Deutschland–Schweiz · Geschäftsreisen
Tätigkeitsstaat · Reisetage · Drittstaaten · Art. 15 DBAGeschäftsreisen und Arbeitstage Deutschland–Schweiz
Geschäftsreisen können die steuerliche Zuordnung von Arbeitslohn erheblich verändern. Entscheidend ist nicht allein das Reiseziel, sondern wo die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Bei Reisen zwischen Deutschland und der Schweiz, gemischten Arbeitstagen und Einsätzen in Drittstaaten müssen Tätigkeitsort, tatsächliche Arbeitszeit, Grenzgängerstatus und Sozialversicherung jeweils getrennt beurteilt werden.
Grundregel
Der Tätigkeitsstaat wird nicht nach Arbeitgeber, Flugticket oder Hotel bestimmt
Nach den allgemeinen Regeln für unselbständige Arbeit kommt es grundsätzlich darauf an, wo der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich körperlich ausübt.
Arbeitet ein in Deutschland ansässiger Arbeitnehmer beispielsweise bei einem Kunden in Zürich, liegt grundsätzlich ein Schweizer Tätigkeitstag vor. Arbeitet er dagegen am selben Tag vor der Abreise mehrere Stunden aus seinem deutschen Homeoffice, können Tätigkeiten in zwei Staaten an demselben Kalendertag vorliegen.
Ein Reisetag kann mehrere steuerliche Orte haben
Entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit während des Tages
Wird an einem Kalendertag nicht ausschließlich in einem Staat gearbeitet, darf dieser Tag steuerlich nicht zwingend vollständig einem Staat zugerechnet werden.
Die deutsche Finanzverwaltung sieht bei Tätigkeiten am selben Tag in mehreren Staaten grundsätzlich eine zeitanteilige Aufteilung nach der tatsächlichen Arbeitszeit vor.
- ganzer Arbeitstag Schweiz → grundsätzlich Schweiz
- ganzer Arbeitstag Deutschland → grundsätzlich Deutschland
- Tätigkeit in beiden Staaten → zeitanteilige Aufteilung
- Drittstaaten separat erfassen
- Transitzeiten gesondert beurteilen
Tatsächlicher Arbeitstag
Geschäftsreisen können zusätzliche tatsächliche Arbeitstage erzeugen
Als tatsächliche Arbeitstage gelten grundsätzlich Tage, an denen der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich ausübt und dafür Arbeitslohn erhält.
Deshalb können auch Samstage, Sonntage und Feiertage tatsächliche Arbeitstage sein, wenn während einer Geschäftsreise an diesen Tagen tatsächlich gearbeitet und die Arbeit vergütet wird.
| Situation | Tatsächlicher Arbeitstag? |
|---|---|
| Kundentermin am Montag in Zürich | Ja |
| Samstags Projektarbeit während Geschäftsreise | Ja, wenn tatsächlich gearbeitet und die Tätigkeit vergütet wird |
| Sonntag ausschließlich privat im Hotel | grundsätzlich nein |
| Urlaub während Auslandsaufenthalt | nein |
| Krankheit ohne tatsächliche Tätigkeit | grundsätzlich nein |
Reine Reisezeit
Eine Grenzüberquerung macht den Reisetag nicht automatisch zum Arbeitstag des Ziellands
Bei einem Reisetag muss unterschieden werden, ob lediglich gereist wird oder während beziehungsweise neben der Reise tatsächlich Arbeitsleistungen erbracht werden.
Ein Zug- oder Flugticket nach Zürich, München oder Paris beweist daher zwar den Aufenthalt, bestimmt aber nicht allein die steuerliche Tätigkeitszuordnung.
Nur Reise
Reine Beförderung ist von tatsächlicher Arbeitsausübung zu unterscheiden.
Arbeit während Reise
Wird tatsächlich gearbeitet, muss die Tätigkeit örtlich und zeitlich eingeordnet werden.
Termin am Zielort
Der tatsächliche Kundentermin ist grundsätzlich dem Staat des Termins zuzuordnen.
Reisetag nicht pauschal dem Hotelstaat zuordnen
Der Übernachtungsort ist wichtig für Dokumentations- und gegebenenfalls Grenzgängerfragen. Er bestimmt aber nicht automatisch, wo die Arbeit ausgeübt wurde.
