GmbH · Steuern · Rechnungslegung
GmbH Steuererklärungen und Compliance in Deutschland
Eine GmbH muss nicht nur Körperschaftsteuer zahlen. Zum jährlichen Compliance-Paket gehören regelmäßig Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Körperschaftsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärungen sowie handelsrechtliche Feststellung und Offenlegung. Hinzu kommen je nach Sachverhalt Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Verrechnungspreise, Gesellschafterthemen und weitere Meldepflichten.
Jährliche Pflichten
Eine GmbH hat mehrere voneinander getrennte Steuer- und Rechnungslegungspflichten
Die GmbH ist eine eigenständige juristische Person und grundsätzlich selbst Steuersubjekt. Die laufenden Pflichten beginnen bei einer ordnungsgemäßen Buchführung und reichen über den handelsrechtlichen Jahresabschluss bis zu den verschiedenen Steuererklärungen und Veröffentlichungspflichten.
Die einzelnen Pflichten greifen ineinander. Die Handelsbilanz bildet regelmäßig den Ausgangspunkt für die steuerliche Gewinnermittlung, wird aber durch steuerliche Korrekturen ergänzt.
Compliance-Paket
Die typischen Bausteine einer GmbH-Jahrescompliance
Welche Erklärungen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von Geschäftstätigkeit, Arbeitnehmern, Gesellschaftern und grenzüberschreitenden Beziehungen ab.
- laufende Finanzbuchhaltung
- Jahresabschluss nach HGB
- Körperschaftsteuererklärung
- Gewerbesteuererklärung
- Umsatzsteuer-Jahreserklärung
- gegebenenfalls USt-Voranmeldungen
- E-Bilanz an die Finanzverwaltung
- Feststellung des Jahresabschlusses
- Offenlegung oder Hinterlegung
- gegebenenfalls Lohn- und Kapitalertragsteuer
Handelsrecht
Jede GmbH muss grundsätzlich einen handelsrechtlichen Jahresabschluss aufstellen
Als Kapitalgesellschaft ist die GmbH buchführungspflichtig. Zum handelsrechtlichen Jahresabschluss gehören grundsätzlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und – abhängig von der Größenklasse und den gesetzlichen Erleichterungen – weitere Bestandteile wie Anhang und Lagebericht.
Die Rechnungslegung richtet sich insbesondere nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs. Kleine und Kleinstkapitalgesellschaften profitieren von verschiedenen Erleichterungen bei Aufstellung und Offenlegung.
Bilanz
Sie stellt Vermögen, Schulden und Eigenkapital zum Bilanzstichtag dar.
Gewinn- und Verlustrechnung
Sie ermittelt das handelsrechtliche Jahresergebnis aus Erträgen und Aufwendungen.
Anhang und Lagebericht
Umfang und Pflicht hängen insbesondere von der Größenklasse der Gesellschaft ab.
Feststellung
Der aufgestellte Jahresabschluss muss von den Gesellschaftern festgestellt werden
Die Geschäftsführer legen den Jahresabschluss den Gesellschaftern zur Feststellung vor. Über die Feststellung und die Ergebnisverwendung ist grundsätzlich durch Gesellschafterbeschluss zu entscheiden.
Für kleine GmbHs ist die Feststellung grundsätzlich spätestens innerhalb der ersten elf Monate des folgenden Geschäftsjahres vorgesehen; bei anderen GmbHs grundsätzlich innerhalb der ersten acht Monate.
Steuern
Welche Steuererklärungen muss eine GmbH typischerweise abgeben?
Körperschaftsteuererklärung
Die GmbH unterliegt grundsätzlich der Körperschaftsteuer. In der Steuererklärung wird der handelsrechtliche Gewinn um steuerliche Hinzurechnungen, Kürzungen und außerbilanzielle Korrekturen angepasst.
Gewerbesteuererklärung
Kapitalgesellschaften sind kraft Rechtsform grundsätzlich Gewerbebetriebe. Für eine nicht von der Gewerbesteuer befreite GmbH ist daher eine Gewerbesteuererklärung abzugeben.
Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Soweit die GmbH Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist, gehören Umsatzsteuer und gegebenenfalls Vorsteuerabzug zum laufenden steuerlichen Compliance-Prozess.
E-Bilanz
Bilanzierende Unternehmen müssen die steuerlich relevanten Bilanz- und GuV-Daten grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung übermitteln.
Körperschaftsteuer
Handelsbilanz und steuerliches Einkommen sind nicht identisch
Ausgangspunkt der Besteuerung ist regelmäßig das handelsrechtlich ermittelte Ergebnis. Für die Körperschaftsteuer sind jedoch steuerliche Korrekturen vorzunehmen.
