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E-Bilanz, Offenlegung & Hinterlegung: Jahresabschluss in Deutschland
Bilanzierende Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss nicht nur erstellen. Je nach Rechtsform und Größe kommen steuerliche Übermittlungspflichten an das Finanzamt sowie handelsrechtliche Offenlegungs- oder Hinterlegungspflichten im Unternehmensregister hinzu. E-Bilanz und Offenlegung sind dabei zwei getrennte Verfahren mit unterschiedlichen Empfängern, Inhalten und Fristen.
Zwei getrennte Pflichten
E-Bilanz und Unternehmensregister erfüllen unterschiedliche Zwecke
Die E-Bilanz ist Teil des steuerlichen Verfahrens. Bilanzdaten werden in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt.
Die handelsrechtliche Offenlegung richtet sich dagegen insbesondere nach den §§ 325 ff. HGB. Bestimmte Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss und weitere Rechnungslegungsunterlagen elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle übermitteln.
Bei Kleinstkapitalgesellschaften kann an die Stelle der öffentlichen Offenlegung der Bilanz eine dauerhafte Hinterlegung treten.
Überblick
Steuerbilanz, Offenlegung und Hinterlegung im Vergleich
| Verfahren | Empfänger | Zweck | Typischer Inhalt |
|---|---|---|---|
| E-Bilanz | Finanzverwaltung | Steuerliche Gewinnermittlung und Veranlagung | Bilanz, GuV und weitere steuerlich vorgeschriebene Datensätze |
| Offenlegung | Unternehmensregister | Handelsrechtliche Unternehmenspublizität | Je nach Größenklasse Jahresabschluss und weitere Unterlagen |
| Hinterlegung | Unternehmensregister | Erleichterung für Kleinstkapitalgesellschaften | Im Regelfall Bilanz in reduzierter Form |
§ 5b EStG
Wer muss eine E-Bilanz übermitteln?
Wird der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG, nach § 5 EStG oder nach der besonderen Gewinnermittlung des § 5a EStG ermittelt, sind die steuerlichen Bilanzdaten grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln.
Die Pflicht betrifft damit nicht nur GmbHs und andere Kapitalgesellschaften, sondern grundsätzlich alle Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn nach einer der erfassten Bilanzierungsmethoden ermitteln.
- GmbH und UG
- AG und andere Kapitalgesellschaften
- bilanzierende Personengesellschaften
- bilanzierende Einzelunternehmen
- steuerliche Eröffnungsbilanzen
- weitere für steuerliche Zwecke aufzustellende Bilanzen
Inhalt der E-Bilanz
Es wird mehr als nur die Bilanz übermittelt
§ 5b EStG verlangt die elektronische Übermittlung des Inhalts der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Nach aktueller Rechtslage gehören dazu außerdem weitere strukturierte Daten.
Vermögen und Kapital
Die steuerlich relevanten Bilanzpositionen werden entsprechend der amtlichen Taxonomie strukturiert übermittelt.
Gewinn- und Verlustrechnung
Auch die Erfolgsrechnung wird elektronisch in der vorgeschriebenen Gliederung übertragen.
Unverdichtete Kontennachweise
Zum gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsumfang gehören auch unverdichtete Kontennachweise mit Kontensalden.
Anlagenspiegel
Der Anlagenspiegel sowie das zugrunde liegende Anlagenverzeichnis sind elektronisch zu übermitteln.
Anhang & Lagebericht
Liegen Anhang, Lagebericht oder Prüfungsbericht vor, sind auch diese nach Maßgabe des § 5b EStG elektronisch zu übermitteln.
Handelsbilanz ≠ Steuerbilanz
Weichen handelsrechtliche Ansätze von den steuerlichen Vorschriften ab, müssen die steuerlichen Anpassungen entsprechend übermittelt werden.
Handelsbilanz und Steuerbilanz
Die Handelsbilanz kann Ausgangspunkt sein – steuerliche Abweichungen müssen aber abgebildet werden
Enthält die Bilanz Ansätze oder Beträge, die steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, müssen diese Werte für steuerliche Zwecke angepasst werden. Dies kann über eine Überleitungsrechnung erfolgen.
Alternativ kann unmittelbar eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Steuerbilanz elektronisch übermittelt werden.
Handelsbilanz mit Überleitung
Der handelsrechtliche Abschluss wird als Ausgangspunkt verwendet und steuerliche Abweichungen werden gesondert übergeleitet.
Steuerbilanz
Stattdessen kann eine eigenständige, steuerrechtlich angepasste Bilanz übermittelt werden.
Taxonomie
Die E-Bilanz folgt einer amtlich vorgegebenen Datenstruktur
Die Daten werden nicht als beliebiges PDF an das Finanzamt gesendet. Sie müssen nach einer amtlich vorgegebenen Taxonomie elektronisch strukturiert übermittelt werden.
