Deutschland–Schweiz · Beschäftigung
Schweizer Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in Deutschland: Steuern, Payroll und Sozialversicherung
Beschäftigt ein Schweizer Unternehmen eine Person mit Wohnsitz in Deutschland, können deutsche Steuer- und Sozialversicherungspflichten entstehen – insbesondere wenn der Arbeitnehmer regelmäßig aus Deutschland arbeitet. Dabei müssen Arbeitnehmerbesteuerung, deutscher Lohnsteuerabzug, Schweizer Payroll, Sozialversicherung und ein mögliches deutsches Betriebsstättenrisiko des Schweizer Unternehmens getrennt geprüft werden.
Vier getrennte Ebenen
Ein Arbeitnehmer in Deutschland löst nicht automatisch dieselben Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber aus
Bei einem Schweizer Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in Deutschland wird häufig vorschnell angenommen, dass entweder sämtliche Verpflichtungen ausschließlich in der Schweiz oder automatisch sämtliche Pflichten in Deutschland liegen.
Tatsächlich sind mehrere Rechtsfragen voneinander zu trennen. Der Arbeitnehmer kann in Deutschland einkommensteuerpflichtig sein, obwohl der Schweizer Arbeitgeber selbst keine deutsche Lohnsteuer einbehalten muss. Gleichzeitig können sozialversicherungsrechtliche Arbeitgeberpflichten bestehen.
Zusätzlich kann regelmäßige Tätigkeit aus Deutschland eine Prüfung erforderlich machen, ob für das Schweizer Unternehmen selbst eine steuerliche Präsenz in Deutschland entsteht.
Arbeitnehmerbesteuerung
Wo ist der Arbeitnehmer ansässig und in welchem Staat übt er seine Arbeit tatsächlich aus? Maßgeblich sind insbesondere Art. 15 und Art. 15a DBA Deutschland–Schweiz.
Deutscher Lohnsteuerabzug
Besteht für den Schweizer Arbeitgeber nach § 38 EStG überhaupt eine Verpflichtung, deutsche Lohnsteuer einzubehalten?
Sozialversicherung
Unterliegt die Beschäftigung dem Schweizer oder deutschen Sozialversicherungsrecht? Homeoffice-Anteile können das Ergebnis verändern.
Arbeitgeberbesteuerung
Kann das deutsche Homeoffice eine Betriebsstätte oder andere steuerliche Präsenz des Schweizer Unternehmens in Deutschland begründen?
Einkommensteuer
Ein Wohnsitz in Deutschland führt grundsätzlich zur deutschen Besteuerung des Welteinkommens
Wohnt der Arbeitnehmer in Deutschland und ist er dort unbeschränkt steuerpflichtig, erfasst Deutschland grundsätzlich auch den Arbeitslohn des Schweizer Arbeitgebers.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Schweiz kein Besteuerungsrecht haben kann. Das DBA Deutschland–Schweiz verteilt das Besteuerungsrecht insbesondere anhand der tatsächlichen Tätigkeit und möglicher Sonderregeln.
- deutsche steuerliche Ansässigkeit feststellen
- Grenzgängerstatus prüfen
- deutsche und Schweizer Arbeitstage erfassen
- Art. 15 oder Art. 15a DBA anwenden
- Schweizer Quellensteuer berücksichtigen
- deutsche Einkommensteuererklärung erstellen
Art. 15a DBA
Wohnt der Arbeitnehmer in Deutschland und pendelt in die Schweiz, kann die Grenzgängerregel greifen
Für typische Grenzgänger enthält das DBA Deutschland–Schweiz eine besondere Regel. Ist der Arbeitnehmer in Deutschland ansässig, arbeitet in der Schweiz und kehrt grundsätzlich regelmäßig an seinen deutschen Wohnsitz zurück, kann Art. 15a DBA anwendbar sein.
Dann wird der Arbeitslohn grundsätzlich in Deutschland besteuert. Die Schweiz darf als Tätigkeitsstaat grundsätzlich eine Quellensteuer von höchstens 4,5 Prozent der Bruttovergütung erheben.
Beruflich bedingte Nichtrückkehrtage müssen zusätzlich überwacht werden. Bei ganzjähriger Beschäftigung kann die Grenzgängereigenschaft bei mehr als 60 relevanten Nichtrückkehrtagen entfallen.
