Arbeitnehmer USA · Deutscher Arbeitgeber
Deutscher Arbeitgeber mit Arbeitnehmer in den USA
Beschäftigt ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter in den USA, entstehen regelmäßig U.S. Payroll-, Federal- und State-Registrierungs-, Sozialversicherungs- und Steuerfragen. Gleichzeitig muss geprüft werden, ob durch die Tätigkeit eine U.S. Betriebsstätte oder sonstige steuerliche Präsenz des deutschen Unternehmens entsteht. Payroll, Unternehmensbesteuerung und deutsche Arbeitgeberpflichten sollten deshalb gemeinsam betrachtet werden.
Ausgangssituation
Ein Arbeitnehmer in den USA kann mehrere Pflichten gleichzeitig auslösen
Ein deutsches Unternehmen kann einen bestehenden Mitarbeiter in die USA entsenden, einen Mitarbeiter direkt in den USA einstellen oder Personal über eine U.S. Tochtergesellschaft beschäftigen. Diese Modelle unterscheiden sich steuerlich und sozialversicherungsrechtlich erheblich.
Entscheidend sind unter anderem Arbeitsort, Aufenthaltsdauer, rechtlicher und wirtschaftlicher Arbeitgeber, Kostentragung, Weisungsbefugnis, Tätigkeit des Mitarbeiters und der konkrete U.S. Bundesstaat.
Die Analyse darf sich daher nicht auf die individuelle Einkommensteuer des Mitarbeiters beschränken. Auch Arbeitgeberregistrierungen, Payroll, Sozialversicherung, Betriebsstätte, State Nexus und Verrechnungspreise können betroffen sein.
Beschäftigungsmodelle
Drei typische Konstellationen
Entsendung aus Deutschland
Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt bestehen und der Arbeitnehmer arbeitet vorübergehend in den USA. Steuer, Payroll und Sozialversicherung müssen für den Entsendungszeitraum koordiniert werden.
Direkte U.S. Beschäftigung durch das deutsche Unternehmen
Das deutsche Unternehmen beschäftigt einen Arbeitnehmer unmittelbar in den USA und kann dadurch U.S. Arbeitgeber-, Payroll- und State-Registrierungspflichten auslösen.
Beschäftigung über U.S. Tochtergesellschaft
Eine U.S. Corporation oder andere lokale Gesellschaft ist Arbeitgeber. Dann müssen insbesondere Intercompany-Kosten, Verrechnungspreise und die tatsächliche wirtschaftliche Zuordnung der Tätigkeit geprüft werden.
U.S. Payroll
Ein deutscher Arbeitgeber kann in den USA zum Payroll Withholding verpflichtet sein
Arbeitet ein Arbeitnehmer physisch in den USA, kann der deutsche Arbeitgeber verpflichtet sein, sich für U.S. Payroll-Zwecke zu registrieren und Lohnsteuern sowie Sozialversicherungsabgaben einzubehalten und abzuführen.
Neben Federal Payroll Taxes kommen regelmäßig State- und gegebenenfalls lokale Payroll-Pflichten hinzu. Die konkrete Registrierung hängt davon ab, wo der Arbeitnehmer arbeitet und ob der Arbeitgeber dort steuerlich oder arbeitsrechtlich registrierungspflichtig wird.
Federal Withholding
U.S. Federal Income Tax Withholding und die erforderlichen Arbeitgebermeldungen müssen anhand des Beschäftigungsverhältnisses und des U.S. Steuerstatus geprüft werden.
FICA
Social Security und Medicare können grundsätzlich auf U.S. Arbeitslohn anwendbar sein, soweit das Sozialversicherungsabkommen keine anderweitige Zuordnung vorsieht.
State Payroll
Bundesstaaten können eigene Income-Tax-Withholding-, Unemployment- und Arbeitgeberregistrierungen verlangen.
Deutschland–USA Sozialversicherung
Das Sozialversicherungsabkommen kann Doppelbeiträge vermeiden
Deutschland und die USA haben ein Sozialversicherungsabkommen, das bei grenzüberschreitender Beschäftigung festlegt, welchem Sozialversicherungssystem der Arbeitnehmer unterliegt.
Bei einer zeitlich begrenzten Entsendung kann unter bestimmten Voraussetzungen die deutsche Sozialversicherung fortgelten. Dann kann durch eine entsprechende Bescheinigung nachgewiesen werden, dass keine parallele U.S. Social-Security-Pflicht besteht.
- Art und Dauer der Entsendung prüfen
- rechtlichen Arbeitgeber bestimmen
- Fortgeltung der deutschen Sozialversicherung klären
- Certificate of Coverage rechtzeitig beantragen
- U.S. Social Security und Medicare abstimmen
- Payroll entsprechend der sozialversicherungsrechtlichen Zuordnung einrichten
Individuelle Steuer des Arbeitnehmers
Arbeitslohn kann in den USA und Deutschland erklärungspflichtig sein
Arbeitet ein in Deutschland ansässiger Arbeitnehmer in den USA, kann der auf die U.S. Arbeitstage entfallende Arbeitslohn grundsätzlich U.S. Besteuerung auslösen. Ob und in welchem Umfang die USA besteuern dürfen, richtet sich nach U.S. Recht und dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–USA.
