Deutschland–Schweiz · Payroll
§ 38 EStG · Lohnsteuerabzug · Shadow PayrollDeutsche Lohnsteuer bei Entsendung aus der Schweiz
Darf Deutschland den Arbeitslohn eines aus der Schweiz entsandten Arbeitnehmers besteuern, stellt sich unmittelbar die nächste Frage: Wer muss die deutsche Lohnsteuer berechnen, einbehalten, anmelden und abführen? Entscheidend sind insbesondere das deutsche Besteuerungsrecht nach dem DBA, die Arbeitgeberstellung nach § 38 EStG, ein möglicher wirtschaftlicher Arbeitgeber in Deutschland sowie die zutreffende Aufteilung des Arbeitslohns auf deutsche und ausländische Arbeitstage.
Ausgangspunkt
Deutsches Besteuerungsrecht und deutscher Lohnsteuerabzug sind zwei getrennte Prüfungen
Zunächst muss nach deutschem Steuerrecht und dem DBA Deutschland–Schweiz geklärt werden, ob Deutschland den Arbeitslohn überhaupt besteuern darf.
Bei einer in Deutschland ausgeübten Tätigkeit ergibt sich das deutsche Besteuerungsrecht grundsätzlich aus dem Tätigkeitsstaatsprinzip des Art. 15 DBA. Unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 2 kann das Besteuerungsrecht jedoch beim Ansässigkeitsstaat verbleiben.
Erst wenn Deutschland den Arbeitslohn ganz oder teilweise besteuern darf, stellt sich die zweite Frage: Besteht dafür auch eine deutsche Lohnsteuerabzugsverpflichtung?
DBA vor Payroll
Lohnsteuer darf nur auf den Deutschland zugeordneten Arbeitslohn erhoben werden
Die Payroll muss die abkommensrechtliche Zuordnung des Arbeitslohns praktisch umsetzen.
Ist Arbeitslohn nach dem DBA in Deutschland nicht steuerpflichtig, darf er nicht allein deshalb der deutschen Lohnsteuer unterworfen werden, weil eine deutsche Payroll eingerichtet wurde.
- DBA-Besteuerungsrecht zuerst bestimmen
- direkt zuordenbare Vergütungsbestandteile erfassen
- verbleibenden Arbeitslohn sachgerecht aufteilen
- nur deutschen steuerpflichtigen Anteil dem Lohnsteuerabzug unterwerfen
- Ergebnis für die Jahresveranlagung dokumentieren
§ 38 EStG
Wer ist für den deutschen Lohnsteuerabzug verantwortlich?
Nach § 38 EStG wird Einkommensteuer bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit grundsätzlich durch Lohnsteuerabzug erhoben, soweit Arbeitslohn von einem Arbeitgeber gezahlt wird, der die gesetzlichen Voraussetzungen für einen inländischen Arbeitgeber erfüllt.
Deutscher Arbeitgeber
Ein in Deutschland ansässiger Arbeitgeber unterliegt grundsätzlich den deutschen Lohnsteuerpflichten.
Ausländischer Arbeitgeber mit deutscher Betriebsstätte
Auch ein Schweizer Arbeitgeber kann lohnsteuerlicher Arbeitgeber sein, wenn er in Deutschland etwa eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter hat.
Wirtschaftlicher Arbeitgeber
Bei internationaler Arbeitnehmerentsendung kann das deutsche aufnehmende Unternehmen nach § 38 Abs. 1 Satz 2 EStG Arbeitgeber sein.
Die Auszahlung aus der Schweiz schließt deutsche Lohnsteuerpflicht nicht aus
Das deutsche aufnehmende Unternehmen muss den Arbeitslohn nicht selbst auf das Konto des Arbeitnehmers überweisen. Bei internationaler Arbeitnehmerentsendung kann es dennoch deutscher Lohnsteuer-Arbeitgeber sein.
Schweizer Arbeitgeber
Nicht jeder Schweizer Arbeitgeber muss allein wegen deutscher Arbeitstage deutsche Lohnsteuer einbehalten
Ein Schweizer Unternehmen wird nicht bereits deshalb zum deutschen Lohnsteuer-Arbeitgeber, weil sein Arbeitnehmer zeitweise in Deutschland arbeitet.