Kein Grenzgänger
Außerhalb Art. 15a wird der tatsächliche Tätigkeitsort zentral
Ist der Arbeitnehmer kein Grenzgänger im Sinne des Art. 15a, gilt grundsätzlich die allgemeine Arbeitnehmerregel des Art. 15 DBA.
Arbeitstage, die tatsächlich in Deutschland ausgeübt werden, sind grundsätzlich deutsche Tätigkeitstage. Arbeitstage im Schweizer Büro sind grundsätzlich Schweizer Tätigkeitstage.
Je nach Sachverhalt kann deshalb eine Aufteilung des Arbeitslohns zwischen Deutschland und der Schweiz erforderlich sein. Die bekannte 183-Tage-Regel darf dabei nicht isoliert betrachtet werden; auch Arbeitgeber- und Kostentragungsvoraussetzungen sind relevant.
| Arbeitsmodell | Steuerlich besonders relevant | Typische Folge |
|---|---|---|
| Wohnsitz Deutschland, tägliche Tätigkeit Schweiz | Art. 15a DBA prüfen | Grenzgängerbesteuerung kann greifen |
| Wohnsitz Deutschland, regelmäßiges Homeoffice und Schweizer Büro | Grenzgängerstatus und Arbeitsorte | Art. 15a oder Arbeitstageaufteilung |
| Wohnsitz Deutschland, Tätigkeit vollständig im deutschen Homeoffice | Deutschland als Tätigkeitsstaat | Arbeitslohn grundsätzlich in Deutschland steuerpflichtig |
| Viele berufliche Übernachtungen in der Schweiz | Nichtrückkehrtage | Grenzgängerstatus kann entfallen |
| Arbeit in Deutschland, Schweiz und Drittstaaten | Tätigkeitsstaat je Arbeitstag | Mehrstaaten-Aufteilung erforderlich |
§ 38 EStG
Deutsche Einkommensteuer des Arbeitnehmers bedeutet nicht automatisch deutsche Lohnsteuerpflicht des Schweizer Arbeitgebers
Nach § 38 EStG besteht eine deutsche Lohnsteuerabzugspflicht insbesondere für Arbeitgeber, die in Deutschland einen Wohnsitz, Sitz, ihre Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter haben.
Ein Schweizer Unternehmen ohne einen solchen deutschen Anknüpfungspunkt wird daher nicht allein deshalb zum deutschen Lohnsteuer-Arbeitgeber, weil ein Arbeitnehmer in Deutschland wohnt oder von dort arbeitet.
- deutsche Betriebsstätte des Arbeitgebers prüfen
- ständigen Vertreter berücksichtigen
- internationale Arbeitnehmerüberlassung gesondert prüfen
- deutsche Lohnsteuerpflicht nicht automatisch unterstellen
- Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers separat beurteilen
- deutsche Vorauszahlungen gegebenenfalls einrichten
Keine deutsche Payroll
Ohne deutschen Lohnsteuerabzug kann der Arbeitnehmer trotzdem deutsche Einkommensteuer schulden
Besteht für den Schweizer Arbeitgeber keine deutsche Lohnsteuerabzugspflicht, bedeutet dies nicht, dass der in Deutschland wohnende Arbeitnehmer seinen Schweizer Arbeitslohn in Deutschland nicht versteuern muss.
Die Steuer wird dann grundsätzlich im Rahmen der deutschen Einkommensteuerveranlagung erhoben. Das Finanzamt kann zusätzlich vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzen.
Gerade bei höheren Schweizer Gehältern sollte dieser Liquiditätseffekt berücksichtigt werden, da die Schweizer Quellensteuer – insbesondere die 4,5 Prozent im Grenzgängerfall – regelmäßig deutlich niedriger als die endgültige deutsche Einkommensteuer sein kann.
Deutsche Lohnsteuerpflicht
Entsteht eine deutsche Arbeitgeberstellung, folgen laufende Payroll-Pflichten
Wird der Schweizer Arbeitgeber nach § 38 EStG zum deutschen Lohnsteuer-Arbeitgeber, sind grundsätzlich die normalen deutschen Lohnsteuerpflichten zu beachten.
