U.S. Employer · Arbeitnehmer in Deutschland
U.S.-Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in Deutschland: Steuer, Payroll und Sozialversicherung
Ein Arbeitnehmer zieht nach Deutschland, arbeitet aber weiter für seinen U.S.-Arbeitgeber – häufig vollständig remote. Was zunächst wie eine einfache Fortsetzung des bestehenden Arbeitsverhältnisses aussieht, kann in Deutschland Einkommensteuer-, Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Betriebsstättenfragen auslösen. Entscheidend sind insbesondere Arbeitsort, Dauer des Einsatzes, Arbeitgeberstruktur und die Frage, ob eine echte Entsendung oder eine dauerhafte Beschäftigung in Deutschland vorliegt.
Arbeitsort Deutschland
Wo der Arbeitgeber sitzt, entscheidet nicht allein über die Besteuerung des Gehalts
Lebt ein Arbeitnehmer in Deutschland und arbeitet tatsächlich von Deutschland aus, wird sein Arbeitslohn grundsätzlich im deutschen Steuersystem relevant. Bei deutscher steuerlicher Ansässigkeit unterliegt regelmäßig das weltweite Einkommen der deutschen Einkommensteuer.
Für die Aufteilung des Besteuerungsrechts zwischen Deutschland und den USA ist zusätzlich das DBA Deutschland–USA zu beachten. Bei Arbeitslohn kommt es insbesondere darauf an, in welchem Staat die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird.
Vier Ebenen prüfen
Remote Work aus Deutschland betrifft mehr als nur die persönliche Einkommensteuer
Die persönliche Steuerpflicht des Arbeitnehmers ist nur ein Teil des Falls. Parallel muss geprüft werden, ob der U.S.-Arbeitgeber deutsche Payroll- oder Sozialversicherungspflichten bekommt und ob die Tätigkeit des Mitarbeiters eine steuerliche Präsenz des Unternehmens in Deutschland begründet.
- deutsche Einkommensteuer des Arbeitnehmers
- deutsche Lohnsteuer- und Payroll-Pflichten
- deutsche oder U.S. Sozialversicherung
- Betriebsstättenrisiko des U.S.-Arbeitgebers
- mögliche deutsche Unternehmenssteuerpflicht
- fortbestehende U.S. Steuerpflicht des Arbeitnehmers
- Abstimmung über DBA und Foreign Tax Credit
Typische Fälle
Entsendung, dauerhafter Umzug und lokale Einstellung sind steuerlich nicht dasselbe
Temporäre Entsendung
Ein bestehender U.S. Arbeitnehmer wird für einen von vornherein begrenzten Zeitraum nach Deutschland entsandt und soll anschließend in die USA zurückkehren. Hier können besondere Sozialversicherungsregeln gelten.
Dauerhafter Umzug
Der Arbeitnehmer zieht privat nach Deutschland und arbeitet auf Dauer remote für seinen bisherigen U.S.-Arbeitgeber. Dies spricht regelmäßig gegen eine klassische Entsendung und erhöht die deutschen Compliance-Anforderungen.
Neue Einstellung in Deutschland
Ein U.S.-Unternehmen stellt eine Person ein, die bereits in Deutschland lebt und dort arbeitet. Sozialversicherungsrechtlich gilt grundsätzlich das Beschäftigungslandprinzip.
Deutsche Lohnsteuer
Ein U.S.-Arbeitgeber hat nicht automatisch dieselben Lohnsteuerpflichten wie ein deutscher Arbeitgeber
Nach § 38 EStG ist ein Arbeitgeber insbesondere dann zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet, wenn er in Deutschland einen Wohnsitz, Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter hat. Auch besondere Konstellationen der Arbeitnehmerüberlassung oder internationalen Arbeitnehmerentsendung können relevant sein.
Hat der reine U.S.-Arbeitgeber dagegen keine entsprechende inländische Arbeitgeberstellung, kann es Fälle geben, in denen keine deutsche Lohnsteuer über eine klassische deutsche Payroll einbehalten wird. Die Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers entfällt dadurch jedoch nicht.