Tätigkeit in mehreren Staaten am selben Tag
Gemischte Arbeitstage werden grundsätzlich nach tatsächlicher Arbeitszeit aufgeteilt
Erbringt ein Arbeitnehmer an einem Arbeitstag Leistungen in mehreren Staaten, sieht die deutsche Verwaltungsauffassung grundsätzlich eine zeitanteilige Aufteilung des Arbeitsentgelts für diesen Arbeitstag vor.
Maßgeblich ist die tatsächliche Arbeitszeit des betreffenden Tages. Ist eine minutengenaue Bestimmung nicht möglich, kann gegebenenfalls sachgerecht geschätzt werden.
Vormittags München – nachmittags Zürich
Ein Arbeitnehmer arbeitet von 8:00 bis 11:00 Uhr im Münchner Homeoffice, reist anschließend nach Zürich und arbeitet dort von 15:00 bis 19:00 Uhr beim Schweizer Arbeitgeber.
Der Arbeitstag darf nicht einfach vollständig Deutschland oder der Schweiz zugerechnet werden. Für die steuerliche Arbeitslohnaufteilung sind die tatsächlichen Arbeitszeiten in beiden Staaten zu berücksichtigen.
Deshalb reichen bloße Tageszählungen bei gemischten Tagen nicht aus
Der Arbeitstagekalender sollte in solchen Fällen zusätzlich Arbeitszeiten oder zumindest nachvollziehbare Zeitanteile enthalten.
Transit
Tätigkeit in einem bloßen Transitstaat wird nicht automatisch diesem Staat zugeordnet
Bei internationalen Reisen kann ein Arbeitnehmer mehrere Staaten durchqueren, ohne dort im steuerlichen Sinne einen eigenständigen Arbeitseinsatz zu haben.
Die deutsche Verwaltungsauffassung enthält für die Arbeitslohnaufteilung eine besondere Regel: tatsächliche Arbeitszeiten, die in Transitländern verbracht werden, werden grundsätzlich dem Ansässigkeitsstaat zugeordnet.
Deutschland → Schweiz über Österreich
Ein in Deutschland ansässiger Arbeitnehmer reist zu einem Arbeitseinsatz in die Schweiz und durchquert dabei Österreich.
Allein die Durchreise durch Österreich führt nicht dazu, dass ein Teil des Arbeitslohns Österreich zugerechnet wird. Ein tatsächlicher Arbeitseinsatz in Österreich wäre davon zu unterscheiden.
Drittstaaten
Arbeitstage außerhalb Deutschlands und der Schweiz benötigen eine eigene DBA-Prüfung
Tätigkeiten in Frankreich, Italien, Österreich, dem Vereinigten Königreich, den USA oder anderen Staaten dürfen nicht automatisch Deutschland oder der Schweiz zugerechnet werden.
Für jeden Drittstaat ist grundsätzlich zu prüfen, ob und nach welchem Doppelbesteuerungsabkommen dieser Staat ein Besteuerungsrecht erhält.
Frankreich
Französische Arbeitstage separat erfassen und DBA Deutschland–Frankreich prüfen.
Österreich
Tatsächliche Tätigkeit in Österreich separat vom bloßen Transit unterscheiden.
Italien
Kundentermine und andere tatsächliche Arbeit separat dokumentieren.
USA
US-Arbeitstage können zusätzliche Bundes- und gegebenenfalls State-Tax-Fragen auslösen.
Ein Drittstaatentag kann drei Ebenen gleichzeitig berühren
Es können das DBA mit dem Drittstaat, die deutsche beziehungsweise Schweizer Payroll und die sozialversicherungsrechtliche Mehrstaatentätigkeit betroffen sein.
Art. 15a DBA
Geschäftsreisen können bei Grenzgängern zusätzlich Nichtrückkehrtage erzeugen
Bei Grenzgängern zwischen Deutschland und der Schweiz ist neben dem Tätigkeitsort zu prüfen, ob die Geschäftsreise dazu führt, dass der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen nicht an seinen Wohnsitz zurückkehrt.