Die Finanzbuchhaltung und der Kontenplan sollten deshalb so eingerichtet sein, dass die Jahresabschlusskonten den erforderlichen E-Bilanz-Positionen möglichst eindeutig zugeordnet werden können.
Praxisproblem: Auffangpositionen
Werden Konten während des Jahres zu grob oder uneinheitlich bebucht, kann die Erstellung der E-Bilanz unnötig aufwendig werden. Eine saubere Kontenzuordnung bereits in der laufenden Buchhaltung reduziert spätere Umbuchungen und manuelle Zuordnungen.
§§ 325 ff. HGB
Welche Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss offenlegen?
Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG unterliegen grundsätzlich den handelsrechtlichen Offenlegungsvorschriften. Die konkrete Reichweite der offenzulegenden Unterlagen hängt insbesondere von der Größenklasse ab.
Bestimmte Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter – beispielsweise die typische GmbH & Co. KG – werden für diese Zwecke ebenfalls weitgehend wie Kapitalgesellschaften behandelt.
Kapitalgesellschaft
Die GmbH unterliegt grundsätzlich den handelsrechtlichen Aufstellungs- und Offenlegungspflichten.
Unternehmergesellschaft
Auch eine kleine UG ist nicht von der Offenlegungspflicht befreit. Sie kann jedoch Größenklassenerleichterungen nutzen.
Kapitalgesellschaft & Co.
Auch bestimmte haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften fallen unter die entsprechenden Rechnungslegungsvorschriften.
Aktuelle HGB-Größenklassen
Kleinst, klein, mittelgroß oder groß?
Die handelsrechtliche Größenklasse beeinflusst insbesondere den Umfang des Jahresabschlusses, mögliche Erleichterungen sowie die Offenlegung. Grundsätzlich müssen jeweils mindestens zwei von drei Merkmalen erfüllt beziehungsweise überschritten werden.
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Arbeitnehmer |
|---|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | bis 450.000 € | bis 900.000 € | bis 10 |
| Kleine Kapitalgesellschaft | bis 7,5 Mio. € | bis 15 Mio. € | bis 50 |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | bis 25 Mio. € | bis 50 Mio. € | bis 250 |
| Große Kapitalgesellschaft | Überschreitung von mindestens zwei der Schwellen für mittelgroße Gesellschaften | — | — |
Zwei von drei Merkmalen
Für die Einstufung müssen grundsätzlich zwei der drei Kriterien betrachtet werden. Ein Unternehmen ist beispielsweise nicht allein deshalb mittelgroß, weil nur der Umsatz die Grenze für kleine Kapitalgesellschaften überschreitet.
Wechsel der Größenklasse
Die Schwellen wirken grundsätzlich über zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre
Die Rechtsfolgen einer Größenklasse treten grundsätzlich erst ein, wenn die maßgeblichen Grenzen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- oder unterschritten werden.
Bei Neugründungen und bestimmten Umwandlungen gelten Sonderregeln: Dort kann die Einstufung bereits am ersten Abschlussstichtag maßgeblich sein.
Umfang der Offenlegung
Je kleiner die Gesellschaft, desto stärker die Erleichterungen
Bilanz / Hinterlegung möglich
Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Offenlegungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen durch dauerhafte Hinterlegung der Bilanz erfüllen.
Bilanz und Anhang
Kleine Kapitalgesellschaften brauchen für die Offenlegung grundsätzlich nur Bilanz und Anhang zu übermitteln. GuV-bezogene Angaben im Anhang können entfallen.
Teilweise Offenlegungserleichterungen
Mittelgroße Gesellschaften können bestimmte größenabhängige Erleichterungen für Bilanz und Anhang nutzen.
Kleinstkapitalgesellschaft
Hinterlegung statt vollständiger öffentlicher Offenlegung
Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Offenlegungspflicht grundsätzlich dadurch erfüllen, dass sie nur ihre Bilanz elektronisch zur dauerhaften Hinterlegung im Unternehmensregister übermitteln.
Dafür muss gegenüber der registerführenden Stelle erklärt werden, dass die Voraussetzungen der Kleinstkapitalgesellschaft für die maßgeblichen Abschlussstichtage erfüllt sind.
- nur für Kleinstkapitalgesellschaften
- grundsätzlich nur Bilanz erforderlich
- elektronische Übermittlung
- dauerhafte Hinterlegung im Unternehmensregister
- Voraussetzungen nach § 267a HGB
- gesonderte Erklärung zur Größenklasse erforderlich
Offenlegung vs. Hinterlegung
Hinterlegte Unterlagen sind weniger unmittelbar öffentlich zugänglich
Offengelegte Rechnungslegungsunterlagen können über das Unternehmensregister abgerufen werden. Die Hinterlegung ist demgegenüber die gesetzlich vorgesehene Publizitätserleichterung für Kleinstkapitalgesellschaften.
