Deutschland–Schweiz · Entsendung
Arbeitslohn · tatsächliche Arbeitstage · TätigkeitsstaatArbeitslohn bei Entsendung nach Arbeitstagen aufteilen
Darf Deutschland bei einer Entsendung aus der Schweiz nur einen Teil des Arbeitslohns besteuern, muss bestimmt werden, welcher Vergütungsanteil auf die Tätigkeit in Deutschland entfällt. Dabei werden zunächst direkt zuordenbare Vergütungsbestandteile ausgeschieden. Der verbleibende Arbeitslohn wird grundsätzlich anhand der tatsächlichen Arbeitstage innerhalb des jeweiligen Erdienungszeitraums auf die beteiligten Tätigkeitsstaaten verteilt.
Grundsystem
Erst Besteuerungsrecht bestimmen – dann Arbeitslohn aufteilen
Die Arbeitstagsaufteilung beantwortet nicht, ob Deutschland den Arbeitslohn besteuern darf. Diese Frage ist vorher nach dem DBA Deutschland–Schweiz zu klären.
Ergibt die Prüfung nach Art. 15 DBA, dass Deutschland die in Deutschland ausgeübte Tätigkeit besteuern darf, muss anschließend bestimmt werden, welcher Teil der Vergütung wirtschaftlich auf diese Tätigkeit entfällt.
Gerade bei Arbeitnehmern, die während eines Jahres in Deutschland, in der Schweiz und gegebenenfalls in Drittstaaten arbeiten, ist deshalb eine saubere Arbeitstagsdokumentation erforderlich.
Zweistufige Methode
Nicht jede Vergütung wird einfach nach Arbeitstagen geteilt
Vor der eigentlichen Arbeitstagsaufteilung müssen Vergütungsbestandteile identifiziert werden, die aufgrund einer konkreten Tätigkeit unmittelbar einem Staat zugeordnet werden können.
Nur der danach verbleibende Arbeitslohn wird nach den tatsächlichen Arbeitstagen im maßgeblichen Erdienungszeitraum verteilt.
- Gesamtvergütung erfassen
- direkt zuordenbare Bestandteile bestimmen
- verbleibenden Arbeitslohn ermitteln
- tatsächliche Arbeitstage feststellen
- Tätigkeitsstaat jedes Arbeitstags bestimmen
- Arbeitslohn rechnerisch aufteilen
Schritt 1
Direkt zuordenbare Vergütungsbestandteile zuerst ausscheiden
Vergütungsbestandteile, die unmittelbar aufgrund einer konkreten Tätigkeit im Inland oder Ausland gewährt werden, sind grundsätzlich vorab diesem Tätigkeitsstaat zuzuordnen.
Überstundenvergütung
Wird sie für konkret in Deutschland geleistete Überstunden gezahlt, kann sie unmittelbar der deutschen Tätigkeit zugeordnet werden.
Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge
Soweit sie auf konkret lokalisierbare Arbeitsleistungen entfallen, kommt eine direkte Zuordnung in Betracht.
Entsendezulagen
Zulagen für besondere Kosten oder Belastungen am Einsatzort können der dortigen Tätigkeit direkt zuzuordnen sein.
Wohnung am Tätigkeitsort
Die Überlassung einer Wohnung im Zusammenhang mit der Entsendung kann unmittelbar der Tätigkeit im Einsatzstaat zuzuordnen sein.
Visa und Vorbereitungskosten
Bestimmte Leistungen, die unmittelbar wegen des Auslandseinsatzes entstehen, können direkt zuzuordnen sein.
Reisebezogene Leistungen
Auch bestimmte Reisekosten oder sonstige einsatzbezogene Leistungen sind zunächst gesondert zu würdigen.
Direkte Zuordnung bedeutet nicht automatisch steuerpflichtiger Arbeitslohn
Zunächst ist immer zu prüfen, ob die betreffende Leistung überhaupt steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt oder beispielsweise steuerfrei beziehungsweise überwiegend betrieblich veranlasst ist.
