Beschäftigungssituation Deutschland–USA
Deutscher Arbeitgeber – Arbeitnehmer arbeitet aus den USA
Zieht ein Arbeitnehmer eines deutschen Unternehmens in die USA und arbeitet von dort weiter, können U.S.-Einkommensteuer, Federal und State Payroll, Social Security sowie Arbeitgeber- und Unternehmenssteuerpflichten entstehen. Gleichzeitig ist zu prüfen, welche deutschen Steuer- und Sozialversicherungspflichten fortbestehen.
USA als Arbeitsort
Der deutsche Arbeitsvertrag verhindert keine U.S.-Steuer- und Payroll-Pflichten
Arbeitet der Arbeitnehmer physisch aus den USA, können U.S.-Bundes- und einzelstaatliche Regeln greifen, auch wenn der Arbeitsvertrag mit dem deutschen Arbeitgeber fortbesteht und das Gehalt weiterhin über die deutsche Lohnabrechnung ausgezahlt wird.
Die persönliche Steuerpflicht des Arbeitnehmers muss getrennt von den Payroll-, Sozialversicherungs- und Unternehmenssteuerpflichten des Arbeitgebers analysiert werden.
Auf deutscher Seite ist insbesondere zu prüfen, ob der Arbeitnehmer nach dem Wegzug noch unbeschränkt oder nur beschränkt steuerpflichtig ist, ob deutsche Arbeitstage verbleiben und welche Folgen sich für den deutschen Lohnsteuerabzug ergeben.
Fragen zu Beginn
Diese Tatsachen bestimmen den Fall
Wo wird physisch gearbeitet?
U.S.-, deutsche und Drittstaaten-Arbeitstage sollten getrennt dokumentiert werden.
Wo ist der Arbeitnehmer ansässig?
Der Wegzug aus Deutschland und der Beginn der U.S.-Steueransässigkeit müssen zeitlich sauber bestimmt werden.
In welchem U.S.-Bundesstaat?
State income tax, payroll withholding und employer nexus unterscheiden sich nach Bundesstaat.
Ist die Tätigkeit vorübergehend?
Eine qualifizierende Entsendung kann steuerlich und sozialversicherungsrechtlich anders behandelt werden als eine dauerhafte Verlagerung.
Welche Funktion hat der Arbeitnehmer?
Vertrags-, Vertriebs-, Leitungs- und Abschlussbefugnisse können U.S.-Unternehmenssteuerpflichten des Arbeitgebers auslösen.
Wie wird die Vergütung abgerechnet?
Deutsche Payroll kann fortbestehen, ersetzt aber mögliche U.S.-Payroll- oder Shadow-Payroll-Pflichten nicht automatisch.
Deutsche Steuerfolgen
Nach dem Wegzug endet die deutsche Besteuerung nicht zwingend vollständig
Ende der unbeschränkten Steuerpflicht
Ob die unbeschränkte deutsche Steuerpflicht endet, hängt nicht allein von der Abmeldung ab. Entscheidend ist, ob ein deutscher Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt tatsächlich fortbesteht.
Wegzug & WohnsitzaufgabeBeschränkte Steuerpflicht nach dem Wegzug
Nach Ende der deutschen Ansässigkeit können bestimmte deutsche Einkünfte weiterhin der beschränkten Steuerpflicht unterliegen. Für Arbeitslohn ist insbesondere relevant, wo die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird.
Beschränkte SteuerpflichtDBA Deutschland–USA
Die Arbeitstage bestimmen die Zuordnung des Arbeitslohns
U.S.-Arbeitstage
Vergütung für in den USA ausgeübte Tätigkeit wird grundsätzlich dem U.S.-Tätigkeitsstaat zugeordnet.
Deutsche Arbeitstage
Vergütung für physische Arbeit in Deutschland kann weiterhin in Deutschland steuerpflichtig sein.
Bonus & Equity Compensation
Bonus, RSUs, Stock Options und ähnliche Vergütung können nach Erdienungs- oder Vesting-Zeiträumen aufzuteilen sein.
U.S.-Besteuerung
Arbeit in den USA kann Federal- und State-Tax-Pflichten auslösen
Federal Income Tax
Bei U.S.-Steueransässigkeit unterliegt der Arbeitnehmer grundsätzlich der U.S.-Bundesbesteuerung seines weltweiten Einkommens. Vor Beginn der Ansässigkeit kann U.S.-Arbeitslohn bereits als U.S.-source income steuerpflichtig sein.
State Income Tax
Zusätzlich muss der konkrete Arbeits- und Wohnsitzstaat geprüft werden. State residency, source rules und withholding können deutlich von den Federal-Regeln abweichen.