Auch hinterlegte Unterlagen sind jedoch nicht geheim. Sie können über das Unternehmensregister im vorgesehenen Beauskunftungsverfahren abgerufen werden.
„Hinterlegung“ bedeutet nicht „keine Veröffentlichungspflicht“
Die Gesellschaft erfüllt weiterhin eine gesetzliche Publizitätspflicht. Lediglich die Form des Zugangs und der Umfang der einzureichenden Unterlagen sind gegenüber der regulären Offenlegung erleichtert.
Offenlegungsfrist
Grundsätzlich spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag
Die nach § 325 HGB offenzulegenden Unterlagen müssen grundsätzlich spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des jeweiligen Geschäftsjahres elektronisch an die registerführende Stelle übermittelt werden.
Geschäftsjahr endet am 31.12.2026
Die handelsrechtliche Offenlegung beziehungsweise zulässige Hinterlegung muss grundsätzlich spätestens bis zum 31.12.2027 erfolgen.
Abschlussstichtag 30.06.2027
Die reguläre Jahresfrist endet grundsätzlich am 30.06.2028.
Fristen unterscheiden
Aufstellung, Steuererklärung, E-Bilanz und Offenlegung haben nicht automatisch dieselbe Frist
Der Jahresabschluss durchläuft mehrere unterschiedliche Verfahren. Handelsrechtliche Aufstellungsfristen, steuerliche Erklärungspflichten und die Offenlegungsfrist im Unternehmensregister dürfen deshalb nicht miteinander vermischt werden.
Buchführung
Das Geschäftsjahr wird abgeschlossen und die Abschlussbuchungen werden vorbereitet.
Jahresabschluss
Der handelsrechtliche Abschluss wird aufgestellt und gegebenenfalls festgestellt.
Steuer & E-Bilanz
Steuerliche Anpassungen sowie Steuererklärungen und E-Bilanz werden erstellt.
Unternehmensregister
Die handelsrechtlich erforderlichen Unterlagen werden offengelegt oder hinterlegt.
Unternehmensregister
Jahresabschlüsse werden elektronisch an das Unternehmensregister übermittelt
Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, werden die Rechnungslegungsunterlagen zur Offenlegung unmittelbar elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle übermittelt.
Die häufig noch verwendete Formulierung „Jahresabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen“ ist deshalb für aktuelle Geschäftsjahre nicht mehr die präzise Beschreibung des Verfahrens.
Praxis
Bei aktuellen Jahresabschlüssen sollte geprüft werden, ob die Gesellschaft zur normalen Offenlegung verpflichtet ist oder die Erleichterung der Hinterlegung für Kleinstkapitalgesellschaften nutzen kann.
Verspätete Offenlegung
Bei Verstößen kann das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren einleiten
Wird die gesetzliche Offenlegungspflicht nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfüllt, kann das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren durchführen.
Im Verfahren wird regelmäßig zunächst unter Androhung eines Ordnungsgeldes eine Nachfrist von sechs Wochen gesetzt. Wird die Pflicht weiterhin nicht erfüllt, kann das Ordnungsgeld festgesetzt werden.
Ordnungsgelder grundsätzlich bis 25.000 Euro
Bei Verstößen gegen die handelsrechtliche Offenlegungspflicht können Ordnungsgelder grundsätzlich bis zu 25.000 Euro festgesetzt werden. Das Verfahren kann sich bei fortdauernder Nichtoffenlegung wiederholen.
Typische GmbH
Welche Pflichten treffen eine kleine deutsche GmbH?
Auch eine kleine inhabergeführte GmbH muss regelmäßig mehrere Jahresabschluss- und Steuerpflichten erfüllen. Dass die Gesellschaft nur wenige Gesellschafter oder Mitarbeiter hat, beseitigt diese Pflichten nicht.
Handelsrechtlicher Jahresabschluss
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie je nach Größenklasse weitere Bestandteile werden nach HGB erstellt.
Steuererklärungen
Insbesondere Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und gegebenenfalls Umsatzsteuererklärungen sind gesondert einzureichen.
E-Bilanz
Die steuerlichen Bilanzdaten werden nach § 5b EStG elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt.
Offenlegung
Der handelsrechtliche Jahresabschluss wird entsprechend der Größenklasse an das Unternehmensregister übermittelt.
Hinterlegung
Bei einer Kleinstkapitalgesellschaft kann statt der normalen Offenlegung eine Hinterlegung zulässig sein.
Register & weitere Compliance
Zusätzlich können beispielsweise Transparenzregister-, Lohnsteuer- oder umsatzsteuerliche Pflichten bestehen.
