Beschäftigungssituation Deutschland–USA
U.S.-Arbeitgeber – Arbeitnehmer arbeitet aus Deutschland
Ein Arbeitnehmer eines U.S.-Unternehmens, der dauerhaft oder regelmäßig aus Deutschland arbeitet, kann in Deutschland Einkommensteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitgeberpflichten auslösen. Dabei müssen die persönliche Besteuerung des Arbeitnehmers, der deutsche Lohnsteuerabzug, die Sozialversicherung und mögliche Betriebsstättenrisiken des U.S.-Arbeitgebers getrennt geprüft werden.
Deutschland als Arbeitsort
Entscheidend ist nicht, wo die Gehaltsabrechnung läuft
Arbeitet der Arbeitnehmer physisch aus Deutschland, kann Deutschland den darauf entfallenden Arbeitslohn besteuern. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag mit einer U.S.-Gesellschaft besteht und das Gehalt weiterhin über eine U.S.-Payroll ausgezahlt wird.
Ist der Arbeitnehmer in Deutschland steuerlich ansässig, unterliegt grundsätzlich das Welteinkommen der deutschen Einkommensteuer. Das DBA Deutschland–USA bestimmt anschließend, wie Besteuerungsrechte für den Arbeitslohn verteilt und Doppelbesteuerung vermieden werden.
Für den Arbeitgeber ist separat zu prüfen, ob deutsche Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Registrierungs- oder Unternehmenssteuerpflichten entstehen.
Fragen zu Beginn
Diese Punkte bestimmen die steuerliche Behandlung
Wo arbeitet der Arbeitnehmer?
Deutsche, U.S.- und Drittstaaten-Arbeitstage müssen getrennt dokumentiert werden.
Wo ist er ansässig?
Wohnsitz, gewöhnlicher Aufenthalt und gegebenenfalls DBA-Ansässigkeit bestimmen den Umfang der deutschen Steuerpflicht.
Wie dauerhaft ist das Arrangement?
Ein dauerhaftes deutsches Homeoffice ist anders zu beurteilen als eine kurzfristige Entsendung oder einzelne Reisetage.
Wer trägt die Vergütung?
Arbeitgeberbegriff, Kostenbelastung und gegebenenfalls eine deutsche Konzerngesellschaft können für DBA und Lohnsteuer relevant werden.
Welche Funktion hat der Arbeitnehmer?
Vertriebs-, Verhandlungs-, Leitungs- oder Abschlussvollmachten erhöhen insbesondere das Betriebsstättenrisiko.
Welches Sozialversicherungssystem gilt?
Das Sozialversicherungsabkommen kann eine Doppelbelastung vermeiden, greift aber nicht automatisch bei jedem Remote-Work-Fall.
Deutsche Einkommensteuer
Deutscher Wohnsitz führt grundsätzlich zur Besteuerung des Welteinkommens
Unbeschränkte Steuerpflicht
Hat der Arbeitnehmer in Deutschland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, ist er grundsätzlich unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Der U.S.-Arbeitslohn gehört damit zunächst zum deutschen Welteinkommen.
Unbeschränkte SteuerpflichtArbeitsort Deutschland
Für unselbstständige Arbeit weist das DBA dem Tätigkeitsstaat grundsätzlich ein Besteuerungsrecht zu. Wird die Tätigkeit in Deutschland ausgeübt, kann Deutschland den darauf entfallenden Arbeitslohn besteuern.
DBA-ArbeitslohnArbeitstage
Bei Arbeit in mehreren Staaten muss der Arbeitslohn aufgeteilt werden
Arbeitet der Arbeitnehmer nicht ausschließlich in Deutschland, ist eine belastbare Arbeitstageaufstellung zentral. Urlaubstage, Dienstreisen, U.S.-Arbeitstage und Drittstaatentage sollten getrennt dokumentiert werden.
Deutsche Arbeitstage
Vergütung für physisch in Deutschland ausgeübte Tätigkeit kann Deutschland steuerlich zugeordnet werden.
U.S.-Arbeitstage
U.S.-Arbeitstage können zusätzlich U.S.-Quellen- und gegebenenfalls State-Tax-Folgen auslösen.
Bonus & Equity Compensation
Bonuszahlungen, RSUs, Stock Options und ähnliche Vergütungen können eine mehrjährige Zuordnung nach Erdienungszeiträumen erfordern.
Lohnsteuer & Payroll
Deutsche Einkommensteuer bedeutet nicht automatisch deutschen Lohnsteuerabzug
Ob der U.S.-Arbeitgeber deutsche Lohnsteuer einbehalten muss, ist eine eigene Frage. § 38 EStG knüpft den Lohnsteuerabzug grundsätzlich an einen inländischen Arbeitgeber sowie bestimmte gesetzliche Sonderfälle.
Kein deutscher Arbeitgeber
Hat die U.S.-Gesellschaft weder Sitz, Geschäftsleitung, Betriebsstätte noch ständigen Vertreter in Deutschland und greift kein Sondertatbestand, kann trotz deutscher Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers kein regulärer deutscher Arbeitgeber-Lohnsteuerabzug bestehen.