Lohnsteuerabzug
Die deutsche Lohnsteuer ist grundsätzlich bei den jeweiligen Lohnzahlungen einzubehalten.
Lohnsteuer-Anmeldungen
Einbehaltene Lohnsteuer ist grundsätzlich gegenüber dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und fristgerecht abzuführen.
Lohnkonto & Payroll
Bei deutscher Lohnsteuerpflicht entstehen entsprechende Aufzeichnungs- und Abrechnungspflichten nach deutschem Recht.
Deutsches Homeoffice
Regelmäßige Tätigkeit aus Deutschland sollte bereits vor Einführung des Homeoffice-Modells geprüft werden
Ein Schweizer Unternehmen kann seinen Arbeitnehmer grundsätzlich auch von Deutschland aus arbeiten lassen. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich kann sich dadurch jedoch die Struktur des Arbeitsverhältnisses verändern.
Einkommensteuerlich ist der deutsche Homeoffice-Tag grundsätzlich ein deutscher Tätigkeitstag. Bei einem steuerlichen Grenzgänger nach Art. 15a DBA führt ein Homeoffice-Tag am deutschen Wohnsitz allerdings nicht automatisch zum Verlust der Grenzgängereigenschaft.
Sozialversicherungsrechtlich gelten wiederum eigenständige Regeln: Bereits ein wesentlicher Tätigkeitsanteil im deutschen Wohnstaat kann nach den allgemeinen Mehrstaatenregeln relevant sein, während das besondere Telearbeits-Rahmenübereinkommen unter bestimmten Voraussetzungen Homeoffice von 25 Prozent bis unter 50 Prozent bei fortbestehender Schweizer Sozialversicherung ermöglicht.
Einkommensteuer
Art. 15 beziehungsweise Art. 15a DBA bestimmen, wie der Arbeitslohn zwischen Deutschland und der Schweiz steuerlich behandelt wird.
Sozialversicherung
25-Prozent-Regel und Telearbeits-Rahmenübereinkommen bestimmen, welches Sozialversicherungssystem anwendbar ist.
Arbeitgeberrisiko
Ein dauerhaftes Homeoffice kann eine Prüfung möglicher deutscher Betriebsstätten- oder Vertreterrisiken erforderlich machen.
Schweizer Unternehmen
Ein deutscher Arbeitnehmer begründet nicht automatisch eine deutsche Betriebsstätte
Die Beschäftigung einer Person mit deutschem Wohnsitz führt allein noch nicht dazu, dass das Schweizer Unternehmen in Deutschland eine Betriebsstätte hat.
Bei regelmäßigem Homeoffice sollte jedoch geprüft werden, ob das Unternehmen tatsächlich über eine feste Geschäftseinrichtung in Deutschland verfügt oder ob der Arbeitnehmer aufgrund seiner Funktion ein Vertreterrisiko begründet.
- Verfügungsmacht über das Homeoffice prüfen
- Dauerhaftigkeit der Nutzung beurteilen
- Funktion des Arbeitnehmers analysieren
- Vertragsabschlussvollmachten berücksichtigen
- Vertrieb und Kundenkontakt gesondert prüfen
- Geschäftsleitungsfunktionen besonders sorgfältig analysieren
Homeoffice-Betriebsstätte
Entscheidend ist nicht die Wohnung selbst, sondern wie das Unternehmen sie tatsächlich nutzt
Eine private Wohnung steht typischerweise zunächst dem Arbeitnehmer und nicht dem Arbeitgeber zur Verfügung. Deshalb begründet normales Homeoffice nicht automatisch eine Betriebsstätte des Schweizer Unternehmens.
Das Risiko kann jedoch steigen, wenn die Tätigkeit dauerhaft von Deutschland aus ausgeübt werden soll, das Unternehmen keinen geeigneten Arbeitsplatz in der Schweiz zur Verfügung stellt, das Homeoffice faktisch für seine Geschäftstätigkeit benötigt oder die deutsche Tätigkeit eine wesentliche Funktion des Unternehmens umfasst.
Bei leitenden Mitarbeitern oder Personen mit umfassenden Vertragsvollmachten können zusätzlich Vertreter- oder Geschäftsleitungsfragen entstehen.
