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Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Anmeldung beim Finanzamt
Wer in Deutschland eine selbständige, freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnimmt oder eine Gesellschaft gründet, muss dem Finanzamt die für die Besteuerung erforderlichen Angaben übermitteln. Dies geschieht regelmäßig elektronisch über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER. Welcher Fragebogen erforderlich ist, hängt von Tätigkeit und Rechtsform ab.
Steuerliche Registrierung
Der Fragebogen eröffnet das steuerliche Verfahren für die neue Tätigkeit
Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhält das Finanzamt die Informationen, die es zur Einordnung einer neu aufgenommenen Tätigkeit oder einer neu gegründeten Organisation benötigt.
Dazu gehören insbesondere Angaben zur Person oder Gesellschaft, zur Tätigkeit, zum Beginn, zu erwarteten Umsätzen und Gewinnen, zur Gewinnermittlung und zur Umsatzsteuer.
Auf dieser Grundlage ordnet das Finanzamt die Tätigkeit den erforderlichen Steuerverfahren zu und vergibt beziehungsweise verwendet die dafür erforderlichen steuerlichen Nummern.
Wer muss den Fragebogen abgeben?
Der Fragebogen betrifft neue wirtschaftliche und selbständige Tätigkeiten
Gewerbliche Tätigkeit
Wer als natürliche Person einen Gewerbebetrieb aufnimmt, muss die Tätigkeit steuerlich erfassen lassen.
Freiberufliche Tätigkeit
Auch Freiberufler müssen ihre Tätigkeit steuerlich anmelden, obwohl regelmäßig keine Gewerbeanmeldung erforderlich ist.
GmbH oder UG
Eine neu gegründete Kapitalgesellschaft durchläuft ein eigenes steuerliches Erfassungsverfahren.
GbR, OHG oder KG
Für Personengesellschaften und Gemeinschaften steht ein gesonderter Fragebogen zur Verfügung.
Verein oder andere Körperschaft
Auch Vereine und andere Körperschaften können einen eigenen steuerlichen Erfassungsfragebogen benötigen.
Ausländische Körperschaft
ELSTER stellt inzwischen auch einen eigenen Fragebogen für Körperschaften nach ausländischem Recht bereit.
Frist
Grundsätzlich innerhalb eines Monats
Die Betriebseröffnung oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit ist dem Finanzamt grundsätzlich innerhalb eines Monats mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitzuteilen.
Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die amtlich bestimmte Schnittstelle, in der Praxis regelmäßig über ELSTER.
- grundsätzlich ein Monat ab dem maßgeblichen Ereignis
- elektronische Übermittlung
- regelmäßig über ELSTER
- Papierform nur in besonderen Härtefällen auf Antrag
- Frist nicht erst ab erster Rechnung berechnen
- steuerliche Erfassung möglichst früh vorbereiten
Zeitpunkt
Wann beginnt die Monatsfrist?
Entscheidend ist nicht, wann erstmals eine Steuererklärung abgegeben oder ein Jahresabschluss erstellt wird. Maßgeblich ist die Aufnahme beziehungsweise Eröffnung der steuerlich relevanten Tätigkeit.
Bei natürlichen Personen kann dies insbesondere die Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit sein. Bei Gesellschaften ist auf die konkreten Gründungs- und Tätigkeitsumstände abzustellen.
Praktische Empfehlung
Die steuerliche Registrierung sollte nicht bis zur ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Jahressteuererklärung aufgeschoben werden. Umsatzsteuerliche Entscheidungen, Rechnungsstellung und die Beantragung zusätzlicher Identifikationsmerkmale können bereits unmittelbar nach Tätigkeitsbeginn relevant sein.