Payroll-Prüfung
Vor Einrichtung einer deutschen Payroll sollte zuerst die Arbeitgeberstellung geklärt werden
Deutsche Betriebsstätte
Hat das U.S.-Unternehmen in Deutschland eine steuerliche Betriebsstätte, können daraus auch deutsche Lohnsteuerpflichten entstehen.
Ständiger Vertreter
Auch ein ständiger Vertreter in Deutschland kann die steuerliche Position des U.S.-Arbeitgebers verändern.
Deutsche Konzerngesellschaft
Trägt ein deutsches aufnehmendes Unternehmen den Arbeitslohn wirtschaftlich oder müsste ihn nach Fremdvergleichsgrundsätzen tragen, können besondere Regeln der internationalen Arbeitnehmerentsendung greifen.
Nur U.S.-Gesellschaft
Besteht keine deutsche Gesellschaft oder sonstige inländische Arbeitgeberstellung, müssen Einkommensteuer und Sozialversicherung separat analysiert werden. Beide Systeme haben unterschiedliche Anknüpfungspunkte.
Deutschland–USA Sozialversicherungsabkommen
Grundsätzlich gilt die Sozialversicherung des Staates, in dem tatsächlich gearbeitet wird
Für Arbeitnehmer, die ihre Beschäftigung in Deutschland ausüben, gelten nach dem deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommen grundsätzlich die deutschen Rechtsvorschriften – unabhängig davon, wo der Arbeitgeber sitzt.
Eine wichtige Ausnahme besteht für echte vorübergehende Entsendungen aus den USA nach Deutschland.
- Arbeitsort grundsätzlich entscheidend
- U.S.-Arbeitgeber allein verhindert deutsche SV nicht
- Entsendung kann Ausnahme begründen
- voraussichtliche Dauer entscheidend
- bestehendes Arbeitsverhältnis relevant
- Certificate of Coverage dokumentieren
Entsendung bis fünf Jahre
Bei einer echten Entsendung aus den USA kann die U.S. Social Security fortgelten
Sendet ein U.S.-Arbeitgeber einen bereits bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer vorübergehend nach Deutschland und soll der Einsatz voraussichtlich nicht länger als fünf Jahre dauern, kann nach dem Sozialversicherungsabkommen grundsätzlich das U.S. Sozialversicherungssystem weitergelten.
In diesem Fall kann der Arbeitnehmer für die vom Abkommen erfassten Bereiche von der deutschen Sozialversicherungspflicht befreit sein. Die Anwendung der U.S. Rechtsvorschriften sollte durch ein entsprechendes Certificate of Coverage dokumentiert werden.
Dauerhafte Beschäftigung in Deutschland
Wer in Deutschland eingestellt wird oder dauerhaft hier arbeitet, fällt grundsätzlich in das deutsche Sozialversicherungssystem
Wird ein Arbeitnehmer in Deutschland für einen U.S.-Arbeitgeber beschäftigt und liegt keine anwendbare Entsendungsregel vor, gilt grundsätzlich das deutsche Sozialversicherungsrecht. Der ausländische Arbeitgeber kann dann deutsche Arbeitgeberpflichten haben, obwohl er keine deutsche Tochtergesellschaft besitzt.
Krankenversicherung
Je nach Einkommen und persönlicher Situation ist die gesetzliche oder private Krankenversicherung zu beurteilen.
Rentenversicherung
Bei Anwendung des deutschen Systems fallen grundsätzlich deutsche Rentenversicherungsbeiträge an.
Arbeitslosenversicherung
Auch die deutsche Arbeitslosenversicherung kann Bestandteil der laufenden Sozialversicherungsabrechnung sein.
Pflegeversicherung
Bei deutscher Sozialversicherung ist regelmäßig auch die Pflegeversicherung zu berücksichtigen.
Ausländischer Arbeitgeber
Deutsche Sozialversicherung kann eine Arbeitgeberregistrierung erforderlich machen
Auch ein U.S.-Unternehmen ohne deutsche Tochtergesellschaft kann als Arbeitgeber Pflichten im deutschen Sozialversicherungssystem haben, wenn sein Arbeitnehmer den deutschen Rechtsvorschriften unterliegt.