Geschäftsführer
Bei Geschäftsführern und leitenden Personen ist das Risiko regelmäßig höher
Arbeitet nicht lediglich ein gewöhnlicher Mitarbeiter, sondern ein Geschäftsführer oder eine andere leitende Person dauerhaft aus Deutschland, muss zusätzlich geprüft werden, wo wesentliche unternehmerische Entscheidungen getroffen werden.
Eine Verlagerung zentraler Geschäftsführungsfunktionen nach Deutschland kann deutlich weitergehende Folgen haben als die bloße Beschäftigung eines Arbeitnehmers im deutschen Homeoffice.
Neben einer Betriebsstätte können dann insbesondere Fragen zum Ort der tatsächlichen Geschäftsleitung und zur steuerlichen Ansässigkeit des Schweizer Unternehmens relevant werden.
Sozialversicherung
Der Schweizer Arbeitgeber kann trotz deutschem Wohnsitz weiterhin dem Schweizer Sozialversicherungssystem folgen
Arbeitet der Arbeitnehmer ausschließlich physisch in der Schweiz, gilt bei einem typischen unter die europäischen Koordinierungsregeln fallenden Fall grundsätzlich das Schweizer Sozialversicherungsrecht.
Wird zusätzlich regelmäßig in Deutschland gearbeitet, gelten die Regeln für eine Beschäftigung in mehreren Staaten. Ein wesentlicher Tätigkeitsanteil von mindestens 25 Prozent im deutschen Wohnstaat kann nach den allgemeinen Regeln grundsätzlich zur deutschen Sozialversicherung führen.
Für gewöhnliche grenzüberschreitende Telearbeit besteht jedoch eine wichtige Sonderregel: Unter den Voraussetzungen des multilateralen Rahmenübereinkommens kann bei mindestens 25 Prozent und weniger als 50 Prozent Homeoffice in Deutschland weiterhin Schweizer Sozialversicherungsrecht gelten.
| Arbeitsmodell | Sozialversicherung | Typischer Handlungsbedarf |
|---|---|---|
| 100 % Tätigkeit Schweiz | Grundsätzlich Schweiz | Normale Schweizer Anmeldung |
| Unter 25 % Homeoffice Deutschland | Bei typischer Konstellation grundsätzlich weiterhin Schweiz | Mehrstaatentätigkeit prüfen und dokumentieren |
| 25 bis unter 50 % Telearbeit Deutschland | Schweiz kann über Rahmenübereinkommen bestehen bleiben | Antrag und A1-Bescheinigung |
| 50 % oder mehr Deutschland | Rahmenübereinkommen nicht anwendbar | Allgemeine Regeln neu prüfen |
| Weitere regelmäßige Tätigkeitsstaaten | Komplexere Mehrstaatenprüfung | Rahmenübereinkommen möglicherweise nicht anwendbar |
A1-Bescheinigung
Das anwendbare Sozialversicherungsrecht sollte formal dokumentiert werden
Bei einer grenzüberschreitenden Tätigkeit sollte nicht allein aufgrund der internen Payroll entschieden werden, welchem Sozialversicherungssystem die Beschäftigung unterliegt.
Das Ergebnis wird grundsätzlich durch eine A1-Bescheinigung dokumentiert. Soll bei einem Schweizer Arbeitgeber trotz erheblicher Telearbeit in Deutschland die Schweizer Sozialversicherung nach dem Rahmenübereinkommen bestehen bleiben, ist eine entsprechende Ausnahmevereinbarung zu beantragen.
Ändert sich das Arbeitsmodell wesentlich, sollte auch die bestehende sozialversicherungsrechtliche Einordnung erneut geprüft werden.
Arbeitgeberpflichten
Wechselt die Sozialversicherung nach Deutschland, kann auch der Schweizer Arbeitgeber deutsche Pflichten erhalten
Unterliegt die Beschäftigung nach den internationalen Koordinierungsregeln dem deutschen Sozialversicherungsrecht, muss auch die praktische Abwicklung der deutschen Beiträge organisiert werden.
Der ausländische Arbeitgeber ist dann nicht allein deshalb von sozialversicherungsrechtlichen Pflichten befreit, weil das Unternehmen seinen Sitz in der Schweiz hat.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten deshalb bereits vor einer dauerhaften Erhöhung des deutschen Arbeitsanteils klären, welches System anwendbar ist und welche Registrierungs-, Melde- und Beitragsprozesse eingerichtet werden müssen.