Gerade bei Gesellschafter-Geschäftsführern und verbundenen Unternehmen entstehen häufig zusätzliche Prüfungspunkte.
- nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
- verdeckte Gewinnausschüttungen
- verdeckte Einlagen
- Beteiligungserträge und § 8b KStG
- steuerliche Verlustvorträge
- Zins- und Finanzierungsfragen
- Verrechnungspreise bei verbundenen Unternehmen
Gewerbesteuer
Eine GmbH muss grundsätzlich auch Gewerbesteuer erklären
Eine GmbH gilt aufgrund ihrer Rechtsform grundsätzlich als Gewerbebetrieb. Anders als bei natürlichen Personen und Personengesellschaften gibt es für gewöhnliche GmbHs keinen Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 Euro.
Ausgangspunkt ist der steuerliche Gewinn. Dieser wird nach dem Gewerbesteuergesetz insbesondere um bestimmte Hinzurechnungen und Kürzungen angepasst. Auf den daraus ermittelten Gewerbesteuermessbetrag wendet die Gemeinde ihren jeweiligen Hebesatz an.
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Compliance läuft unabhängig von Körperschaft- und Gewerbesteuer
Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen muss die GmbH die Umsatzsteuer laufend erfassen und abführen. Gleichzeitig kann sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen Vorsteuer aus Eingangsleistungen abziehen.
Neben der Umsatzsteuer-Jahreserklärung können während des Jahres Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich sein. Bei grenzüberschreitenden Leistungen kommen weitere Pflichten hinzu.
USt-Voranmeldungen
Je nach gesetzlicher Einordnung und Vorgeschichte können monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen abzugeben sein.
USt-Jahreserklärung
Die Jahreserklärung fasst die umsatzsteuerlichen Vorgänge des Geschäftsjahres zusammen.
Zusammenfassende Meldung
Bei bestimmten innergemeinschaftlichen Leistungen oder Lieferungen kann zusätzlich eine ZM erforderlich sein.
Auslandssachverhalte
Reverse Charge, Leistungsort, innergemeinschaftliche Sachverhalte und ausländische Registrierungen müssen gesondert geprüft werden.
Geschäftsführer und Arbeitnehmer
Beschäftigt die GmbH Personal, kommen Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflichten hinzu
Zahlt die GmbH Arbeitslohn an Arbeitnehmer oder Geschäftsführer, müssen die lohnsteuerlichen Pflichten gesondert erfüllt werden. Dazu gehören grundsätzlich Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldungen und die elektronische Lohnsteuerbescheinigung.
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern muss zusätzlich geprüft werden, ob und in welchem Umfang Sozialversicherungspflicht besteht und ob die Vergütung steuerlich fremdüblich ausgestaltet ist.
Gesellschafter
Transaktionen mit Gesellschaftern gehören zu den wichtigsten GmbH-Compliance-Risiken
Geschäftsführergehalt
Vergütung, Bonus, Tantieme und sonstige Vorteile sollten klar vereinbart und steuerlich fremdüblich sein.
Gesellschafterdarlehen
Zinsen, Laufzeit, Sicherheiten und Rückzahlung sollten dokumentiert und wirtschaftlich nachvollziehbar sein.
Private Kosten
Übernimmt die GmbH private Aufwendungen eines Gesellschafters, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung entstehen.
Gewinnausschüttungen
Offene Ausschüttungen erfordern einen entsprechenden Gesellschafterbeschluss und können Kapitalertragsteuerpflichten auslösen.
Kapitalertragsteuer
Bei Gewinnausschüttungen muss die GmbH regelmäßig Kapitalertragsteuer beachten
Schüttet eine GmbH Gewinne an ihre Gesellschafter aus, können Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen sein.
Bei ausländischen Gesellschaftern können zusätzlich Doppelbesteuerungsabkommen oder EU-Richtlinien für die Höhe der endgültigen deutschen Quellensteuer relevant sein.
Grenzüberschreitende GmbH
Ausländische Gesellschafter, Geschäftsführer oder Konzerngesellschaften erhöhen die Compliance deutlich
Grenzüberschreitende Strukturen können zusätzliche Dokumentations-, Melde- und Steuerfragen auslösen. Besonders wichtig ist, dass Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen fremdüblich vergütet werden und der tatsächliche Ort der Geschäftsleitung mit der steuerlichen Struktur übereinstimmt.
Verrechnungspreise
Leistungen, Finanzierungen und andere Transaktionen mit verbundenen ausländischen Unternehmen müssen fremdüblich ausgestaltet werden.
