Deutschland–USA · Entsendung
Entsendung Deutschland–USA
Welche steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und Payroll-Folgen entstehen, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend von Deutschland in die USA oder von den USA nach Deutschland entsandt wird? Einkommensteuer-DBA und Sozialversicherungsabkommen verwenden unterschiedliche Regeln und Fristen.
International Assignment
Eine Entsendung muss auf mehreren Ebenen gleichzeitig geplant werden
Bei einer Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis typischerweise mit dem bisherigen Arbeitgeber bestehen, während der Arbeitnehmer seine Tätigkeit für einen begrenzten Zeitraum im anderen Staat ausübt. Dadurch treffen Wohnsitz- und Ansässigkeitsfragen, Arbeitslohnbesteuerung, Payroll, Sozialversicherung und häufig auch Unternehmenssteuerfragen aufeinander.
Steuerlich richtet sich die Besteuerung des Arbeitslohns insbesondere nach Art. 15 DBA Deutschland–USA und dem tatsächlichen Tätigkeitsort. Sozialversicherungsrechtlich kann dagegen das bisherige System trotz Tätigkeit im anderen Staat bis zu fünf Jahre weitergelten.
Bei Konzernentsendungen kommen zusätzlich Kostenweiterbelastungen, wirtschaftlicher Arbeitgeber, Betriebsstätten und gegebenenfalls Equity Compensation hinzu.
Prüfung
Vier Ebenen jeder Entsendung
Einkommensteuer
DBA-Ansässigkeit, Tätigkeitsort, 183-Tage-Regel und Arbeitstage bestimmen die steuerliche Behandlung des Arbeitslohns.
Sozialversicherung
Bei echter vorübergehender Entsendung kann das bisherige System nach dem Abkommen bis zu fünf Jahre weitergelten.
Payroll & Employer
Lohnsteuer, US Withholding, State Payroll und Arbeitgeberregistrierungen müssen mit der steuerlichen Zuordnung abgestimmt werden.
Art. 15 DBA
Arbeitslohn folgt grundsätzlich dem tatsächlichen Tätigkeitsstaat
Wird eine in Deutschland ansässige Person zur Arbeit in die USA entsandt, darf die USA den auf die physische US-Tätigkeit entfallenden Arbeitslohn grundsätzlich besteuern. Entsprechendes gilt spiegelbildlich bei einer Entsendung aus den USA nach Deutschland.
Eine Ausnahme besteht, wenn sämtliche Voraussetzungen der 183-Tage-Regel des Art. 15 Abs. 2 erfüllt sind. Beim DBA Deutschland–USA bezieht sich die Aufenthaltsgrenze auf das betreffende Kalenderjahr.
- Aufenthalt im Tätigkeitsstaat höchstens 183 Tage im Kalenderjahr
- Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat ansässig
- Vergütung nicht von einer Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat getragen
- alle Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein
- bei Überschreiten oder wirtschaftlichem Arbeitgeber kann der Tätigkeitsstaat besteuern
Ansässigkeit
Ein längerer Einsatz kann auch die DBA-Ansässigkeit verändern
Wohnsitz in Deutschland bleibt bestehen
Bleibt während der US-Entsendung eine deutsche Wohnung verfügbar, kann die unbeschränkte deutsche Steuerpflicht fortbestehen. Gleichzeitig kann aufgrund der US-Aufenthaltsregeln US-Steueransässigkeit entstehen.
Doppelansässigkeit
Sind Deutschland und die USA gleichzeitig Ansässigkeitsstaaten nach nationalem Recht, ist Art. 4 DBA mit Permanent Home, Mittelpunkt der Lebensinteressen, habitual abode und weiteren Tie-Breakern zu prüfen.
Familienwohnung
Bleiben Ehepartner und Kinder in Deutschland, kann dies für den Mittelpunkt der Lebensinteressen und damit die DBA-Ansässigkeit erhebliches Gewicht haben.
US Citizen oder Green Card
Bei US-Personen müssen zusätzlich die fortbestehende US-Welteinkommensbesteuerung, Saving Clause und Foreign Tax Credits berücksichtigt werden.
Arbeitstage & Vergütung
Laufender Lohn und variable Vergütung können unterschiedlich aufgeteilt werden
Laufender Arbeitslohn
Bei Arbeit in beiden Staaten wird der laufende Arbeitslohn regelmäßig anhand tatsächlicher Arbeitstage auf Deutschland und die USA aufgeteilt.