Schritt 2
Für den verbleibenden Arbeitslohn zählen tatsächliche Arbeitstage
Der nicht direkt zuordenbare verbleibende Arbeitslohn wird grundsätzlich nach der Zahl der tatsächlichen Arbeitstage innerhalb des relevanten Erdienungszeitraums aufgeteilt.
Ein tatsächlicher Arbeitstag liegt grundsätzlich vor, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich ausübt und dafür Arbeitslohn erhält.
| Tag | Tatsächlicher Arbeitstag? | Grundsatz |
|---|---|---|
| normaler Büroarbeitstag | Ja | tatsächliche entgeltliche Arbeitsausübung |
| Homeoffice-Arbeitstag | Ja | Tätigkeit wird am Homeoffice-Ort ausgeübt |
| Wochenendarbeit | Ja, wenn tatsächlich gearbeitet wird | entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit |
| Urlaubstag | Nein | keine tatsächliche Arbeitsausübung |
| Krankheitstag | grundsätzlich nein | keine tatsächliche Arbeitsausübung |
| ganztägiger Freizeitausgleich | Nein | keine tatsächliche Arbeitsausübung |
| zusätzlicher entgeltlicher Arbeitstag | Ja | kann die Gesamtzahl der tatsächlichen Arbeitstage erhöhen |
Arbeitstage und Aufenthaltstage nicht verwechseln
Für die Aufteilung des Arbeitslohns sind grundsätzlich tatsächliche Arbeitstage entscheidend. Für die 183-Tage-Regel des DBA Deutschland–Schweiz wird dagegen die relevante Aufenthaltsdauer geprüft. Das sind zwei unterschiedliche Berechnungen.
Berechnung
So wird der verbleibende Arbeitslohn aufgeteilt
Ausgangspunkt ist der nach Abzug der direkt zugeordneten Bestandteile verbleibende Arbeitslohn.
220 tatsächliche Arbeitstage – davon 70 in Deutschland
Ein Arbeitnehmer erhält 110.000 EUR aufzuteilenden Arbeitslohn. Im maßgeblichen Zeitraum arbeitet er tatsächlich an 220 Tagen, davon 70 Tage in Deutschland und 150 Tage in der Schweiz.
Der rechnerisch auf die deutschen Arbeitstage entfallende Anteil beträgt:
110.000 EUR × 70 / 220 = 35.000 EUR.
Voraussetzung ist natürlich, dass Deutschland für diese Tätigkeit nach dem DBA tatsächlich ein Besteuerungsrecht besitzt.
Homeoffice
Der tatsächliche Arbeitsort entscheidet auch im Homeoffice
Für die allgemeine Aufteilung nach Art. 15 DBA ist grundsätzlich maßgeblich, wo der Arbeitnehmer die Tätigkeit körperlich ausübt.
Arbeitet ein in der Schweiz ansässiger Arbeitnehmer einen ganzen Tag aus seinem Schweizer Homeoffice, ist dieser Tag grundsätzlich ein Schweizer Arbeitstag.
Arbeitet er dagegen am Arbeitsplatz der deutschen Gesellschaft in Deutschland, handelt es sich grundsätzlich um einen deutschen Arbeitstag.
Homeoffice Schweiz
Tätigkeit wird körperlich in der Schweiz ausgeübt.
Büro Deutschland
Tätigkeit wird körperlich in Deutschland ausgeübt.
Arbeit in beiden Staaten am selben Tag
Bei untertägiger Tätigkeit in mehreren Staaten kann eine zeitanteilige Aufteilung erforderlich sein.
Grenzgängerregelung separat prüfen
Im Verhältnis Deutschland–Schweiz kann für qualifizierende Grenzgänger Art. 15a DBA zu einer abweichenden steuerlichen Beurteilung führen. Die allgemeine Arbeitstagsaufteilung darf deshalb nicht isoliert angewendet werden, wenn möglicherweise die Grenzgängerregelung greift.