Bei fortbestehender deutscher Steueransässigkeit muss der Arbeitslohn zugleich in der deutschen Einkommensteuererklärung berücksichtigt und die Doppelbesteuerung nach den einschlägigen DBA-Regeln vermieden werden.
Bei einem längerfristigen Aufenthalt kann sich außerdem die steuerliche Ansässigkeit des Arbeitnehmers ändern. Die Arbeitgeber-Payroll und die individuelle Steuererklärung sollten daher mit demselben Residency- und Arbeitstagekalender arbeiten.
Permanent Establishment
Ein Arbeitnehmer kann eine U.S. Betriebsstätte des deutschen Unternehmens begründen
Die Beschäftigung eines Mitarbeiters in den USA führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte. Sie kann jedoch relevant werden, wenn dem deutschen Unternehmen dort eine feste Geschäftseinrichtung zur Verfügung steht oder der Mitarbeiter Funktionen ausübt, die nach dem DBA eine steuerliche Präsenz begründen.
Besonders sensibel sind dauerhafte Büros, vom Unternehmen genutzte Homeoffices, Vertriebs- und Managementfunktionen sowie Mitarbeiter mit wesentlicher Rolle beim Abschluss von Verträgen.
Feste Geschäftseinrichtung
Büro, Arbeitsplatz oder andere Räumlichkeiten können relevant werden, wenn sie dem deutschen Unternehmen dauerhaft zur Verfügung stehen.
Homeoffice
Ein U.S. Homeoffice ist nicht automatisch eine Betriebsstätte. Entscheidend sind insbesondere Dauer, geschäftliche Notwendigkeit und Verfügungsgewalt des Unternehmens.
Vertragsfunktionen
Vertriebspersonal oder andere Mitarbeiter mit maßgeblicher Rolle bei Vertragsabschlüssen können zusätzliche Betriebsstättenfragen auslösen.
State Tax & Nexus
Der Arbeitnehmer kann auch ohne Federal PE Pflichten im Bundesstaat auslösen
Das DBA Deutschland–USA begrenzt grundsätzlich die Federal Income Tax, beantwortet jedoch nicht sämtliche steuerlichen Pflichten auf Ebene der U.S. Bundesstaaten.
Ein Arbeitnehmer kann deshalb in einem Bundesstaat Payroll-, Income- oder Franchise-Tax-Nexus sowie Registrierungs- und Erklärungspflichten des deutschen Unternehmens auslösen, selbst wenn auf Federal-Ebene keine steuerpflichtige Betriebsstätte angenommen wird.
Die State-Analyse sollte daher separat für den tatsächlichen Arbeitsstaat des Mitarbeiters erfolgen.
U.S. Tochtergesellschaft
Bei Beschäftigung über eine U.S. Tochter muss die wirtschaftliche Zuordnung stimmen
Besteht eine U.S. Tochtergesellschaft, kann diese den Arbeitnehmer lokal beschäftigen. Damit ist die Analyse jedoch nicht beendet. Es muss geklärt werden, für welche Gesellschaft der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet und welche Gesellschaft die wirtschaftlichen Vorteile seiner Tätigkeit erhält.
Arbeitet der Mitarbeiter beispielsweise überwiegend für die deutsche Mutter, können Kostenweiterbelastungen oder Dienstleistungsvergütungen zwischen den Gesellschaften erforderlich sein. Diese müssen dem Fremdvergleich entsprechen.
Arbeitgeberfunktion
Arbeitsvertrag, Weisungsbefugnis, Personalentscheidungen und wirtschaftliche Eingliederung müssen zusammenpassen.
Kostentragung
Gehalt, Bonus, Benefits und sonstige Personalkosten sollten der Gesellschaft zugeordnet werden, die die entsprechenden Funktionen wirtschaftlich nutzt.
Verrechnungspreise
Kostenweiterbelastungen und konzerninterne Dienstleistungen müssen nachvollziehbar und fremdüblich ausgestaltet werden.
Benefits & Vergütung
Deutsche Vergütungsbestandteile können in den USA anders behandelt werden
Bei internationalen Mitarbeitern besteht die Vergütung häufig nicht nur aus dem Grundgehalt. Bonus, Dienstwagen, Aktienvergütung, deutsche betriebliche Altersversorgung, Reisekosten oder andere Benefits können in Deutschland und den USA unterschiedlich steuerlich behandelt werden.
Bei langfristigen Incentives muss insbesondere geprüft werden, welcher Teil wirtschaftlich auf deutsche und welcher auf U.S. Arbeitstage entfällt. Die Payroll-Daten sollten diese Zuordnung ermöglichen.
