Deutschland–USA · Payroll & Lohnsteuer
Lohnsteuer bei ausländischem Arbeitgeber in Deutschland
Wann muss ein U.S.- oder anderer ausländischer Arbeitgeber deutsche Lohnsteuer einbehalten, sich in Deutschland registrieren oder eine deutsche Payroll einrichten? Entscheidend ist nicht allein, dass der Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet oder hier steuerpflichtig ist. Arbeitnehmerbesteuerung und Lohnsteuerabzugspflicht des Arbeitgebers müssen getrennt geprüft werden.
Zwei getrennte Ebenen
Deutsche Steuerpflicht bedeutet nicht automatisch deutschen Lohnsteuerabzug
Arbeitet ein Arbeitnehmer physisch in Deutschland oder ist er hier steuerlich ansässig, kann sein Arbeitslohn ganz oder teilweise der deutschen Einkommensteuer unterliegen. Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass jeder ausländische Arbeitgeber deutsche Lohnsteuer einbehalten muss.
Die Lohnsteuerabzugspflicht richtet sich insbesondere nach § 38 EStG. Ein ausländisches Unternehmen wird für den deutschen Lohnsteuerabzug insbesondere dann wie ein inländischer Arbeitgeber behandelt, wenn es in Deutschland eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter hat. Daneben bestehen Sonderregeln für ausländische Arbeitnehmerverleiher und für internationale Arbeitnehmerentsendungen.
Fehlt eine deutsche Lohnsteuerabzugspflicht des Arbeitgebers, kann der Arbeitslohn beim Arbeitnehmer dennoch in Deutschland steuerpflichtig sein. Die Besteuerung wird dann gegebenenfalls über Einkommensteuererklärung und Vorauszahlungen sichergestellt.
Prüfschema
Drei Fragen entscheiden über die deutsche Payroll
Ist der Arbeitslohn in Deutschland steuerpflichtig?
Arbeitsort, Ansässigkeit und das DBA Deutschland–USA bestimmen, ob Deutschland den Arbeitslohn besteuern darf.
Wer ist lohnsteuerlicher Arbeitgeber?
Zu prüfen sind insbesondere deutsche Betriebsstätte oder ständiger Vertreter, Arbeitnehmerüberlassung und bei Entsendungen ein deutscher wirtschaftlicher Arbeitgeber.
Wie wird die Steuer praktisch erhoben?
Je nach Ergebnis erfolgt die Besteuerung über deutsche Payroll und Lohnsteuerabzug oder beim Arbeitnehmer über Veranlagung und gegebenenfalls Vorauszahlungen.
§ 38 EStG
Wann ein ausländischer Arbeitgeber zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet wird
Ein im Ausland ansässiger Arbeitgeber ist lohnsteuerlich ein inländischer Arbeitgeber, wenn er in Deutschland insbesondere eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter im Sinne der Abgabenordnung hat. Dann hat er grundsätzlich die deutschen Arbeitgeberpflichten für den Lohnsteuerabzug zu erfüllen.
Eine weitere gesetzliche Sonderregel betrifft ausländische Verleiher, die Arbeitnehmer gewerbsmäßig einem Dritten zur Arbeitsleistung in Deutschland überlassen.
- deutsche Betriebsstätte des ausländischen Arbeitgebers
- ständiger Vertreter in Deutschland
- ausländische gewerbsmäßige Arbeitnehmerüberlassung
- deutscher wirtschaftlicher Arbeitgeber bei internationaler Entsendung
- Lohnsteuerabzug und Lohnkonto bei bestehender Abzugspflicht
- elektronische Lohnsteuer-Anmeldungen und Abführung an das Finanzamt
Internationaler Mitarbeitereinsatz
Bei Entsendungen kann das deutsche Unternehmen wirtschaftlicher Arbeitgeber werden
Deutsche Gesellschaft trägt die Vergütung
Wird ein Arbeitnehmer aus dem Ausland an ein deutsches Konzernunternehmen entsandt und trägt dieses den Arbeitslohn für die ihm geleistete Arbeit wirtschaftlich, kann das deutsche Unternehmen lohnsteuerlicher Arbeitgeber sein.
Fremdvergleich genügt
Die gesetzliche Regel erfasst auch Fälle, in denen das deutsche Unternehmen den Arbeitslohn nach dem Fremdvergleichsgrundsatz hätte tragen müssen. Eine tatsächliche Auszahlung des Gehalts durch die deutsche Gesellschaft ist nicht erforderlich.
Weiterbelastung als wichtiges Indiz
Wird die vom ausländischen Unternehmen gezahlte Vergütung an die deutsche Gesellschaft weiterbelastet, ist dies ein wesentliches Indiz für die wirtschaftliche Kostentragung.
Shadow Payroll
Das Gehalt kann weiterhin im Ausland ausgezahlt werden, während in Deutschland parallel eine steuerliche Payroll geführt wird, um den deutschen Lohnsteuerabzug korrekt abzuwickeln.
Deutsche Payroll
Was bei bestehender Lohnsteuerabzugspflicht praktisch erforderlich wird
Lohnkonto
Für den Arbeitnehmer ist ein deutsches Lohnkonto zu führen, in dem die für den Lohnsteuerabzug relevanten Vergütungsbestandteile und Abzugsmerkmale erfasst werden.