Eine beruflich veranlasste Übernachtung kann deshalb einen Nichtrückkehrtag im Sinne des Art. 15a darstellen.
| Situation | Tätigkeitsstaat | Nichtrückkehr? |
|---|---|---|
| Arbeit Zürich, abends zurück nach Deutschland | Schweiz | Nein |
| Arbeit Zürich, beruflich notwendige Übernachtung Zürich | Schweiz | Kann Nichtrückkehrtag sein |
| Homeoffice Deutschland | Deutschland | Kein Nichtrückkehrtag |
| Kundenreise Paris mit beruflicher Übernachtung | Frankreich | Für Art. 15a gesondert prüfen; berufliche Nichtrückkehr kann relevant sein |
Tätigkeitstag und Nichtrückkehrtag sind zwei verschiedene Kategorien
Ein Schweizer Arbeitstag kann ein Nichtrückkehrtag sein oder nicht. Ein Drittstaatentag kann ebenfalls für die Nichtrückkehrprüfung relevant sein. Deshalb müssen beide Merkmale getrennt dokumentiert werden.
Sozialversicherung
Einzelne Geschäftsreisen und gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten sind nicht dasselbe
Sozialversicherungsrechtlich ist entscheidend, ob Einsätze in anderen Staaten nur gelegentlich stattfinden oder Teil eines gewöhnlichen, regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsmusters sind.
Gewöhnliche Tätigkeit in mehreren EU-/EFTA-Staaten kann die Mehrstaatenregeln des Art. 13 VO 883/2004 auslösen.
Gelegentliche Reise
Nicht jede einzelne Geschäftsreise verändert automatisch das zuständige Sozialversicherungssystem.
Regelmäßige Tätigkeit
Wiederkehrende Einsätze können Teil einer gewöhnlichen Mehrstaatentätigkeit sein.
A1
Das anwendbare Recht sollte durch die passende A1-Bescheinigung dokumentiert werden.
Regelmäßige Kundenbesuche können das Telearbeits-Rahmenübereinkommen ausschließen
Die besondere Telearbeitsvereinbarung ist nicht anwendbar, wenn neben der Telearbeit gewöhnlich weitere Tätigkeiten wie regelmäßige Kundenbesuche im Wohnstaat ausgeübt werden. Auch gewöhnliche Tätigkeit in einem weiteren EU-/EFTA-Staat kann die Sonderregel ausschließen.
Praxisfälle
Typische Geschäftsreisefälle Deutschland–Schweiz
Deutsches Homeoffice am Morgen – Schweizer Kundentermin am Nachmittag
Ein in Deutschland ansässiger Arbeitnehmer arbeitet morgens drei Stunden im deutschen Homeoffice und fährt anschließend zu einem vierstündigen Kundentermin nach Basel.
Für den Tag liegen Tätigkeiten in Deutschland und der Schweiz vor. Für die steuerliche Aufteilung sind die tatsächlichen Arbeitszeitanteile zu berücksichtigen.
Ganzer Arbeitstag bei Schweizer Kunden
Ein deutscher Arbeitnehmer fährt morgens nach Zürich, arbeitet dort acht Stunden und kehrt abends zurück.
Nach den allgemeinen Art.-15-Regeln liegt grundsätzlich ein Schweizer Tätigkeitstag vor. Ist der Arbeitnehmer Grenzgänger, muss Art. 15a jedoch vorrangig geprüft werden.
Zwei Tage Projekt in Paris
Ein Arbeitnehmer mit deutschem Wohnsitz und Schweizer Arbeitgeber arbeitet zwei Tage bei einem Kunden in Frankreich.
Diese Tage sollten als französische Tätigkeitstage dokumentiert werden. Ob Frankreich den Arbeitslohn besteuern darf, ist anhand des einschlägigen DBA separat zu prüfen.
Wochenendreise mit Arbeit am Samstag
Der Arbeitnehmer reist Freitagabend in die Schweiz, arbeitet am Samstag an einem Projekt und erhält dafür Freizeitausgleich.
Der Samstag kann ein tatsächlicher Arbeitstag sein. Der spätere ganztägige Freizeitausgleich ist dagegen grundsätzlich kein tatsächlicher Arbeitstag.
Regelmäßige Kundentermine in Deutschland bei Schweizer Arbeitgeber
Ein in Deutschland wohnender Arbeitnehmer arbeitet überwiegend in der Schweiz, arbeitet zusätzlich im deutschen Homeoffice und besucht jeden Monat mehrere Kunden in Deutschland.
Steuerlich sind diese Kundentage deutsche Tätigkeitstage. Sozialversicherungsrechtlich können die regelmäßigen Kundenbesuche außerdem dazu führen, dass die besondere Telearbeitsvereinbarung nicht anwendbar ist.