Reisetage
Ein Arbeitstag kann auf mehrere Staaten entfallen
Hält sich ein Arbeitnehmer an einem Arbeitstag nicht ausschließlich in einem einzigen Staat auf, kann eine zeitanteilige Aufteilung nach der tatsächlichen Arbeitszeit erforderlich sein.
Vormittags Deutschland, nachmittags Schweiz
Ein Arbeitnehmer arbeitet vormittags vier Stunden in Deutschland und nach seiner Rückfahrt vier Stunden in der Schweiz.
Dieser tatsächliche Arbeitstag kann grundsätzlich zeitanteilig auf beide Tätigkeitsstaaten verteilt werden.
Reine Transitzeit ist gesondert zu betrachten
Tätigkeiten während der Reise, tatsächliche Arbeitszeit in einzelnen Staaten und reine Durchreise dürfen nicht pauschal gleichbehandelt werden. Bei gemischten Reisetagen sollte die tatsächliche Arbeitszeit möglichst nachvollziehbar dokumentiert werden.
Drittstaaten
Deutschland und Schweiz sind nicht zwingend die einzigen Tätigkeitsstaaten
Ein entsandter Arbeitnehmer kann während des Erdienungszeitraums zusätzlich auf Geschäftsreisen in Frankreich, Österreich, den USA oder anderen Staaten tätig werden.
Diese Tage dürfen nicht automatisch Deutschland oder der Schweiz zugerechnet werden. Vielmehr ist für den jeweiligen Sachverhalt zu prüfen, welchem Staat das Besteuerungsrecht für die konkrete Tätigkeit zusteht.
Deutschland
Tatsächliche Tätigkeit auf deutschem Staatsgebiet.
Schweiz
Tatsächliche Tätigkeit auf Schweizer Staatsgebiet.
Drittstaat
Geschäftsreisen in weitere Staaten sind gesondert zu erfassen und abkommensrechtlich zu würdigen.
Variable Vergütung
Bei Bonuszahlungen entscheidet regelmäßig der Erdienungszeitraum
Ein Bonus wird nicht allein deshalb einem Staat zugeordnet, weil er während des Aufenthalts in diesem Staat ausgezahlt wird.
Bei zeitraumbezogenen Erfolgsvergütungen ist grundsätzlich zu prüfen, für welchen Zeitraum die Vergütung wirtschaftlich gewährt wird.
Anschließend können die in diesem Erdienungszeitraum ausgeübten Tätigkeiten den jeweiligen Staaten zugeordnet werden.
| Vergütung | Typische Zuordnung |
|---|---|
| Jahresbonus | grundsätzlich nach dem zugrunde liegenden Erdienungszeitraum und den dortigen Tätigkeiten |
| Mehrjahresbonus | maßgeblicher mehrjähriger Erdienungszeitraum ist zu bestimmen |
| Projektbonus | kann unmittelbar der konkreten Projekttätigkeit zuzuordnen sein |
| Überstundenvergütung | grundsätzlich direkte Zuordnung zur konkreten Arbeitsleistung |
Auszahlungszeitpunkt und Erdienungszeitraum nicht verwechseln
Ein Bonus kann beispielsweise nach Rückkehr in die Schweiz ausgezahlt werden, aber teilweise auf eine zuvor in Deutschland ausgeübte Tätigkeit entfallen.
Erdienungszeitraum
Gehaltsänderungen können mehrere Berechnungszeiträume erforderlich machen
Ändert sich das vereinbarte Gehalt während des maßgeblichen Zeitraums, darf nicht ohne Weiteres mit einem einheitlichen Jahresbetrag und einer einzigen Arbeitstagsquote gerechnet werden.
Die Berechnung muss die Veränderung des Arbeitslohns sachgerecht berücksichtigen.