Deutscher Arbeitgeberbezug
Hat der U.S.-Arbeitgeber eine deutsche Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter, oder wird bei einer internationalen Arbeitnehmerentsendung eine deutsche aufnehmende Gesellschaft wirtschaftlicher Arbeitgeber, können deutsche Lohnsteuerpflichten entstehen.
Steuervorauszahlungen
Fehlt ein deutscher Lohnsteuerabzug, kann die Einkommensteuer über die persönliche Steuererklärung und Einkommensteuer-Vorauszahlungen des Arbeitnehmers erhoben werden.
Shadow Payroll
Bei konzerninternen Entsendungen oder fortbestehender U.S.-Payroll kann eine deutsche Shadow Payroll sinnvoll oder erforderlich sein, um deutsche Abzugs- und Meldepflichten abzubilden.
Sozialversicherung Deutschland–USA
Grundsätzlich gilt das System des Tätigkeitsstaates
Für eine Person, die in Deutschland arbeitet, gelten nach dem deutsch-amerikanischen Sozialversicherungsabkommen grundsätzlich die deutschen Rechtsvorschriften, selbst wenn der Arbeitgeber in den USA sitzt.
Eine qualifizierende Entsendung aus den USA nach Deutschland kann hiervon abweichen und die vorübergehende Fortgeltung des U.S.-Systems ermöglichen.
- Arbeitsort Deutschland: grundsätzlich deutsches System
- U.S.-Arbeitgeber ändert den Grundsatz nicht
- qualifizierende Entsendung kann U.S.-Social-Security fortführen
- Certificate of Coverage dient als Nachweis
- dauerhaftes deutsches Remote Work ist nicht automatisch Entsendung
- Kranken- und Pflegeversicherung separat prüfen
Entsendung oder dauerhaftes Remote Work?
Der Unterschied ist für die Sozialversicherung entscheidend
Vorübergehende Entsendung
Wird der Arbeitnehmer im Rahmen eines bestehenden U.S.-Beschäftigungsverhältnisses vorübergehend nach Deutschland entsandt und sind die Abkommensvoraussetzungen erfüllt, kann die U.S.-Social-Security-Zuordnung fortbestehen.
Dauerhafte Tätigkeit aus Deutschland
Zieht der Arbeitnehmer nach Deutschland und arbeitet dauerhaft von dort aus, ohne dass eine echte Entsendung vorliegt, spricht der Tätigkeitsortgrundsatz grundsätzlich für deutsche Sozialversicherung.
Arbeitgeberrisiko
Ein Arbeitnehmer in Deutschland kann auch für die U.S.-Gesellschaft relevant werden
Homeoffice & feste Geschäftseinrichtung
Ein dauerhaft genutztes deutsches Homeoffice kann im Einzelfall eine Betriebsstättenprüfung auslösen. Entscheidend sind insbesondere Verfügbarkeit für das Unternehmen, Dauerhaftigkeit und die tatsächliche Nutzung für Unternehmenszwecke.
Vertreterbetriebsstätte
Verhandelt oder schließt der Arbeitnehmer regelmäßig Verträge für die U.S.-Gesellschaft oder spielt er die maßgebliche Rolle beim Vertragsabschluss, steigt das Risiko einer deutschen steuerlichen Präsenz.
Unternehmensbesteuerung
Entsteht eine deutsche Betriebsstätte, können Gewinnabgrenzung, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und zusätzliche Registrierungs- und Erklärungspflichten folgen.
Payroll & Registrierungen
Arbeitgeberpflichten sollten vor Beginn einer regelmäßigen Tätigkeit aus Deutschland geklärt werden, nicht erst nach der ersten deutschen Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Checkliste
Unterlagen und Informationen vor Beginn der Tätigkeit
Arbeitsvertrag
Arbeitgeber, Arbeitsort, Remote-Work-Regelung, Dauer und Vergütung.
Wohnsitz & Aufenthalt
Wohnung in Deutschland, Zuzugsdatum, U.S.-Status und mögliche Doppelansässigkeit.
Arbeitstagekalender
Deutschland, USA und Drittstaaten getrennt dokumentieren.
Jobfunktion
Verhandlungs-, Abschluss-, Führungs- und Vertretungsbefugnisse festhalten.
Homeoffice
Wer verlangt, finanziert und kontrolliert den Arbeitsplatz? Gibt es eine Alternative?
Sozialversicherung
Entsendung, Certificate of Coverage und deutsche Versicherungspflichten prüfen.
Payroll
U.S.-Payroll, mögliche deutsche Shadow Payroll und Einkommensteuer-Vorauszahlungen koordinieren.
Konzernbeziehungen
Deutsche Gruppengesellschaften, Kostentragung und wirtschaftlichen Arbeitgeber prüfen.
Betriebsstättenrisiko
Homeoffice, Kundenkontakt, Vertragsvollmachten und geschäftliche Funktionen analysieren.
Die andere Seite des Falls
U.S.-Perspektive
U.S.-Arbeitgeber – Arbeitnehmer in Deutschland
Die U.S.-Gegenseite behandelt dieselbe Situation aus Sicht des U.S.-Arbeitgebers: U.S.-Payroll, Social Security, Totalization Agreement sowie die U.S.-Bewertung der deutschen Arbeitgeber- und Betriebsstättenrisiken.
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