Ort der Geschäftsleitung
Wo wesentliche Geschäftsführungsentscheidungen tatsächlich getroffen werden, kann für die steuerliche Ansässigkeit entscheidend sein.
Ausländische Betriebsstätten
Tätigkeiten im Ausland können Betriebsstätten und zusätzliche ausländische Steuerpflichten auslösen.
Quellensteuern
Dividenden, Zinsen, Lizenzzahlungen und bestimmte Vergütungen können grenzüberschreitende Quellensteuerfragen auslösen.
Unternehmensregister
Der Jahresabschluss muss grundsätzlich offengelegt oder hinterlegt werden
Kapitalgesellschaften unterliegen handelsrechtlichen Publizitätspflichten. Die erforderlichen Rechnungslegungsunterlagen sind grundsätzlich elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle zu übermitteln.
Welche Unterlagen öffentlich zugänglich gemacht werden müssen, hängt insbesondere von der Größenklasse der Gesellschaft ab. Für Kleinstkapitalgesellschaften bestehen weitergehende Erleichterungen, insbesondere die Möglichkeit einer Hinterlegung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
Abschlussprüfung
Nicht jede GmbH benötigt einen gesetzlichen Abschlussprüfer
Eine gesetzliche Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses besteht grundsätzlich für Kapitalgesellschaften, die nicht als kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des HGB gelten, soweit keine besondere Ausnahme eingreift.
Kleine GmbHs sind daher regelmäßig nicht allein aufgrund ihrer Rechtsform prüfungspflichtig. Unabhängig davon kann eine freiwillige Prüfung oder eine Prüfung aufgrund besonderer gesetzlicher, gesellschaftsvertraglicher oder vertraglicher Anforderungen sinnvoll oder erforderlich sein.
Jahresablauf
Typischer Compliance-Ablauf einer GmbH
Laufende Buchführung
Geschäftsvorfälle, Belege, Bankbewegungen, Anlagen und umsatzsteuerliche Sachverhalte werden laufend erfasst.
Jahresabschluss vorbereiten
Zum Geschäftsjahresende werden Abstimmungen, Rückstellungen, Abgrenzungen, Abschreibungen und Abschlussbuchungen vorgenommen.
Jahresabschluss aufstellen
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und gegebenenfalls Anhang und Lagebericht werden nach HGB erstellt.
Steuerliche Gewinnermittlung
Handelsrechtliches Ergebnis und steuerliche Korrekturen werden für Körperschaft- und Gewerbesteuer aufbereitet.
Steuererklärungen und E-Bilanz übermitteln
Die erforderlichen Steuererklärungen und Bilanzdaten werden elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt.
Jahresabschluss feststellen
Die Gesellschafter beschließen über Feststellung und Ergebnisverwendung.
Offenlegung durchführen
Die erforderlichen Rechnungslegungsunterlagen werden fristgerecht an das Unternehmensregister übermittelt.
Typische Fehler
Häufige Fehler bei der GmbH-Compliance
Nur an die Körperschaftsteuer denken
Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, E-Bilanz und handelsrechtliche Pflichten bestehen daneben eigenständig.
Gesellschafterkonten nicht abstimmen
Unklare private Zahlungen oder Darlehenskonten können zu steuerlichen Problemen und verdeckten Gewinnausschüttungen führen.
Offenlegung vergessen
Steuererklärungen an das Finanzamt ersetzen die handelsrechtliche Offenlegung gegenüber dem Unternehmensregister nicht.
Verlustvorträge ungeprüft übernehmen
Gesellschafterwechsel, Umstrukturierungen oder andere Vorgänge können Auswirkungen auf steuerliche Verlustvorträge haben.
Auslandssachverhalte erst am Jahresende prüfen
Quellensteuern, Verrechnungspreise, Betriebsstätten und Umsatzsteuer sollten bereits bei Durchführung der Transaktion beurteilt werden.
Geschäftsführerverträge nicht aktualisieren
Vergütung und Nebenleistungen sollten tatsächlich durchgeführt werden und zur gesellschaftsrechtlichen Dokumentation passen.
Weiterführendes Fachwissen
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Häufige Fragen
GmbH Steuererklärungen und Compliance
Welche Steuererklärungen muss eine GmbH jährlich abgeben?
Muss jede GmbH eine Gewerbesteuererklärung abgeben?
Muss eine GmbH immer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Was ist die E-Bilanz?
Muss jede GmbH ihren Jahresabschluss veröffentlichen?
Muss jede GmbH einen Abschlussprüfer haben?
Was muss bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer besonders beachtet werden?
Was ändert sich bei ausländischen Gesellschaftern oder verbundenen Unternehmen?
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