Entscheidend ist vielmehr, ob einer der gesetzlichen Anknüpfungspunkte des § 38 EStG vorliegt.
| Situation | Deutsche Lohnsteuerabzugspflicht |
|---|---|
| Schweizer Arbeitgeber, keine deutsche Betriebsstätte, kein deutscher wirtschaftlicher Arbeitgeber | Allein aus den deutschen Arbeitstagen folgt nicht automatisch eine Lohnsteuerabzugspflicht des Schweizer Unternehmens. Eine deutsche Einkommensteuerpflicht des Arbeitnehmers kann dennoch bestehen. |
| Schweizer Arbeitgeber mit deutscher Betriebsstätte oder ständigem Vertreter | Deutsche Arbeitgeber- und Lohnsteuerpflichten können entstehen. |
| Deutsche Konzerngesellschaft ist wirtschaftlicher Arbeitgeber | Das deutsche aufnehmende Unternehmen kann nach § 38 Abs. 1 Satz 2 EStG zum Lohnsteuerabzug verpflichtet sein. |
| Arbeitnehmerüberlassung | Besondere Regeln für ausländische Verleiher sind zusätzlich zu prüfen. |
Kein Lohnsteuerabzug bedeutet nicht automatisch keine deutsche Einkommensteuer
Fehlt ein deutscher Lohnsteuer-Arbeitgeber, kann Deutschland aufgrund des DBA trotzdem ein Besteuerungsrecht für die in Deutschland ausgeübte Tätigkeit haben. Die Steuer kann dann insbesondere über die Einkommensteuerveranlagung und gegebenenfalls Vorauszahlungen erhoben werden.
Internationale Arbeitnehmerentsendung
Das deutsche aufnehmende Unternehmen kann lohnsteuerlicher Arbeitgeber werden
§ 38 Abs. 1 Satz 2 EStG enthält eine besondere Regel für internationale Arbeitnehmerentsendungen.
Danach kann das in Deutschland ansässige aufnehmende Unternehmen als inländischer Arbeitgeber gelten, wenn es den Arbeitslohn für die ihm geleistete Arbeit wirtschaftlich trägt oder nach dem Fremdvergleichsgrundsatz hätte tragen müssen.
Tatsächliche Weiterbelastung
Werden Personalkosten an die deutsche Gesellschaft weiterbelastet, ist dies ein wesentliches Indiz.
Fremdvergleich
Auch ohne tatsächliche Weiterbelastung kann entscheidend sein, wer die Kosten fremdüblich hätte tragen müssen.
Auszahlung bleibt in der Schweiz
Das deutsche Unternehmen muss den Lohn nicht selbst auszahlen, um lohnsteuerlicher Arbeitgeber zu sein.
Praktische Umsetzung
Wann eine deutsche Shadow Payroll erforderlich wird
Bei internationalen Entsendungen bleibt die eigentliche Gehaltsabrechnung häufig im Heimatstaat bestehen. Das Gehalt wird also weiterhin über die Schweizer Payroll ausgezahlt.
Bestehen gleichzeitig deutsche Lohnsteuerpflichten, kann zusätzlich eine deutsche Shadow Payroll erforderlich sein.
Was die Shadow Payroll abbildet
Die deutsche Schattenabrechnung dient nicht zwingend dazu, das Gehalt nochmals auszuzahlen.
Sie bildet vielmehr den für Deutschland relevanten Arbeitslohn ab, berechnet die deutsche Lohnsteuer und ermöglicht deren ordnungsgemäße Anmeldung und Abführung.
Eine Shadow Payroll ist ein Abrechnungsmechanismus, keine eigene steuerliche Rechtsgrundlage
Ob deutsche Lohnsteuer entsteht, richtet sich nach dem Steuerrecht. Die Shadow Payroll setzt dieses Ergebnis lediglich in der laufenden Abrechnung um.
Arbeitslohn aufteilen
Nicht immer ist das gesamte Schweizer Gehalt in Deutschland lohnsteuerpflichtig
Bei einer Tätigkeit in mehreren Staaten kann ein Teil des Arbeitslohns Deutschland und ein anderer Teil der Schweiz oder weiteren Staaten steuerlich zugeordnet sein.