Bonus
Ein Bonus wird nicht zwingend nach dem Auszahlungsjahr zugeordnet. Maßgeblich kann der Zeitraum sein, für den die Leistung wirtschaftlich erdient wurde.
RSUs und Stock Options
Aktienbasierte Vergütungen können mehrjährige Erdienungs- oder Vesting-Zeiträume haben. Arbeitstage vor, während und nach der Entsendung können deshalb relevant werden.
Tax Equalization
Bei größeren Konzernentsendungen können Tax-Equalization- oder Tax-Protection-Regelungen die wirtschaftliche Steuerbelastung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verteilen. Die steuerliche Bruttohochrechnung muss entsprechend berücksichtigt werden.
Sozialversicherungsabkommen
Bei echter Entsendung kann das Heimatsystem bis zu fünf Jahre weitergelten
Das deutsch-amerikanische Sozialversicherungsabkommen folgt grundsätzlich dem Tätigkeitsstaat. Eine wichtige Ausnahme gilt für Arbeitnehmer, die im Rahmen eines bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnisses vorübergehend in den anderen Staat entsandt werden.
Ist der Einsatz voraussichtlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bleibt grundsätzlich ausschließlich das Sozialversicherungssystem des Entsendestaates anwendbar.
- Deutschland → USA: deutsches System kann weitergelten
- USA → Deutschland: US Social Security kann weitergelten
- voraussichtliche Einsatzdauer höchstens fünf Jahre
- preexisting employment relationship erforderlich
- Nachweis über Certificate of Coverage
- Steuerliche 183-Tage-Regel hiervon unabhängig
Mehr als fünf Jahre
Ist von Anfang an ein längerer Einsatz vorgesehen, gilt grundsätzlich sofort der Tätigkeitsstaat
Überschreitet die voraussichtliche Dauer der Entsendung bereits bei Beginn fünf Jahre, greift die normale Entsenderegel des Sozialversicherungsabkommens grundsätzlich nicht. Bei einer Entsendung Deutschland → USA gelten dann grundsätzlich sofort die amerikanischen Rechtsvorschriften.
In geeigneten Fällen kann eine Ausnahmevereinbarung zwischen den zuständigen deutschen und US-amerikanischen Stellen beantragt werden. Eine solche Vereinbarung ist jedoch keine automatische Verlängerung der Fünfjahresregel.
Certificate of Coverage
D/USA 101 bzw. US Certificate dokumentieren die Versicherungszuordnung
Deutschland → USA
Bleibt deutsches Sozialversicherungsrecht anwendbar, wird dies mit D/USA 101 nachgewiesen. Für Beschäftigte erfolgt der Antrag grundsätzlich elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse oder – in den einschlägigen Fällen – bei der DVKA.
USA → Deutschland
Bleibt das US-System anwendbar, stellt die Social Security Administration das U.S. Certificate of Coverage aus.
Vor Einsatzbeginn
Die Versicherungszuordnung sollte vor Aufnahme der Tätigkeit geklärt werden, damit die Payroll von Beginn an Beiträge nur im zutreffenden System abführt.
Sachverhaltsänderung
Verlängert sich der Einsatz, wechselt der Arbeitgeber oder ändert sich die Tätigkeit wesentlich, muss geprüft werden, ob die Bescheinigung weiterhin zutrifft.
Payroll
Shadow Payroll und tatsächliche Steuerpflicht müssen aufeinander abgestimmt werden
Auch wenn das Arbeitsverhältnis beim Heimat-Arbeitgeber bleibt, kann der Tätigkeitsstaat Lohnsteuer- oder Payroll-Pflichten verlangen. Bei Entsendungen wird deshalb häufig mit einer Host- oder Shadow-Payroll gearbeitet.
Die konkrete Umsetzung hängt davon ab, welcher Staat Arbeitslohn besteuern darf, wer wirtschaftlicher Arbeitgeber ist, welche Kosten weiterbelastet werden und welche Federal- oder State-Regeln gelten.
- deutsche Lohnsteuer bzw. US Federal Withholding prüfen
- State Payroll separat prüfen
- Host- und Home-Payroll abstimmen
- Tax Equalization in der Bruttovergütung berücksichtigen
- Certificate of Coverage an Payroll-Prozess anbinden
- Jahreserklärungen mit Payroll-Abzug abstimmen
Wirtschaftlicher Arbeitgeber
Kostenweiterbelastung kann die 183-Tage-Ausnahme beeinflussen
Home Company zahlt Gehalt
Dass das Gehalt technisch aus Deutschland gezahlt wird, bedeutet nicht automatisch, dass der deutsche Arbeitgeber für DBA-Zwecke alleiniger Arbeitgeber bleibt.