Payroll
Deutsche Lohnabrechnung ersetzt U.S.-Payroll nicht automatisch
Federal Withholding
Vergütung für in den USA ausgeübte Arbeit kann U.S. federal wage withholding und Arbeitgeberpflichten auslösen.
State Payroll
State withholding, unemployment insurance und Arbeitgeberregistrierungen können separat entstehen.
Shadow Payroll
Bei Entsendungen kann die deutsche Gehaltsabrechnung fortgeführt werden, während eine U.S. Shadow Payroll die dortigen Steuer- und Meldepflichten abbildet.
Deutsche Lohnsteuer
Ob und in welchem Umfang deutscher Lohnsteuerabzug fortgeführt werden muss, hängt von der deutschen Steuerpflicht, den Arbeitstagen und der konkreten DBA-Situation ab.
Sozialversicherung Deutschland–USA
Eine qualifizierende Entsendung kann die deutsche Sozialversicherung fortführen
Bei einer vorübergehenden Entsendung aus Deutschland in die USA kann das deutsch-amerikanische Sozialversicherungsabkommen ermöglichen, dass weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften gelten und U.S. Social Security nicht zusätzlich anfällt.
Bei einer dauerhaften Beschäftigung in den USA außerhalb der Entsenderegeln kann dagegen das U.S.-System maßgeblich werden.
- Entsendung aus Deutschland grundsätzlich bis zu fünf Jahren möglich
- D/USA 101 als Nachweis der deutschen Rechtsvorschriften
- Befreiung von U.S. Social Security bei wirksamer Abkommenszuordnung
- langfristige U.S.-Beschäftigung kann FICA auslösen
- Mehrstaatentätigkeit erfordert gesonderte Prüfung
- Krankenversicherung separat beurteilen
Entsendung oder dauerhafte Verlagerung?
Die Einordnung beeinflusst Sozialversicherung und Payroll erheblich
Vorübergehende Entsendung
Bleibt das deutsche Beschäftigungsverhältnis bestehen und ist die Tätigkeit in den USA nur vorübergehend vorgesehen, können die Voraussetzungen des Sozialversicherungsabkommens erfüllt sein.
Dauerhafte Tätigkeit in den USA
Bei einer auf Dauer angelegten Verlagerung des Arbeitsorts in die USA spricht die Abkommenssystematik regelmäßig gegen eine dauerhafte Fortführung der deutschen Zuordnung.
Arbeitgeberrisiko USA
Der Arbeitnehmer kann für das deutsche Unternehmen eine U.S.-Steuerpräsenz schaffen
U.S. Trade or Business
Regelmäßige geschäftliche Aktivitäten eines Mitarbeiters in den USA können eine Prüfung auslösen, ob das deutsche Unternehmen in den USA ein U.S. trade or business betreibt.
Permanent Establishment
Das DBA kann die Federal-Unternehmensbesteuerung begrenzen. Feste Geschäftseinrichtungen und die Tätigkeit des Mitarbeiters müssen dennoch geprüft werden.
Vertreterrisiko
Verhandelt oder schließt der Arbeitnehmer regelmäßig Verträge oder übernimmt zentrale Vertriebsfunktionen, steigt das Risiko einer steuerlichen Präsenz.
State Nexus
Ein Arbeitnehmer in einem U.S.-Bundesstaat kann unabhängig vom DBA State payroll, income/franchise tax oder andere Registrierungsfolgen auslösen.
Checkliste
Diese Informationen sollten vor Beginn der U.S.-Tätigkeit geklärt werden
Arbeitsvertrag
Arbeitgeber, Arbeitsort, Dauer, Vergütung und Rückkehrplanung dokumentieren.
Wegzug
Deutschen Wohnsitz, Abmeldedatum und fortbestehende Wohnungen prüfen.
U.S.-Status
Visa, Green Card und erwarteten Beginn der U.S.-Steueransässigkeit klären.
Bundesstaat
Jeden Arbeitsstaat identifizieren und State-Tax-/Payroll-Regeln prüfen.
Arbeitstage
Deutschland, USA und Drittstaaten getrennt dokumentieren.
Jobfunktion
Vertrags-, Vertriebs-, Leitungs- und Vertretungsbefugnisse festhalten.
Sozialversicherung
Entsendung und D/USA 101 vor Aufnahme der Tätigkeit prüfen.
Payroll
Deutsche Payroll, U.S. Payroll bzw. Shadow Payroll koordinieren.
Unternehmensrisiko
Federal PE/USTB und State Nexus getrennt analysieren.
Die andere Seite des Falls
U.S.-Perspektive
German Employer – Employee Working in the U.S.
Die direkte U.S.-Gegenseite behandelt denselben Fall aus U.S.-Sicht: federal und state payroll, Social Security, Certificate of Coverage, U.S. trade or business, Permanent Establishment und State Nexus.
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