Für den Lohnsteuerabzug ist deshalb zunächst zwischen direkt zuordenbaren Vergütungsbestandteilen und dem verbleibenden Arbeitslohn zu unterscheiden.
Direkt zuordenbare Vergütung
Bestimmte Zahlungen können unmittelbar einer konkreten deutschen oder ausländischen Tätigkeit zugeordnet werden.
Laufender Arbeitslohn
Nicht direkt zuordenbarer Arbeitslohn wird regelmäßig anhand der relevanten tatsächlichen Arbeitstage aufgeteilt.
Variable Vergütung
Boni und andere variable Vergütungen können nach dem jeweiligen Erdienungszeitraum aufzuteilen sein.
| Vergütungsbestandteil | Typische Prüfung |
|---|---|
| Laufendes Grundgehalt | regelmäßig Aufteilung nach relevanten Arbeitstagen |
| Bonus | Erdienungszeitraum feststellen und den Tätigkeitsstaaten zuordnen |
| Auslandszulage | prüfen, ob unmittelbare Zuordnung zu einer konkreten Auslandstätigkeit möglich ist |
| Wohnung im Tätigkeitsstaat | kann unmittelbar der betreffenden Auslandstätigkeit zuordenbar sein |
| Firmenwagen | Sachbezug und grenzüberschreitende Zuordnung gesondert prüfen |
| Stock Compensation | Erdienungszeitraum und zugrunde liegende Arbeitstage bestimmen |
Payroll-Daten
Die deutsche Payroll benötigt die vollständige Schweizer Vergütung
Bei fortlaufender Schweizer Gehaltsabrechnung muss die deutsche Abrechnung regelmäßig Informationen aus der Schweizer Payroll übernehmen.
Grundgehalt
Laufende monatliche oder periodische Vergütung.
Variable Vergütung
Bonus, Provision und sonstige leistungsabhängige Zahlungen.
Sachbezüge
Firmenwagen, Wohnung und weitere geldwerte Vorteile.
Tax Equalization
Vom Arbeitgeber übernommene oder ausgeglichene Steuerbeträge.
Vorsorgeleistungen
Arbeitgeberbeiträge und grenzüberschreitende Vorsorgekomponenten.
Aktienvergütung
RSUs, Optionen und sonstige Equity Compensation.
Arbeitstage
Deutschland, Schweiz, Drittstaaten und Homeoffice.
Währung
Schweizer Vergütungen müssen für die deutsche Besteuerung in Euro berücksichtigt werden.
§ 41a EStG
Lohnsteuer anmelden und an das Finanzamt abführen
Besteht eine deutsche Lohnsteuerabzugspflicht, muss der Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer gegenüber dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anmelden und an dieses abführen.
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln.
Arbeitgeber bestimmen
Klären, welche Gesellschaft die deutschen Payroll-Pflichten trägt.
Finanzamt
Zuständiges Betriebsstättenfinanzamt bestimmen.
Payroll einrichten
Steuerpflichtige Vergütung und relevante Arbeitnehmerdaten erfassen.
Lohnsteuer berechnen
Deutschen steuerpflichtigen Arbeitslohn bestimmen.
Anmeldung
Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch übermitteln.
Abführung
Einbehaltene Lohnsteuer fristgerecht zahlen.
Jahresdaten
Lohnsteuerdaten für das Kalenderjahr abstimmen.
Veranlagung
Payroll mit der deutschen Einkommensteuererklärung abstimmen.
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben
Welcher Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum gilt, richtet sich insbesondere nach der Höhe der abzuführenden Lohnsteuer und den gesetzlichen Vorgaben des § 41a EStG.
Einkommensteuererklärung
Lohnsteuerabzug ersetzt nicht automatisch die deutsche Jahresveranlagung
Die deutsche Lohnsteuer ist grundsätzlich eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten ist häufig zusätzlich eine deutsche Einkommensteuererklärung erforderlich.