Einzelunternehmen & Personengesellschaften
E-Bilanzpflicht bedeutet nicht automatisch Offenlegungspflicht
Ein bilanzierendes Einzelunternehmen kann zur E-Bilanz verpflichtet sein, ohne deshalb automatisch den handelsrechtlichen Offenlegungspflichten einer GmbH zu unterliegen.
Dasselbe gilt für Personengesellschaften: Für die steuerliche E-Bilanz und die handelsrechtliche Unternehmenspublizität gelten unterschiedliche gesetzliche Anknüpfungspunkte.
Deshalb Rechtsform getrennt prüfen
Die Frage „Muss eine E-Bilanz abgegeben werden?“ und die Frage „Muss der Jahresabschluss offengelegt werden?“ können für dasselbe Unternehmen unterschiedlich beantwortet werden.
Ausländische Gesellschaften
Auch ausländische Unternehmen können deutsche Rechnungslegungs- oder Offenlegungspflichten haben
Bei ausländischen Unternehmen mit deutscher Betriebsstätte oder deutscher Zweigniederlassung muss gesondert geprüft werden, welche steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten in Deutschland bestehen.
Für inländische Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften enthält § 325a HGB besondere Offenlegungsvorschriften für die Rechnungslegungsunterlagen der Hauptniederlassung.
Wird eine ausländische Gesellschaft tatsächlich aus Deutschland geleitet, können darüber hinaus eigenständige deutsche Steuer- und Registrierungspflichten entstehen.
Typische Fehler
Was bei E-Bilanz und Offenlegung häufig schiefgeht
E-Bilanz mit Offenlegung verwechseln
Die Übermittlung an das Finanzamt erfüllt die handelsrechtliche Publizitätspflicht nicht.
„Bundesanzeiger“ statt Unternehmensregister
Für aktuelle Geschäftsjahre erfolgt die gesetzliche Übermittlung der Rechnungslegungsunterlagen an die registerführende Stelle des Unternehmensregisters.
Hinterlegung ungeprüft nutzen
Die Hinterlegung steht nur Unternehmen offen, die die gesetzlichen Voraussetzungen der Kleinstkapitalgesellschaft erfüllen.
Größenklasse nur nach Umsatz bestimmen
Für die Einstufung müssen Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmer nach dem Zwei-von-drei-Prinzip betrachtet werden.
Größenklassenwechsel sofort annehmen
Außer bei Sonderfällen wie Neugründungen wirken Über- oder Unterschreitungen grundsätzlich erst nach zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen.
Fristen vermischen
Steuererklärung, E-Bilanz, handelsrechtliche Aufstellung und Offenlegung haben unterschiedliche Rechtsgrundlagen und können unterschiedliche Fristen haben.
Unterlagen
Was für Jahresabschluss und E-Bilanz typischerweise benötigt wird
Finanzbuchhaltung
Summen- und Saldenlisten, Kontenblätter und Abstimmung der laufenden Buchführung.
Anlagevermögen
Anlagenverzeichnis, Zugänge, Abgänge und steuerliche beziehungsweise handelsrechtliche Abschreibungen.
Bank & Finanzierung
Bankauszüge, Darlehensstände, Zinsabgrenzungen und sonstige Finanzierungsunterlagen.
Forderungen & Verbindlichkeiten
Offene Posten, Abgrenzungen sowie Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.
Gesellschaftsunterlagen
Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterbeschlüsse, Kapitalmaßnahmen und Ergebnisverwendung.
Vorjahresabschluss
Vorjahresbilanz, Steuerbescheide und steuerliche Überleitungsrechnungen für die Fortentwicklung.
Weiterführende Themen
Jahresabschluss und Unternehmens-Compliance in Deutschland
Häufige Fragen
E-Bilanz, Offenlegung & Hinterlegung
Was ist die E-Bilanz?
Muss jede GmbH eine E-Bilanz abgeben?
Muss jede GmbH ihren Jahresabschluss offenlegen?
Was ist der Unterschied zwischen Offenlegung und Hinterlegung?
Wann ist eine GmbH eine Kleinstkapitalgesellschaft?
Wann ist eine GmbH eine kleine Kapitalgesellschaft?
Wie lange ist die Offenlegungsfrist?
Wo wird der Jahresabschluss heute eingereicht?
Kann die E-Bilanz als PDF eingereicht werden?
Was passiert bei verspäteter Offenlegung?
Muss ein Einzelunternehmen seinen Jahresabschluss offenlegen?
Kann eine ausländische Gesellschaft deutsche Offenlegungspflichten haben?
Steuerberatung & Jahresabschluss
Jahresabschluss, E-Bilanz und Offenlegung aus einem Prozess
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