Deutschland–Schweiz · Dokumentation
Arbeitstage · Homeoffice · Reisen · NichtrückkehrArbeitstagekalender Deutschland–Schweiz
Wer grenzüberschreitend in Deutschland und der Schweiz arbeitet, sollte seine tatsächlichen Tätigkeitsorte taggenau dokumentieren. Ein belastbarer Arbeitstagekalender ist Grundlage für die steuerliche Aufteilung von Arbeitslohn, die Prüfung der Grenzgängerregelung, die Dokumentation von Homeoffice und Geschäftsreisen sowie die sozialversicherungsrechtliche Mehrstaatenprüfung.
Dokumentationsgrundlage
Ein Kalender beantwortet mehrere unterschiedliche Rechtsfragen
Derselbe Tätigkeitskalender kann für verschiedene steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen verwendet werden. Die einzelnen Regeln dürfen dabei jedoch nicht miteinander vermischt werden.
Für die Aufteilung von Arbeitslohn ist beispielsweise die Zahl der tatsächlichen Arbeitstage relevant. Für Art. 15a DBA kommt es dagegen zusätzlich auf beruflich bedingte Nichtrückkehrtage an. Für die Sozialversicherung kann wiederum der prozentuale Tätigkeitsumfang im Wohnstaat entscheidend sein.
Grundsatz
Nicht nur Anwesenheitstage zählen – entscheidend ist, was an dem Tag tatsächlich passiert ist
Ein guter Arbeitstagekalender dokumentiert nicht lediglich, in welchem Staat sich der Arbeitnehmer befand.
Er trennt insbesondere Arbeit, Homeoffice, Geschäftsreise, Urlaub, Krankheit, ganztägigen Freizeitausgleich und beruflich bedingte Übernachtungen.
- Datum
- tatsächlicher Tätigkeitsort
- Art der Tätigkeit
- Homeoffice ja/nein
- Geschäftsreise ja/nein
- Übernachtungsort
- Grund einer Nichtrückkehr
- Beleg oder Nachweis
Kalenderstruktur
Welche Tageskategorien sinnvoll sind
Arbeit Deutschland
Büro, Kunde oder anderer tatsächlicher Arbeitsort in Deutschland.
Arbeit Schweiz
Tätigkeit beim Arbeitgeber, Kunden oder an anderem Schweizer Arbeitsort.
Drittstaat
Tatsächliche Tätigkeit in Frankreich, Italien, Österreich oder einem anderen Staat.
Homeoffice
Tätigkeitsstaat entspricht grundsätzlich dem Staat, in dem das Homeoffice liegt.
Geschäftsreise
Reiseziel, Tätigkeit und gegebenenfalls Übernachtungsort dokumentieren.
Urlaub
Separat erfassen; kein tatsächlicher Arbeitstag für die Arbeitstagsaufteilung.
Krankheit
Ohne tatsächliche Arbeitsleistung grundsätzlich kein tatsächlicher Arbeitstag.
Nichtrückkehr
Bei Grenzgängern zusätzlichen Grund und Übernachtungsort festhalten.
Steuerliche Arbeitstage
Für die Arbeitslohnaufteilung zählen tatsächliche Arbeitstage
Nach der deutschen Verwaltungsauffassung sind tatsächliche Arbeitstage alle Tage, an denen der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich ausübt und dafür Arbeitslohn erhält.
Es wird damit weder einfach durch 365 Kalendertage noch durch die Zahl der arbeitsvertraglich vorgesehenen Arbeitstage geteilt.
| Tag | Tatsächlicher Arbeitstag? | Kalendereintrag |
|---|---|---|
| normaler Bürotag | Ja | Tätigkeitsstaat eintragen |
| Homeoffice | Ja | Staat des Homeoffice eintragen |
| Wochenendarbeit | Ja, wenn tatsächlich gearbeitet und die Tätigkeit vergütet wird | Tätigkeitsstaat und Tätigkeit dokumentieren |
| Feiertagsarbeit | Ja, wenn tatsächlich gearbeitet und vergütet | Tätigkeitsstaat eintragen |
| Urlaub | Nein | Urlaub |
| Krankheit ohne Tätigkeit | Nein | Krankheit |
| ganztägiger Freizeitausgleich | Nein | Freizeitausgleich |
Auch ein verkürzter Arbeitstag kann ein voller tatsächlicher Arbeitstag sein
Für die deutsche steuerliche Arbeitstagsmethode werden Tage mit verkürzter Arbeitszeit grundsätzlich als volle Arbeitstage behandelt. Bei Tätigkeiten am selben Tag in mehreren Staaten kann dagegen eine zeitbezogene Aufteilung erforderlich werden.
Homeoffice
Homeoffice-Tage immer nach dem tatsächlichen Aufenthaltsort erfassen
Für die allgemeine Arbeitstagszuordnung ist grundsätzlich entscheidend, wo sich der Arbeitnehmer während der Ausübung seiner Tätigkeit befindet.