In der Veranlagung werden insbesondere die endgültigen Arbeitstage, die DBA-Zuordnung, ausländische Einkünfte, Progressionsvorbehalt und gegebenenfalls weitere steuerliche Positionen berücksichtigt.
Die Payroll arbeitet häufig mit vorläufigen Jahreswerten
Reisepläne können sich ändern, Arbeitstage verschieben sich und Boni werden teilweise erst später endgültig zugeordnet. Deshalb sollte die deutsche Steuererklärung die tatsächlichen Jahresdaten nochmals vollständig abstimmen.
Korrekturen
Was passiert, wenn die deutsche Payroll zu spät eingerichtet wird?
Bei Entsendungen wird die deutsche Lohnsteuerpflicht in der Praxis teilweise erst erkannt, nachdem bereits mehrere Gehaltszahlungen über die Schweizer Payroll erfolgt sind.
Dann ist zu prüfen, welche Lohnsteuer für vergangene Abrechnungszeiträume hätte einbehalten und angemeldet werden müssen und wie die erforderliche Korrektur verfahrensrechtlich umzusetzen ist.
Sachverhalt rückwirkend erfassen
Beginn der Entsendung, Zahlungen und deutsche Arbeitstage feststellen.
Steuerpflichtigen Lohn berechnen
DBA-Aufteilung und steuerpflichtige Vergütungsbestandteile bestimmen.
Payroll korrigieren
Fehlende Lohnsteueranmeldungen und Abrechnungen nachholen oder berichtigen.
Arbeitgeberhaftung beachten
Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG grundsätzlich für Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat. Deshalb sollte eine festgestellte deutsche Payroll-Pflicht nicht erst bis zur Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers aufgeschoben werden.
Praxisfälle
Typische Lohnsteuerfälle bei Entsendungen aus der Schweiz
Schweizer Arbeitgeber – deutsche Gesellschaft ist wirtschaftlicher Arbeitgeber
Ein Mitarbeiter einer Schweizer Konzerngesellschaft wird für acht Monate nach Deutschland entsandt. Die deutsche Gesellschaft integriert ihn in ihre Organisation und trägt die Personalkosten wirtschaftlich.
Die deutsche Gesellschaft kann nach § 38 Abs. 1 Satz 2 EStG als inländischer Arbeitgeber gelten. Für den deutschen steuerpflichtigen Arbeitslohn sind daher grundsätzlich deutsche Lohnsteuerpflichten zu prüfen und umzusetzen.
Gehalt wird weiterhin vollständig aus Zürich bezahlt
Der Arbeitnehmer erhält seine gesamte Vergütung weiterhin von der Schweizer Konzerngesellschaft.
Das allein schließt deutsche Lohnsteuerpflichten nicht aus. Ist die deutsche Gesellschaft nach § 38 EStG Arbeitgeber, kann die deutsche Lohnsteuer über eine Shadow Payroll erhoben werden, obwohl die Auszahlung weiterhin aus der Schweiz erfolgt.
Schweizer Arbeitgeber ohne deutsche Betriebsstätte und ohne deutschen wirtschaftlichen Arbeitgeber
Ein Schweizer Arbeitnehmer arbeitet vorübergehend in Deutschland. Sein Schweizer Arbeitgeber besitzt keine deutsche Betriebsstätte, und es gibt keine deutsche aufnehmende Gesellschaft, die wirtschaftlicher Arbeitgeber wird.
Deutschland kann je nach DBA-Situation dennoch ein Besteuerungsrecht haben. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass der Schweizer Arbeitgeber deutschen Lohnsteuerabzug durchführen muss. Die deutsche Steuer kann dann insbesondere im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung erhoben werden.
60 deutsche Arbeitstage und 140 Schweizer Arbeitstage
Deutschland darf aufgrund des konkreten Entsendungssachverhalts die deutschen Arbeitstage besteuern.
Der laufende, nicht direkt zuordenbare Arbeitslohn muss daher sachgerecht zwischen den Tätigkeitsstaaten aufgeteilt werden. Nicht automatisch unterliegt das gesamte Jahresgehalt der deutschen Lohnsteuer.
Typische Fehler
Wo Entsendungs-Payroll häufig schiefgeht
DBA nicht geprüft
Die gesamte Vergütung wird ungeprüft in Deutschland abgerechnet.