Gehaltserhöhung während der Entsendung
Ein Arbeitnehmer erhält von Januar bis Juni ein monatliches Grundgehalt von 8.000 EUR und ab Juli 10.000 EUR.
Fallen die deutschen und Schweizer Arbeitstage unterschiedlich auf diese beiden Zeiträume, kann eine getrennte Berechnung erforderlich sein, damit der höhere Arbeitslohn nicht mit einer unzutreffenden Jahresquote verteilt wird.
Lohnsteuerabzug
Die Arbeitstagsaufteilung muss bereits in der Payroll praktikabel sein
Bei einer Entsendung aus der Schweiz werden die endgültigen Arbeitstage häufig erst zum Jahresende feststehen. Der deutsche Lohnsteuerabzug erfolgt dagegen laufend.
Für das Lohnsteuerabzugsverfahren sind deshalb sachgerechte Aufteilungsgrundsätze und laufend aktualisierte Arbeitstagsdaten erforderlich.
Voraussichtliche Arbeitstage
Zu Beginn der Entsendung können geplante Arbeitstage für die laufende Payroll benötigt werden.
Tatsächliche Arbeitstage
Reiseplan und tatsächliche Tätigkeit müssen während des Jahres fortlaufend aktualisiert werden.
Jahresabgleich
Am Jahresende sollte die Payroll mit den endgültigen Arbeitstagsdaten abgestimmt werden.
Payroll und Einkommensteuererklärung müssen dieselbe Tatsachengrundlage verwenden
Unterschiedliche Arbeitstagskalender zwischen Shadow Payroll, Lohnsteuerbescheinigung und Einkommensteuererklärung führen regelmäßig zu Rückfragen und vermeidbaren Korrekturen.
Praxisbeispiele
Typische Fälle der Arbeitstagsaufteilung
Tätigkeit in Deutschland und Schweiz
Ein Arbeitnehmer hat 210 tatsächliche Arbeitstage. Davon entfallen 80 auf Deutschland und 130 auf die Schweiz. Der aufzuteilende Arbeitslohn beträgt 126.000 EUR.
Auf Deutschland entfallen rechnerisch: 126.000 EUR × 80 / 210 = 48.000 EUR.
Schweizer Homeoffice während einer Entsendung
Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich nach Deutschland entsandt, arbeitet jedoch an 25 Tagen tatsächlich aus seinem Schweizer Homeoffice.
Diese Tage sind für die allgemeine Art.-15-Aufteilung grundsätzlich Schweizer Arbeitstage, sofern keine besondere DBA-Regelung wie insbesondere eine einschlägige Grenzgängerregelung zu einem anderen Ergebnis führt.
Bonus wird nach Rückkehr in die Schweiz ausgezahlt
Im März des Folgejahres erhält der Arbeitnehmer einen Bonus für das gesamte Vorjahr. Im Vorjahr hat er teilweise in Deutschland und teilweise in der Schweiz gearbeitet.
Der Bonus ist grundsätzlich anhand seines Erdienungszeitraums zu untersuchen und nicht allein nach dem Staat der späteren Auszahlung.
Vier Stunden Deutschland, vier Stunden Schweiz
Ein Arbeitnehmer arbeitet am Vormittag vier Stunden in Deutschland und am Nachmittag vier Stunden in der Schweiz.
Bei einem solchen gemischten Arbeitstag kann die Vergütung für diesen Tag grundsätzlich zeitanteilig nach der tatsächlichen Arbeitszeit auf beide Staaten verteilt werden.
Typische Fehler
Wo die Arbeitstagsaufteilung häufig falsch wird
Kalendertage verwenden
Arbeitslohn wird nach Aufenthaltstagen statt nach tatsächlichen Arbeitstagen verteilt.
Urlaub mitzählen
Urlaubstage werden fälschlich als tatsächliche Arbeitstage behandelt.