Deshalb darf aus einer fehlenden deutschen Lohnsteuerpflicht nicht geschlossen werden, dass auch keine deutsche Payroll- oder Sozialversicherungsadministration erforderlich ist. Lohnsteuer und Sozialversicherung müssen getrennt geprüft werden.
Permanent Establishment
Der Arbeitnehmer kann für den U.S.-Arbeitgeber ein deutsches Betriebsstättenrisiko schaffen
Arbeitet ein Mitarbeiter dauerhaft aus Deutschland, muss geprüft werden, ob dem U.S.-Unternehmen dadurch eine feste Geschäftseinrichtung oder eine Vertreterbetriebsstätte in Deutschland zuzurechnen ist.
Ein Homeoffice führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte. Das Risiko steigt jedoch, wenn die Tätigkeit dauerhaft angelegt ist, das Unternehmen die Arbeit von Deutschland aus verlangt oder wirtschaftlich nutzt und keine geeignete andere Arbeitsmöglichkeit bereitstellt.
- Dauerhaftigkeit des Homeoffice
- Verfügungsgewalt des Unternehmens
- betriebliche Notwendigkeit der Tätigkeit in Deutschland
- Art und Bedeutung der ausgeübten Funktionen
- Vertragsabschluss- oder Verhandlungsvollmacht
- Kundenkontakt und Sales-Funktion
- Leitungs- und Managementaufgaben
Homeoffice
Nicht jedes Homeoffice ist eine Betriebsstätte – aber nicht jedes Homeoffice ist steuerlich neutral
Privat veranlasstes Homeoffice
Arbeitet der Mitarbeiter aus persönlichen Gründen von Deutschland aus und könnte seine Tätigkeit ebenso an einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsplatz ausüben, kann dies gegen eine dem Unternehmen zuzurechnende feste Geschäftseinrichtung sprechen.
Betrieblich erforderlicher Standort
Wird gerade die Präsenz in Deutschland für Kunden, Marktaufbau oder operative Funktionen genutzt, steigt das Betriebsstättenrisiko deutlich.
Vertragsabschluss
Hat der Mitarbeiter eine wesentliche Rolle bei Vertragsabschlüssen oder schließt regelmäßig Verträge für das Unternehmen ab, muss zusätzlich eine Vertreterbetriebsstätte geprüft werden.
Unternehmenssteuer
Eine deutsche Betriebsstätte kann Steuererklärungen für das U.S.-Unternehmen auslösen
Entsteht durch die Tätigkeit des Arbeitnehmers eine deutsche Betriebsstätte, muss dem deutschen Standort ein fremdüblicher Gewinn zugerechnet werden. Damit können deutsche Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuerpflichten für das U.S.-Unternehmen entstehen.
Die Frage sollte deshalb nicht erst gestellt werden, nachdem der Arbeitnehmer bereits mehrere Jahre aus Deutschland gearbeitet hat.
Employer of Record
Ein Employer of Record kann Payroll vereinfachen – löst aber nicht automatisch alle Steuerfragen
Ein Employer of Record kann den Arbeitnehmer formal in Deutschland beschäftigen und bestimmte lokale Payroll-, Sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Prozesse übernehmen. Ob dieses Modell sinnvoll und rechtlich zulässig ist, hängt von der konkreten Ausgestaltung ab.
Insbesondere sollte nicht davon ausgegangen werden, dass die Nutzung eines EOR automatisch jedes Betriebsstätten- oder Unternehmenssteuerrisiko des U.S.-Unternehmens ausschließt. Entscheidend bleiben die tatsächlich ausgeübten Funktionen und die wirtschaftlichen Beziehungen.
U.S. Citizen in Deutschland
Bei einem U.S. Citizen läuft die U.S. Einkommensteuererklärung parallel weiter
Ist der Arbeitnehmer U.S. Citizen oder anderweitig weiterhin in den USA auf sein Welteinkommen steuerpflichtig, wird der Arbeitslohn grundsätzlich auch in der U.S. Steuererklärung berücksichtigt. Das gilt auch dann, wenn die Tätigkeit vollständig in Deutschland ausgeübt wird.