Dokumentation
Was bei Geschäftsreisen aufgezeichnet werden sollte
Datum
Beginn und Ende der jeweiligen Geschäftsreise.
Arbeitsort
Tatsächlicher Ort, an dem gearbeitet wurde.
Arbeitszeit
Besonders bei Tätigkeit in mehreren Staaten am selben Tag.
Reisezweck
Kunde, Projekt, Meeting oder sonstiger Anlass.
Übernachtung
Ort und beruflicher Grund, insbesondere bei Grenzgängern.
Reisebelege
Bahn, Flug, Hotel und Reisekostenabrechnung.
Terminkalender
Outlook, CRM und Projektkalender.
Payroll-Bezug
Reisetage mit Arbeitstagsaufteilung und Payroll abstimmen.
Prüfreihenfolge
Geschäftsreisen in acht Schritten beurteilen
Ansässigkeit
DBA-Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers bestimmen.
Reiseverlauf
Alle beteiligten Staaten und Orte erfassen.
Tatsächliche Arbeit
Feststellen, wo tatsächlich gearbeitet wurde.
Gemischte Tage
Arbeitszeit bei Tätigkeit in mehreren Staaten aufteilen.
Drittstaaten
Jeweiliges DBA gesondert prüfen.
Grenzgänger
Berufliche Nichtrückkehr zusätzlich erfassen.
Sozialversicherung
Gelegentliche Reise von Mehrstaatentätigkeit abgrenzen.
Payroll
Tätigkeitsdaten mit Lohnabrechnung abstimmen.
Typische Fehler
Wo Geschäftsreisen häufig falsch zugeordnet werden
Reiseziel = Tätigkeitsstaat
Das Zielland wird ohne Prüfung der tatsächlichen Arbeitsleistung übernommen.
Gemischten Tag vollständig zuordnen
Tätigkeit in zwei Staaten wird nur einem Staat zugerechnet.
Transit als Arbeitsstaat
Bloße Durchreise wird mit tatsächlicher Tätigkeit verwechselt.
Drittstaat ignorieren
Frankreich, Österreich oder Italien werden pauschal Deutschland oder Schweiz zugerechnet.
Wochenendarbeit vergessen
Tatsächliche vergütete Arbeit am Wochenende wird nicht als Arbeitstag erfasst.
Nichtrückkehr nicht erfassen
Berufliche Übernachtungen bei Grenzgängern bleiben unberücksichtigt.
Steuer und SV vermischen
Steuerliche Arbeitstagszuordnung wird auf die Sozialversicherung übertragen.
Keine Zeitaufzeichnung
Gemischte Arbeitstage können später nicht nachvollziehbar aufgeteilt werden.
Häufige Fragen
Geschäftsreisen und Arbeitstage Deutschland–Schweiz
Ist jeder Geschäftsreisetag automatisch ein tatsächlicher Arbeitstag?
Welchem Staat wird ein Kundentermin in der Schweiz zugeordnet?
Was gilt, wenn ich am selben Tag in Deutschland und der Schweiz arbeite?
Wird reine Fahrzeit einem Tätigkeitsstaat zugerechnet?
Was gilt für Arbeit während einer Zugfahrt?
Muss ich Arbeitstage in Frankreich oder Österreich separat erfassen?
Zählt eine Geschäftsreise als Nichtrückkehrtag für Grenzgänger?
Ist eine berufliche Übernachtung in Zürich automatisch ein Nichtrückkehrtag?
Können Geschäftsreisen die Sozialversicherung verändern?
Können regelmäßige Kundenbesuche die Telearbeitsregel ausschließen?
Welche Nachweise sollte ich für Geschäftsreisen aufbewahren?
Sollte ich Reisetage laufend dokumentieren?
Weiterführendes Fachwissen
Arbeit in Deutschland und der Schweiz
Steuerberatung Deutschland–Schweiz
Sie arbeiten regelmäßig auf Geschäftsreisen in mehreren Staaten?
Wir prüfen tatsächliche Tätigkeitsorte, gemischte Arbeitstage, Drittstaateneinsätze, Art. 15 und Art. 15a DBA, Nichtrückkehrtage, Arbeitstags- und Arbeitslohnaufteilung, Payroll sowie die Auswirkungen auf Sozialversicherung und A1.
Geschäftsreisen steuerlich prüfen lassen