Direkte Vergütung mitverteilen
Konkret zuordenbare Vergütungsbestandteile werden unnötig in die allgemeine Quote einbezogen.
Homeoffice ignorieren
Schweizer Homeoffice-Tage werden pauschal Deutschland zugerechnet.
Drittstaaten vergessen
Geschäftsreisen werden Deutschland oder der Schweiz zugeschlagen, obwohl ein Drittstaat betroffen ist.
Bonus nach Auszahlung zuordnen
Der Erdienungszeitraum wird nicht berücksichtigt.
Gehaltserhöhung übersehen
Ein einheitlicher Jahresdurchschnitt verzerrt die tatsächliche Vergütungszuordnung.
Keine Dokumentation
Die Arbeitstagsquote kann gegenüber dem Finanzamt nicht nachvollziehbar belegt werden.
Dokumentation
Welche Unterlagen für die Arbeitstagsaufteilung benötigt werden
Arbeitstagskalender
Für jeden Arbeitstag tatsächlichen Tätigkeitsstaat dokumentieren.
Reiseunterlagen
Flüge, Bahnreisen, Hotelbelege und sonstige Nachweise.
Gehaltsabrechnungen
Grundgehalt, Bonus, Zulagen und Sachbezüge.
Bonusunterlagen
Bonusplan, Bemessungszeitraum und Leistungsperiode.
Entsendevereinbarung
Zeitraum, Einsatzort und Vergütungsbestandteile.
Payroll- und Steuerdaten
Deutsche Shadow Payroll, Schweizer Abrechnung und Steuererklärungen abstimmen.
Prüfreihenfolge
Arbeitslohn in acht Schritten richtig aufteilen
DBA prüfen
Besteuerungsrecht der beteiligten Staaten feststellen.
Vergütung erfassen
Sämtliche Geld- und Sachbezüge zusammenstellen.
Direkt zuordnen
Konkret tätigkeitsbezogene Bestandteile vorab ausscheiden.
Erdienungszeitraum
Zeitraum bestimmen, auf den der verbleibende Arbeitslohn entfällt.
Arbeitstage
Tatsächliche Arbeitstage vollständig erfassen.
Staat zuordnen
Tätigkeitsstaat jedes Arbeitstags bestimmen.
Quote berechnen
Verbleibenden Arbeitslohn nach tatsächlichen Arbeitstagen aufteilen.
Abstimmen
Payroll, Lohnsteuer und Einkommensteuererklärung abgleichen.
Häufige Fragen
Arbeitslohn nach Arbeitstagen aufteilen
Wird der Arbeitslohn immer nach Arbeitstagen aufgeteilt?
Was sind tatsächliche Arbeitstage?
Zählen Urlaubstage als Arbeitstage?
Zählen Krankheitstage als Arbeitstage?
Zählt Arbeit am Wochenende?
Wo zählt ein Homeoffice-Tag?
Was gilt, wenn ich am selben Tag in Deutschland und in der Schweiz arbeite?
Wie werden Drittstaatentage behandelt?
Wie wird ein Jahresbonus aufgeteilt?
Ist der Auszahlungstag des Bonus entscheidend?
Sind Arbeitstage und die 183 Tage dasselbe?
Muss die Arbeitstagsaufteilung auch in der deutschen Payroll verwendet werden?
Weiterführendes Fachwissen
Entsendung Schweiz–Deutschland
Steuerberatung Deutschland–Schweiz
Sie müssen Arbeitslohn zwischen Deutschland und der Schweiz aufteilen?
Wir prüfen das Besteuerungsrecht nach dem DBA, direkt zuordenbare Vergütungsbestandteile, tatsächliche Arbeitstage, Homeoffice- und Drittstaatentage, Bonus- und Erdienungszeiträume sowie die Umsetzung in deutscher Payroll, Lohnsteuer und Einkommensteuererklärung.
Arbeitslohnaufteilung prüfen lassen