Praktischer Ablauf
Schweizer Beschäftigung mit Arbeitnehmer in Deutschland richtig strukturieren
Wohnsitz und DBA-Ansässigkeit bestimmen
Zunächst wird geklärt, ob der Arbeitnehmer für steuerliche Zwecke in Deutschland ansässig ist.
Arbeitsmodell dokumentieren
Schweizer Bürotage, deutsches Homeoffice, Dienstreisen und weitere Tätigkeitsstaaten werden realistisch geplant und dokumentiert.
Art. 15a oder Art. 15 DBA bestimmen
Grenzgängerregel und gegebenenfalls Nichtrückkehrtage werden vor einer normalen Arbeitstageaufteilung geprüft.
Deutsche Lohnsteuerpflicht prüfen
Es wird festgestellt, ob der Schweizer Arbeitgeber nach § 38 EStG zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet ist.
Betriebsstätten- und Vertreterrisiko prüfen
Funktion des Mitarbeiters, Homeoffice-Struktur, Verfügungsmacht und Vertragsvollmachten werden analysiert.
Sozialversicherung bestimmen
Arbeitsanteile, 25-Prozent-Regel und gegebenenfalls das Telearbeits-Rahmenübereinkommen werden angewendet.
A1 und Payroll abstimmen
Die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung wird formal dokumentiert und mit der Schweizer beziehungsweise deutschen Payroll abgestimmt.
Deutsche Einkommensteuer des Arbeitnehmers organisieren
Steuererklärung, Schweizer Quellensteuer und gegebenenfalls deutsche Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden koordiniert.
Typische Fehler
Was Schweizer Arbeitgeber bei Arbeitnehmern in Deutschland häufig übersehen
„Wir sind eine Schweizer Firma, deshalb gilt nur Schweizer Recht“
Ein deutscher Wohn- oder Tätigkeitsort kann deutsche Steuer- und Sozialversicherungspflichten auslösen.
Deutsche Einkommensteuer mit deutscher Payroll gleichgesetzt
Der Arbeitnehmer kann deutsche Einkommensteuer schulden, obwohl der Schweizer Arbeitgeber selbst nicht zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet ist.
Homeoffice-Tage werden nicht dokumentiert
Tatsächliche Arbeitstage sind für Steuer, Sozialversicherung und gegebenenfalls Arbeitgeberrisiken wesentlich.
Die 49,9-%-Regel wird auf die Steuer übertragen
Die Telearbeitsgrenze gehört ausschließlich zur Sozialversicherung und ist keine steuerliche Homeoffice-Freigrenze.
Betriebsstättenrisiko wird ignoriert
Ein Homeoffice schafft nicht automatisch eine Betriebsstätte, kann aber bei bestimmten Funktionen und Strukturen eine detaillierte Prüfung erforderlich machen.
Sozialversicherung bleibt ungeprüft in der Schweiz
Regelmäßige Tätigkeit in Deutschland kann zu einem Systemwechsel führen, wenn keine anwendbare Ausnahmevereinbarung besteht.
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Häufige Fragen
Schweizer Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in Deutschland
Kann ein Schweizer Unternehmen einen Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen?
Muss ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz Deutschland sein Schweizer Gehalt in Deutschland versteuern?
Muss ein Schweizer Arbeitgeber automatisch deutsche Lohnsteuer abführen?
Was passiert, wenn keine deutsche Lohnsteuer einbehalten wird?
Ist ein Homeoffice-Tag in Deutschland steuerlich ein deutscher Arbeitstag?
Entsteht durch einen Arbeitnehmer im deutschen Homeoffice automatisch eine Betriebsstätte?
Was gilt, wenn der Geschäftsführer des Schweizer Unternehmens aus Deutschland arbeitet?
Wo ist der Arbeitnehmer sozialversichert?
Kann der Arbeitnehmer zwei Tage pro Woche in Deutschland arbeiten und in der Schweiz sozialversichert bleiben?
Was gilt bei 50 Prozent oder mehr Homeoffice in Deutschland?
Braucht der Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung?
Sollte der Schweizer Arbeitgeber das Arbeitsmodell vor Beginn prüfen lassen?
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