Schweizer Korrektur- oder Erstattungsverfahren erfordern.

Bonus und Equity werden nur nach Auszahlungsdatum beurteilt

Der steuerlich relevante Erdienungszeitraum kann deutlich früher beginnen und mehrere Staaten umfassen.

Weiterführendes Fachwissen

Unterlagen für Grenzgänger Deutschland–Schweiz

Welche Unterlagen brauche ich als Grenzgänger für die deutsche Steuererklärung?

Regelmäßig benötigt werden insbesondere der Schweizer Lohnausweis, Lohnabrechnungen, Nachweise der Schweizer Quellensteuer, Gre-1 beziehungsweise Gre-2, ein Arbeitskalender sowie Unterlagen zu Werbungskosten. Bei besonderen Sachverhalten können weitere Nachweise erforderlich sein.

Reicht der Schweizer Lohnausweis aus?

Häufig nicht. Der Lohnausweis ist die wichtigste Ausgangsunterlage, die deutsche Bemessungsgrundlage wird aber nach deutschem Steuerrecht ermittelt. Deshalb können zusätzliche Lohnabrechnungen, Quellensteuer- und Arbeitstageunterlagen erforderlich sein.

Welche Anlage brauche ich für Schweizer Arbeitslohn?

Für typische Grenzgänger nach Art. 15a DBA wird grundsätzlich die Anlage N-Gre verwendet. Entfällt der Grenzgängerstatus, können stattdessen insbesondere die Anlage N und die Anlage N-AUS relevant werden.

Muss ich die Belege bereits mit der Steuererklärung einreichen?

Bei Grenzgängerfällen weist die Finanzverwaltung aufgrund des Auslandssachverhalts ausdrücklich auf eine Belegvorlagepflicht zur Anlage N-Gre hin. Die relevanten Nachweise sollten daher unmittelbar mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden.

Brauche ich Gre-1 oder Gre-2 für die deutsche Steuererklärung?

Die Formulare dienen in erster Linie dem Nachweis der deutschen Ansässigkeit gegenüber dem Schweizer Arbeitgeber beziehungsweise den Schweizer Behörden. Sie sind zugleich wichtige Unterlagen zur Dokumentation der angewandten Grenzgängerbehandlung.

Muss ich meine Homeoffice-Tage aufzeichnen?

Eine taggenaue Aufzeichnung ist sehr empfehlenswert. Homeoffice-Tage können für Werbungskosten, Grenzgängerstatus, Arbeitstageaufteilung und Sozialversicherung relevant sein.

Welche Nachweise brauche ich für Nichtrückkehrtage?

Sinnvoll sind insbesondere eine Einzelaufstellung mit Datum, Arbeits- und Übernachtungsort sowie beruflichem Grund und ergänzende Nachweise wie Hotelbelege, Dienstreiseabrechnungen, Kalender oder Dienstpläne.

Welche Unterlagen brauche ich für Fahrtkosten in die Schweiz?

Erforderlich sind insbesondere die Anschrift der Tätigkeitsstätte, die Entfernung zur Wohnung und eine plausible Zahl der tatsächlichen Fahrtage. Der Ansatz sollte mit Homeoffice-, Urlaubs-, Krankheits- und Dienstreisetagen übereinstimmen.

Was brauche ich bei einem Bonus?

Neben der Lohnabrechnung sollte die Bonusvereinbarung beziehungsweise Zielvereinbarung vorliegen. Wichtig ist insbesondere, auf welchen Zeitraum sich der Bonus wirtschaftlich bezieht und wo während dieses Zeitraums gearbeitet wurde.

Welche Unterlagen brauche ich für RSUs oder Mitarbeiteroptionen?

Relevant sind insbesondere Grant-Unterlagen, Vesting-Pläne, Ausübungs- oder Verkaufsdaten, Lohnabrechnungen und gegebenenfalls eine Arbeitstageaufstellung für den gesamten Erdienungszeitraum.

Brauche ich auch den deutschen Steuerbescheid des Vorjahres?

Er ist regelmäßig hilfreich, um Vorauszahlungen, fortlaufende Sachverhalte, bereits erklärte Positionen und mögliche Verlustvorträge abzustimmen.

Deutschland–Schweiz Steuerberatung

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Wir bereiten Schweizer Lohnausweis und Quellensteuer nach deutschem Steuerrecht auf, prüfen Grenzgängerstatus, Arbeitstage, Homeoffice, Nichtrückkehrtage und Werbungskosten und erstellen die deutsche Einkommensteuererklärung einschließlich der erforderlichen Grenzgängerangaben.

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