Arbeitsrecht & weitere Registrierungen
Payroll ist nicht die einzige lokale Arbeitgeberpflicht
Neben Steuern und Sozialversicherung können je nach Bundesstaat arbeitsrechtliche Registrierungen, Workers' Compensation, Unemployment Insurance und weitere lokale Arbeitgeberanforderungen bestehen.
Diese Pflichten sind vom Steuerrecht zu unterscheiden, sollten aber beim U.S. Beschäftigungsmodell von Beginn an gemeinsam mit Payroll und Entity-Struktur organisiert werden.
Praktisches Vorgehen
Vor Arbeitsbeginn sollte das Beschäftigungsmodell feststehen
Beschäftigung analysieren
Arbeitsstaat, Aufenthaltsdauer, Aufgaben, Vertragsbefugnisse, Arbeitgeber und Kostentragung erfassen.
Steuer & Sozialversicherung bestimmen
U.S. Steuerstatus, DBA, Social Security und gegebenenfalls Certificate of Coverage prüfen.
Payroll & Registrierungen einrichten
Federal- und State-Payroll sowie notwendige Arbeitgeberregistrierungen vor dem ersten U.S. Payroll-Zeitraum organisieren.
Unternehmensfolgen prüfen
Betriebsstätte, State Nexus, Intercompany-Kosten und Verrechnungspreise mit der individuellen Arbeitnehmerbesteuerung koordinieren.
Typische Fehler
Die U.S. Beschäftigung wird häufig zu eng als reine Payroll-Frage behandelt
Payroll erst nach Arbeitsbeginn prüfen
Der Mitarbeiter beginnt bereits in den USA zu arbeiten, bevor Federal- und State-Arbeitgeberregistrierungen eingerichtet wurden.
Sozialversicherung nicht abgestimmt
Deutsche und U.S. Social-Security-Pflichten werden getrennt behandelt, obwohl das Sozialversicherungsabkommen eine eindeutige Zuordnung ermöglichen kann.
Betriebsstätte übersehen
Die individuelle Steuer des Mitarbeiters wird geprüft, nicht aber die Frage, ob seine Tätigkeit U.S. Steuerpflicht für den deutschen Arbeitgeber auslöst.
State Tax unterschätzen
Die DBA-Analyse wird auf Federal Tax beschränkt, obwohl der konkrete Bundesstaat eigenständige Nexus- und Filing-Regeln haben kann.
Falsche Kostenzuordnung
Eine U.S. Tochter zahlt den Mitarbeiter, obwohl dessen Tätigkeit wirtschaftlich überwiegend der deutschen Mutter zugutekommt.
Arbeitstage nicht dokumentiert
Ohne belastbaren Travel- und Workday-Kalender lassen sich Payroll, DBA-Zuordnung und persönliche Steuererklärungen später nur schwer abstimmen.
FAQ
Häufige Fragen zu Arbeitnehmern deutscher Unternehmen in den USA
Kann eine deutsche GmbH direkt einen Arbeitnehmer in den USA beschäftigen?
Grundsätzlich ja. Dadurch können jedoch U.S. Federal- und State-Arbeitgeberregistrierungen, Payroll, arbeitsrechtliche Pflichten und möglicherweise Steuerpflichten der deutschen GmbH in den USA entstehen.
Muss ein deutscher Arbeitgeber U.S. Payroll durchführen?
Das kann erforderlich sein, wenn der Arbeitnehmer in den USA steuer- und payrollpflichtigen Arbeitslohn bezieht. Die genaue Verpflichtung hängt unter anderem von Beschäftigungsmodell, Arbeitsstaat und Sozialversicherungszuordnung ab.
Muss bei einer Entsendung weiterhin deutsche Sozialversicherung gezahlt werden?
Unter den Voraussetzungen des deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommens kann bei einer vorübergehenden Entsendung die deutsche Sozialversicherung fortgelten. Dies sollte durch die entsprechende Bescheinigung dokumentiert werden.
Kann ein einzelner Arbeitnehmer eine U.S. Betriebsstätte auslösen?
Ja, das ist möglich, aber nicht automatisch der Fall. Maßgeblich sind insbesondere seine Funktionen, ein möglicher fester Arbeitsplatz, die Dauer der Tätigkeit und seine Rolle bei Vertragsabschlüssen.
Schützt das DBA auch vor State Tax?
Das DBA Deutschland–USA betrifft grundsätzlich die Bundesbesteuerung. U.S. Bundesstaaten sind nicht in jedem Fall an die Treaty-Regeln gebunden. State Tax und Nexus müssen deshalb gesondert geprüft werden.
Ist eine U.S. Tochtergesellschaft immer besser als direkte Beschäftigung?
Nein. Eine lokale Gesellschaft kann Payroll und lokale Beschäftigung organisatorisch vereinfachen, verursacht aber eigene Gründungs-, Buchführungs-, Steuer- und Compliance-Pflichten. Die optimale Struktur hängt vom Umfang und der Dauer der U.S. Tätigkeit ab.
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