Lohnsteuer-Anmeldung
Die einzubehaltende Lohnsteuer ist grundsätzlich elektronisch beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und fristgerecht abzuführen.
Vergütung vollständig erfassen
Neben dem Grundgehalt können Bonus, Equity Compensation, Sachbezüge, Arbeitgeberleistungen und aus dem Ausland gezahlte Vergütungsbestandteile relevant sein.
Workdays und Treaty Relief
Bei Tätigkeit in mehreren Staaten müssen deutsche und ausländische Arbeitstage dokumentiert werden. Soweit das DBA Deutschland–USA Deutschland kein Besteuerungsrecht zuweist, kann eine entsprechende Freistellung im Lohnsteuerverfahren zu prüfen sein.
Lohnsteuerliche Betriebsstätte
Payroll-Betriebsstätte und Unternehmensbetriebsstätte sind nicht dasselbe
Das Einkommensteuergesetz enthält für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs einen eigenen Begriff der lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Maßgeblich ist grundsätzlich der inländische Betrieb oder Betriebsteil, in dem der für den Lohnsteuerabzug relevante Arbeitslohn ermittelt wird.
Bei einem ausländischen Arbeitgeber mit Geschäftsleitung im Ausland und einem ständigen Vertreter in Deutschland kann für lohnsteuerliche Zwecke insbesondere der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des ständigen Vertreters relevant werden.
Diese lohnsteuerliche Zuständigkeit ist von der Frage zu unterscheiden, ob das ausländische Unternehmen nach deutschem Ertragsteuerrecht oder dem DBA eine Unternehmensbetriebsstätte begründet.
Ohne deutschen Lohnsteuerabzug
Auch ohne Payroll kann der Arbeitnehmer deutsche Einkommensteuer schulden
Hat ein U.S.-Arbeitgeber keine deutsche Betriebsstätte, keinen ständigen Vertreter und liegt auch kein anderer gesetzlicher Fall des § 38 EStG vor, kann eine deutsche Lohnsteuerabzugspflicht fehlen. Das beseitigt jedoch nicht die deutsche Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers.
Bei dauerhaftem Arbeiten aus Deutschland ist der Arbeitslohn regelmäßig in der deutschen Einkommensteuererklärung zu erfassen. Das Finanzamt kann Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzen.
- keine automatische Arbeitgeber-Payroll allein wegen deutschen Homeoffice
- Arbeitnehmer kann dennoch in Deutschland voll steuerpflichtig sein
- deutsche Einkommensteuererklärung kann erforderlich sein
- Vorauszahlungen können die laufende Steuererhebung übernehmen
- US-Withholding und Foreign Tax Credit separat koordinieren
- Sozialversicherung unabhängig von der Lohnsteuer prüfen
Sozialversicherung
Keine Lohnsteuer-Payroll bedeutet nicht keine Arbeitgeberpflichten
Lohnsteuer und Sozialversicherung folgen unterschiedlichen Regeln. Ein ausländischer Arbeitgeber kann sozialversicherungsrechtliche Pflichten in Deutschland haben, obwohl er lohnsteuerlich nicht zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet ist.
Bei dauerhaft in Deutschland ausgeübter Beschäftigung gilt nach dem deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommen grundsätzlich das deutsche System, sofern keine Entsendung oder andere Ausnahme eingreift. Bei einer qualifizierenden vorübergehenden Entsendung kann dagegen das bisherige System weitergelten.
Deshalb sollten Lohnsteuer, Sozialversicherung und arbeitsrechtliche Arbeitgeberregistrierungen nicht aus einem einzigen Ergebnis abgeleitet werden.
Typische Situationen
Ausländischer Arbeitgeber und deutsche Lohnsteuer in der Praxis
U.S.-Arbeitgeber, Arbeitnehmer dauerhaft im deutschen Homeoffice
Der Arbeitslohn ist regelmäßig in Deutschland steuerpflichtig. Ob der U.S.-Arbeitgeber selbst Lohnsteuer einbehalten muss, hängt jedoch von den Voraussetzungen des § 38 EStG ab.
U.S.-Konzern entsendet Mitarbeiter zur deutschen Tochter
Trägt die deutsche Gesellschaft die Vergütung wirtschaftlich oder müsste sie diese fremdüblich tragen, kann sie zum deutschen Lohnsteuerabzug verpflichtet sein.
U.S.-Arbeitgeber mit deutscher Betriebsstätte
Hat der ausländische Arbeitgeber eine Betriebsstätte in Deutschland, ist er für Zwecke des Lohnsteuerabzugs grundsätzlich inländischer Arbeitgeber.
Gehalt weiterhin über U.S.-Payroll
Eine Auszahlung im Ausland verhindert eine deutsche Abzugspflicht nicht. Bei bestehender deutscher Verpflichtung kann eine Shadow Payroll erforderlich sein.
Arbeit in Deutschland und den USA
Die Vergütung muss regelmäßig anhand tatsächlicher Arbeitstage aufgeteilt werden. Lohnsteuerverfahren und DBA-Freistellung müssen mit der U.S.-Besteuerung abgestimmt werden.
Keine deutsche Arbeitgeber-Abzugspflicht
Der Arbeitnehmer kann dennoch deutsche Einkommensteuer schulden und diese über Veranlagung und Vorauszahlungen entrichten müssen.
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Häufige Fragen
Lohnsteuer bei ausländischem Arbeitgeber
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