Die wirtschaftliche Doppelbesteuerung wird anschließend über die einschlägigen DBA-Regeln und U.S. Entlastungsmechanismen koordiniert.
Form 1040
U.S. Citizens erklären grundsätzlich auch nach dem Umzug nach Deutschland ihr weltweites Einkommen in den USA.
Foreign Tax Credit
Deutsche Einkommensteuer auf deutschen Arbeitslohn kann für U.S. Zwecke relevant sein. Die Anrechnung erfolgt jedoch nach den U.S. FTC-Regeln und deren Begrenzungen.
Form 2555
Die Foreign Earned Income Exclusion sollte nicht automatisch gewählt werden. Bei in Deutschland bereits hoch besteuertem Arbeitslohn kann der Foreign Tax Credit je nach Fall vorteilhafter sein.
FBAR & Form 8938
Nach dem Umzug eröffnete deutsche Bank- oder Depotkonten können zusätzliche U.S. Informationsmeldungen auslösen.
DBA Deutschland–USA
Die 183-Tage-Regel ist keine allgemeine Steuerbefreiung für Remote Work
Die bekannte 183-Tage-Regel des DBA wird häufig zu weit verstanden. Für die Ausnahme müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Unter anderem darf die Vergütung grundsätzlich nicht von einem Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat gezahlt beziehungsweise wirtschaftlich getragen werden und nicht einer dortigen Betriebsstätte zuzurechnen sein.
Bei einem Arbeitnehmer, der dauerhaft in Deutschland lebt und seine Tätigkeit hier ausübt, führt der bloße Hinweis auf weniger als 183 Tage in einem bestimmten Zeitraum daher nicht automatisch zu einer deutschen Steuerbefreiung.
Arbeitstage in beiden Staaten
Bei regelmäßiger Tätigkeit in Deutschland und den USA kann eine Arbeitstageaufteilung notwendig werden
Reist der Arbeitnehmer für Meetings oder Projekte regelmäßig in die USA zurück, kann der Arbeitslohn steuerlich zwischen den Staaten aufzuteilen sein. Grundlage sind regelmäßig die tatsächlichen Arbeitstage und die jeweilige DBA-Zuordnung.
Kalender, Reiseunterlagen und Arbeitstage sollten deshalb zeitnah dokumentiert werden.
Deutschland-Arbeitstage
Arbeit, die physisch in Deutschland ausgeübt wird, wird grundsätzlich als in Deutschland ausgeübte Tätigkeit betrachtet.
U.S.-Arbeitstage
Tage, an denen die Tätigkeit tatsächlich in den USA ausgeübt wird, können ein U.S. Besteuerungsrecht auslösen und müssen separat zugeordnet werden.
Equity Compensation
Stock Options, RSUs und andere U.S. Equity Awards brauchen eine eigene Cross-Border-Analyse
Besonders komplex wird der Fall, wenn der Arbeitnehmer neben seinem Gehalt Restricted Stock Units, Stock Options oder andere aktienbasierte Vergütungen erhält. Bei einem Umzug während des Vesting-Zeitraums können Deutschland und die USA unterschiedliche Teile der Vergütung beanspruchen.
Grant Date, Vesting Period, Exercise Date, Settlement Date und die tatsächlichen Arbeitstage während des relevanten Zeitraums sollten deshalb vollständig dokumentiert werden.
Deutsches Arbeitsrecht
Steuerliche Gestaltung ersetzt nicht die Prüfung des deutschen Arbeitsrechts
Arbeitet ein Arbeitnehmer gewöhnlich in Deutschland, können neben Steuer und Sozialversicherung auch zwingende deutsche arbeitsrechtliche Vorschriften relevant werden. Dies kann unter anderem Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsschutz und weitere Beschäftigungsbedingungen betreffen.
Diese Fragen sollten bei einer dauerhaften Beschäftigung in Deutschland zusammen mit der steuerlichen Struktur berücksichtigt werden.