Ein Homeoffice-Tag in der deutschen Wohnung ist deshalb grundsätzlich ein deutscher Tätigkeitstag. Arbeitet die Person dagegen aus ihrer Schweizer Wohnung, liegt grundsätzlich ein Schweizer Tätigkeitstag vor.
Homeoffice Deutschland
Als deutscher Tätigkeitstag dokumentieren.
Homeoffice Schweiz
Als Schweizer Tätigkeitstag dokumentieren.
Grenzgänger
Zusätzlich beachten: ganztägiges Homeoffice am Wohnsitz ist kein Nichtrückkehrtag.
Geschäftsreisen
Reisetag und Arbeitstag müssen nicht dasselbe sein
Bei Geschäftsreisen sollte nicht lediglich das Zielland dokumentiert werden. Entscheidend ist, wo und wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Reine Reisezeit, tatsächliche Arbeit während der Reise, Kundentermine und Tätigkeit vor oder nach dem Grenzübertritt können unterschiedlich zu beurteilen sein.
Vormittags Schweiz – nachmittags Deutschland
Der Arbeitnehmer arbeitet am Vormittag im Schweizer Büro, fährt anschließend nach Deutschland und arbeitet dort am Nachmittag beim Kunden.
Der Tag sollte nicht einfach vollständig der Schweiz oder Deutschland zugeordnet werden. Für steuerliche Zwecke kann eine zeitbezogene Aufteilung des Arbeitstags erforderlich sein.
Drittstaaten separat führen
Tätigkeiten beispielsweise in Frankreich, Italien oder Österreich sollten als eigene Kategorie geführt werden. Erst anschließend wird geprüft, welcher Staat nach dem jeweils anwendbaren DBA besteuern darf.
Nicht-Arbeitstage
Urlaub, Krankheit und ganztägiger Freizeitausgleich separat ausweisen
Urlaubstage, Krankheitstage ohne tatsächliche Tätigkeit und Tage des ganztägigen Arbeitszeitausgleichs sind nach der deutschen Arbeitstagsmethode grundsätzlich keine tatsächlichen Arbeitstage.
Sie sollten dennoch im Kalender stehen, damit nachvollziehbar bleibt, warum die Gesamtzahl der tatsächlichen Arbeitstage von den vertraglich möglichen Arbeitstagen abweicht.
| Kategorie | Für Arbeitslohnaufteilung | Warum trotzdem dokumentieren? |
|---|---|---|
| Urlaub | kein tatsächlicher Arbeitstag | Abstimmung mit Jahresarbeitstagen |
| Krankheit ohne Arbeitsleistung | kein tatsächlicher Arbeitstag | Nachvollziehbarkeit des Kalenders |
| ganztägiger Freizeitausgleich | kein tatsächlicher Arbeitstag | Abgrenzung zu vergüteter Wochenendarbeit |
| Wochenendarbeit mit späterem Ausgleich | Wochenendtag kann tatsächlicher Arbeitstag sein | Arbeitsleistung und Ausgleichstag getrennt erfassen |
Art. 15a DBA
Grenzgänger benötigen zusätzlich eine Nichtrückkehr-Dokumentation
Bei Anwendung der Grenzgängerregelung genügt es nicht, nur den Tätigkeitsstaat einzutragen.
Zusätzlich muss nachvollziehbar sein, ob der Arbeitnehmer nach der Tätigkeit an seinen Wohnsitz zurückgekehrt ist und – falls nicht – ob die Nichtrückkehr beruflich bedingt war.
Rückkehr
Rückkehr am selben Tag zum Wohnsitz: kein Nichtrückkehrtag.
Berufliche Übernachtung
Ort, Datum und beruflichen Grund dokumentieren.
Homeoffice
Ganztägiger Arbeitstag am Wohnsitz ist ausdrücklich kein Nichtrückkehrtag.
Nichtrückkehrtag ist keine eigene Tätigkeitsstaat-Kategorie
Ein Tag kann beispielsweise ein Schweizer Arbeitstag und gleichzeitig ein Nichtrückkehrtag sein. Deshalb sollte der Kalender Tätigkeitsstaat und Rückkehrstatus in getrennten Spalten führen.
Sozialversicherung
Für die Mehrstaatenprüfung braucht der Kalender zusätzlich Tätigkeitsquoten
Bei gewöhnlicher Tätigkeit in Deutschland und der Schweiz kann der Umfang der Tätigkeit im Wohnstaat darüber entscheiden, welches Sozialversicherungssystem anwendbar ist.
Ein Tätigkeitsanteil von mindestens 25 % im Wohnstaat gilt grundsätzlich als wesentlich. Die Arbeitsorganisation wird dabei vorausschauend beurteilt.
Unter 25 %
Grundsätzlich kein wesentlicher Tätigkeitsanteil im Wohnstaat.
Ab 25 %
Grundsätzlich wesentlicher Tätigkeitsanteil im Wohnstaat.
25–49,9 % Telearbeit
Gegebenenfalls besonderes Telearbeits-Rahmenübereinkommen prüfen.