183 Tage als einzige Regel
Der wirtschaftliche Arbeitgeber wird nicht geprüft.
Schweizer Zahlung = keine Lohnsteuer
Die besondere Arbeitgeberregel des § 38 EStG wird übersehen.
Bruttolohn unvollständig
Bonus, Sachbezüge oder Entsendezulagen fehlen in der deutschen Payroll.
Arbeitstage fehlen
Der steuerpflichtige Arbeitslohn kann nicht nachvollziehbar aufgeteilt werden.
Bonus falsch zugeordnet
Nur das Auszahlungsjahr statt des Erdienungszeitraums wird betrachtet.
Shadow Payroll zu spät
Deutsche Pflichten werden erst am Jahresende erkannt.
Keine Jahresabstimmung
Payroll und Einkommensteuererklärung verwenden unterschiedliche Arbeitstage.
Unterlagen
Was für die deutsche Payroll-Prüfung benötigt wird
Arbeitsvertrag
Arbeitgeber, Vergütung und ursprüngliche Funktion.
Entsendevereinbarung
Zeitraum, Tätigkeit, Einsatzort und Entsendebedingungen.
Schweizer Payroll
Laufender Lohn, Bonus, Zulagen und Sachbezüge.
Arbeitstagskalender
Deutschland, Schweiz, Drittstaaten und Homeoffice.
Intercompany-Abrechnung
Kostenweiterbelastung und wirtschaftliche Kostentragung.
Steuerunterlagen
Vorherige deutsche Abrechnungen, Bescheide und Steuererklärungen.
Prüfreihenfolge
Deutsche Lohnsteuer bei Entsendung in acht Schritten prüfen
Ansässigkeit
Persönliche Steuer- und DBA-Ansässigkeit bestimmen.
DBA
Deutsches Besteuerungsrecht nach Art. 15 feststellen.
Arbeitgeber
Arbeitgeberstellung nach § 38 EStG prüfen.
Vergütung
Sämtliche Lohnbestandteile aus der Schweizer Payroll erfassen.
Aufteilung
Steuerpflichtigen deutschen Arbeitslohn berechnen.
Payroll
Deutsche Lohnabrechnung oder Shadow Payroll einrichten.
Anmeldung
Lohnsteuer anmelden und fristgerecht abführen.
Jahresabgleich
Payroll und Einkommensteuererklärung abstimmen.
Häufige Fragen
Deutsche Lohnsteuer bei Entsendung aus der Schweiz
Muss ein Schweizer Arbeitgeber bei Arbeit in Deutschland automatisch deutsche Lohnsteuer einbehalten?
Kann deutsche Einkommensteuer entstehen, obwohl keine deutsche Lohnsteuer einbehalten wird?
Wann wird die deutsche Gesellschaft zum lohnsteuerlichen Arbeitgeber?
Muss die deutsche Gesellschaft den Arbeitslohn selbst auszahlen?
Was ist eine Shadow Payroll?
Wird das gesamte Schweizer Gehalt in Deutschland besteuert?
Wie wird der Arbeitslohn zwischen Deutschland und der Schweiz aufgeteilt?
Wie werden Boni behandelt?
Wann muss die Lohnsteuer angemeldet werden?
Muss der Arbeitnehmer trotzdem eine deutsche Einkommensteuererklärung abgeben?
Was passiert, wenn die deutsche Payroll erst verspätet eingerichtet wird?
Haftet der Arbeitgeber für nicht abgeführte Lohnsteuer?
Weiterführendes Fachwissen
Entsendung Schweiz–Deutschland
Steuerberatung Deutschland–Schweiz
Sie müssen eine Entsendung aus der Schweiz in der deutschen Payroll abbilden?
Wir prüfen deutsches Besteuerungsrecht, Arbeitgeberstellung nach § 38 EStG, wirtschaftliche Kostentragung, Arbeitstagsaufteilung, steuerpflichtige Vergütungsbestandteile, Shadow Payroll, Lohnsteuer-Anmeldungen und die Abstimmung mit der deutschen Einkommensteuerveranlagung.
Lohnsteuerpflicht prüfen lassen