Cross-Border-Prozess
So sollte ein U.S.-Arbeitsverhältnis mit Arbeitsort Deutschland geprüft werden
Wohnsitz und Arbeitsort bestimmen
Es wird festgestellt, ab wann der Arbeitnehmer in Deutschland lebt und wo die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird.
Entsendung oder dauerhafte Beschäftigung abgrenzen
Bestehendes Arbeitsverhältnis, geplanter Zeitraum, Rückkehrabsicht und Anlass des deutschen Einsatzes werden dokumentiert.
DBA-Besteuerung des Arbeitslohns prüfen
Deutsche Ansässigkeit, physische Arbeitstage und die einschlägigen Treaty-Regeln werden analysiert.
Lohnsteuerpflicht des U.S.-Arbeitgebers bestimmen
Es wird geprüft, ob der Arbeitgeber in Deutschland eine Betriebsstätte, einen ständigen Vertreter oder eine andere lohnsteuerliche Anknüpfung hat.
Sozialversicherung bestimmen
Arbeitsortprinzip, Entsendungsregel und erforderliche Bescheinigungen werden nach dem deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommen geprüft.
Betriebsstättenrisiko analysieren
Homeoffice, Kundenkontakt, Vertragsbefugnisse, Managementfunktionen und Dauerhaftigkeit werden aus Sicht des U.S.-Unternehmens beurteilt.
Payroll-Lösung umsetzen
Je nach Ergebnis werden deutsche Payroll, Sozialversicherungsregistrierung, Einkommensteuer-Vorauszahlungen oder eine alternative Beschäftigungsstruktur eingerichtet.
Deutsche und U.S. Steuererklärung koordinieren
Bei U.S. Persons werden Arbeitslohn, deutsche Steuer, Foreign Tax Credits und gegebenenfalls zusätzliche U.S. Meldungen aufeinander abgestimmt.
Benötigte Unterlagen
Welche Informationen für die erste Prüfung wichtig sind
Arbeitsvertrag
Bestehender U.S. Arbeitsvertrag sowie Ergänzungen zum Remote Work oder Einsatz in Deutschland.
Umzugsdaten
Einreise, deutscher Mietvertrag, Wohnsitzbeginn und voraussichtliche Aufenthaltsdauer.
Payroll
U.S. Pay Statements, W-2, Bonusregelungen und sonstige Vergütungskomponenten.
Arbeitstage
Übersicht über Arbeitstage in Deutschland, den USA und weiteren Ländern.
Unternehmensfunktion
Job Description, Kundenkontakt, Entscheidungsbefugnisse und Vertragsabschlussvollmachten.
Sozialversicherung
Angaben zur bisherigen U.S. Social Security Coverage und gegebenenfalls vorhandenes Certificate of Coverage.
Typische Fehler
Was bei einem U.S.-Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in Deutschland häufig übersehen wird
„Mein Arbeitgeber ist amerikanisch, also zahle ich nur U.S. Steuer“
Bei Arbeit aus Deutschland ist grundsätzlich auch das deutsche Besteuerungsrecht zu prüfen.
183 Tage als pauschale Ausnahme verwenden
Die 183-Tage-Regel funktioniert nur, wenn sämtliche Voraussetzungen der entsprechenden DBA-Regel erfüllt sind.
Lohnsteuer und Sozialversicherung gleichsetzen
Ein U.S.-Arbeitgeber kann sozialversicherungsrechtliche Pflichten in Deutschland haben, obwohl die lohnsteuerliche Arbeitgeberstellung anders beurteilt wird.
Privaten Umzug als Entsendung behandeln
Die Sonderregel für eine zeitlich begrenzte Entsendung setzt einen passenden tatsächlichen Sachverhalt voraus.
Homeoffice-Risiko ignorieren
Ein dauerhaft aus Deutschland tätiger Mitarbeiter kann für das U.S.-Unternehmen Betriebsstättenfragen auslösen.
U.S. und deutsche Erklärung getrennt erstellen
Bei U.S. Citizens müssen deutsche Einkommensteuer und U.S. Foreign Tax Credits auf denselben Arbeitslohn abgestimmt werden.
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