Steuerkalender und SV-Kalender können dieselben Rohdaten verwenden
Die rechtliche Auswertung ist jedoch unterschiedlich. Steuerlich wird gegebenenfalls nach tatsächlichen Arbeitstagen aufgeteilt; sozialversicherungsrechtlich wird grundsätzlich ein einziges zuständiges System bestimmt.
Muster
So kann ein Arbeitstagekalender aufgebaut sein
| Datum | Status | Tätigkeitsstaat | Ort | Homeoffice | Geschäftsreise | Rückkehr | Nachweis |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 05.01. | Arbeit | CH | Zürich | Nein | Nein | Ja | Kalender / Badge |
| 06.01. | Arbeit | DE | Homeoffice | Ja | Nein | nicht relevant | Homeoffice-Kalender |
| 07.01. | Arbeit | CH | Basel | Nein | Ja | Nein – beruflich | Hotel / Reiseplan |
| 08.01. | Arbeit | CH | Basel | Nein | Ja | Ja | Hotel / Bahn |
| 09.01. | Urlaub | – | – | – | – | – | Urlaubssystem |
Zusätzliche Spalten können sinnvoll sein
Je nach Fall können etwa Arbeitgeber, Projekt, Kunde, Arbeitsstunden, Bonus-Erdienszeitraum, Drittstaat, Übernachtungsort oder Kommentar ergänzt werden.
Nachweise
Der Kalender sollte durch objektive Unterlagen plausibilisiert werden können
Ein selbst geführter Kalender ist wesentlich belastbarer, wenn die Einträge mit externen oder betrieblichen Unterlagen abgestimmt werden können.
Outlook / Teams
Termine, Meetings und Arbeitsorte.
Reisebelege
Bahn, Flug, Taxi und Hotel.
Zutrittsdaten
Badge- oder Bürozugangsdaten, soweit verfügbar.
Spesen
Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen.
HR-System
Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit.
Homeoffice-Vereinbarung
Vereinbarter Umfang und zulässige Arbeitsorte.
Kundentermine
CRM, Projektakten und Einsatzpläne.
Payroll
Abgleich mit steuerlicher Aufteilung und Shadow Payroll.
Praktische Vorgehensweise
Arbeitstage während des Jahres erfassen – nicht erst bei Erstellung der Steuererklärung rekonstruieren
Kategorien festlegen
DE, CH, Drittstaat, Homeoffice, Reise, Urlaub und Krankheit.
Laufend erfassen
Tatsächliche Arbeitsorte zeitnah eintragen.
Grenzgänger ergänzen
Rückkehr und berufliche Nichtrückkehr separat dokumentieren.
Nachweise sammeln
Reise-, Termin- und HR-Unterlagen aufbewahren.
Monatlich abstimmen
Homeoffice- und Tätigkeitsquoten überprüfen.
Payroll abgleichen
Steuerliche Aufteilung mit Lohnabrechnung abstimmen.
Jahresende
Tatsächliche Jahressummen und Nichtrückkehrtage feststellen.
Archivieren
Kalender und zugehörige Nachweise gemeinsam aufbewahren.
Typische Fehler
Was einen Arbeitstagekalender unbrauchbar machen kann
Nur Kalendertage zählen
Anwesenheit wird mit tatsächlichen Arbeitstagen verwechselt.
Urlaub als Arbeitstag
Urlaub wird in den Nenner der tatsächlichen Arbeitstage aufgenommen.
Homeoffice falsch zuordnen
Arbeitgeberstaat statt tatsächlichem Homeoffice-Staat verwenden.
Drittstaaten ignorieren
Geschäftsreisen werden pauschal Deutschland oder der Schweiz zugerechnet.
Nichtrückkehr vermischen
Schweizer Arbeitstag und Nichtrückkehrtag werden als dieselbe Kategorie behandelt.
Nur Jahreszahlen notieren
Keine taggenaue Grundlage für spätere Nachweise vorhanden.
Keine Belege
Kalendereinträge können nicht durch Reise- oder Unternehmensdaten plausibilisiert werden.
Erst nach Jahren rekonstruieren
Erinnerungen ersetzen keine laufende Dokumentation.
Häufige Fragen
Arbeitstagekalender Deutschland–Schweiz
Welche Tage zählen als tatsächliche Arbeitstage?
Zählen Urlaubstage als Arbeitstage?
Zählen Krankheitstage?
Wie wird ein Homeoffice-Tag eingetragen?
Was gilt bei einem halben Tag Schweiz und einem halben Tag Deutschland?
Wie behandle ich Geschäftsreisen?
Muss ich Drittstaatentage separat erfassen?
Ist ein Nichtrückkehrtag automatisch ein Schweizer Arbeitstag?
Zählt deutsches Homeoffice bei Grenzgängern als Nichtrückkehrtag?
Kann derselbe Kalender für Steuer und Sozialversicherung verwendet werden?
Muss der Kalender vom Arbeitgeber bestätigt werden?
Wann sollte ich den Arbeitstagekalender erstellen?
Weiterführendes Fachwissen
Arbeit in Deutschland und der Schweiz
Steuerberatung Deutschland–Schweiz
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