Host Company trägt Kosten
Werden Personalkosten an eine US-Konzerngesellschaft weiterbelastet und wirtschaftlich von ihr getragen, kann dies für die Arbeitgeberprüfung nach Art. 15 Abs. 2 relevant sein.
Integration in Host Company
Funktion, Weisungsstruktur, wirtschaftliche Nutzung der Arbeitsleistung und Kostentragung sollten bei längeren Konzernentsendungen gemeinsam beurteilt werden.
Betriebsstätte
Wird der Arbeitslohn von einer Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat getragen, kann die 183-Tage-Ausnahme bereits deshalb entfallen.
State Tax & Unternehmensrisiken
Das Bundes-DBA löst nicht sämtliche US-Fragen
US State Tax
US-Bundesstaaten sind nicht automatisch an das Deutschland–USA-DBA gebunden. Residency, Source und Payroll müssen für den konkreten Staat separat geprüft werden.
Betriebsstätte
Entsandte Mitarbeiter können je nach Tätigkeit, Vollmachten und Unternehmensstruktur Betriebsstättenrisiken auslösen.
Management
Bei Geschäftsführern oder leitenden Mitarbeitern können zusätzlich Ort der Geschäftsleitung und andere Unternehmenssteuerfragen entstehen.
Vor der Entsendung
Was vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden sollte
1. Dauer und Einsatzmodell
Beginn, geplantes Ende, Arbeitgeberbeziehungen, Host Company und Rückkehrperspektive festlegen.
2. Wohnsitz & DBA-Ansässigkeit
Wohnungen, Familie, Aufenthaltstage und mögliche Doppelansässigkeit dokumentieren.
3. Steuer & Payroll
183-Tage-Regel, Arbeitstage, wirtschaftlichen Arbeitgeber, Payroll und State Tax vorab prüfen.
4. Sozialversicherung
Entsenderegel prüfen und D/USA 101 oder U.S. Certificate of Coverage rechtzeitig beantragen.
5. Vergütungsbestandteile
Bonus, RSUs, Stock Options, Allowances, Housing und Tax Equalization erfassen.
6. Jahres-Compliance
Deutsche und US-Steuererklärungen, Foreign Tax Credits und gegebenenfalls weitere US-Meldepflichten von Beginn an einplanen.
Typische Situationen
Entsendung Deutschland–USA in der Praxis
Sechs Monate Deutschland → USA
Steuerlich kann die 183-Tage-Regel relevant sein; sozialversicherungsrechtlich kann deutsches Recht bei echter Entsendung weitergelten.
Drei Jahre Deutschland → USA
US-Besteuerung des Tätigkeitslohns ist regelmäßig wahrscheinlich; deutsche Sozialversicherung kann dennoch für die gesamte Entsendung fortbestehen.
Sechs Jahre Deutschland → USA
Die normale sozialversicherungsrechtliche Entsenderegel greift von Anfang an grundsätzlich nicht; Ausnahmevereinbarung und US-System sind zu prüfen.
US-Mitarbeiter für zwei Jahre in Deutschland
Deutsche Einkommensteuer kann entstehen, während US Social Security mit einem Certificate of Coverage weitergelten kann.
Familie bleibt in Deutschland
Der Arbeitnehmer arbeitet in den USA, während Ehepartner und Kinder in Deutschland verbleiben. DBA-Ansässigkeit und deutsche Wohnsitzfrage werden zentral.
Bonus oder RSUs während der Entsendung
Mehrjährige Erdienungszeiträume können dazu führen, dass Vergütung auf Deutschland und USA aufzuteilen ist.
Weiterführendes Fachwissen
Verwandte Themen
Häufige Fragen
Entsendung Deutschland–USA
Wie lange kann bei einer Entsendung das deutsche Sozialversicherungssystem weitergelten?
Bedeutet D/USA 101, dass in den USA keine Einkommensteuer anfällt?
Sind weniger als 183 Tage in den USA automatisch steuerfrei?
Was passiert bei einer Entsendung von mehr als fünf Jahren?
Kann eine Kostenweiterbelastung an die US-Gesellschaft die Steuerposition ändern?
Muss bei einer US-Entsendung auch State Tax geprüft werden?
Steuer- & Sozialversicherungsberatung Deutschland–USA
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