ELSTER
Für jede Rechtsform gibt es den passenden Fragebogen
ELSTER stellt mehrere eigenständige Fragebögen zur steuerlichen Erfassung bereit. Der richtige Fragebogen richtet sich nicht nur nach der Tätigkeit, sondern insbesondere nach der Rechtsform.
| Fall | ELSTER-Fragebogen |
|---|---|
| Einzelunternehmer / Freiberufler | Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen |
| GmbH / UG / AG / Genossenschaft | Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft |
| GbR / OHG / KG / GmbH & Co. KG | Gründung einer Personengesellschaft / -gemeinschaft |
| Verein / andere Körperschaft | Gründung eines Vereins oder einer anderen Körperschaft des privaten Rechts beziehungsweise Aufnahme einer wirtschaftlichen Tätigkeit |
| Ausländische Kapitalgesellschaft | Körperschaft nach ausländischem Recht |
Einzelunternehmen
Ein Fragebogen für Gewerbe und freie Berufe
Der Fragebogen für Einzelunternehmen wird insbesondere bei Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen beziehungsweise freiberuflichen oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit durch eine natürliche Person verwendet.
Einzelunternehmer
Zum Beispiel Handel, Agentur, Onlinegeschäft, Handwerksbetrieb oder andere gewerbliche Tätigkeiten.
Selbständige Tätigkeit
Zum Beispiel bestimmte beratende, wissenschaftliche, künstlerische oder andere freiberufliche Tätigkeiten.
Gewerblich oder freiberuflich?
Die steuerliche Einordnung kann Auswirkungen auf Gewerbesteuer, Gewerbeanmeldung und weitere Pflichten haben.
Zuständiges Finanzamt
Bei einem Einzelunternehmen richtet sich die betriebliche Zuständigkeit regelmäßig nach dem Ort der Leitung
Im Fragebogen muss das zuständige Finanzamt ausgewählt werden. Für die Besteuerung eines neu gegründeten Unternehmens ist insbesondere der Ort relevant, von dem aus das Unternehmen tatsächlich geleitet wird.
Dieser Ort muss nicht zwingend mit der privaten Wohnanschrift oder einer bloßen Geschäftsadresse identisch sein.
Bei grenzüberschreitenden Fällen besonders wichtig
Wird ein ausländisches Unternehmen tatsächlich aus Deutschland geleitet, können Fragen zur Geschäftsleitung, deutschen Steuerpflicht und steuerlichen Registrierung entstehen. Eine reine ausländische Registrierung des Unternehmens beantwortet diese Fragen nicht.
Inhalt
Welche Angaben werden typischerweise verlangt?
Person und Unternehmen
Name, Anschrift, Geburts- beziehungsweise Gründungsdaten, Rechtsform und gegebenenfalls Registerangaben.
Art der Tätigkeit
Beschreibung des Geschäftsmodells sowie Beginn und Ort der Tätigkeit beziehungsweise Geschäftsleitung.
Umsatz und Gewinn
Schätzung der voraussichtlichen Umsätze und steuerlichen Ergebnisse für das Gründungsjahr und gegebenenfalls Folgejahr.
EÜR oder Bilanz
Angaben zur vorgesehenen beziehungsweise gesetzlich erforderlichen Art der Gewinnermittlung.
VAT-Einordnung
Angaben zu erwarteten Umsätzen, Kleinunternehmerregelung und weiteren umsatzsteuerlichen Sachverhalten.
Zahlungsverkehr
Bankdaten und gegebenenfalls Angaben für Erstattungen oder Lastschriftverfahren.
Planwerte
Geschätzter Umsatz und Gewinn sind keine bloßen Formalitäten
Im Fragebogen werden regelmäßig Prognosen für Umsatz und Gewinn abgefragt. Diese Werte können unter anderem Einfluss auf die Festsetzung von Vorauszahlungen und die organisatorische Behandlung des Steuerfalls haben.
Die Angaben sollten daher plausibel und auf einer nachvollziehbaren Planung beruhen. Sie müssen keine exakte spätere Entwicklung vorwegnehmen, sollten aber weder rein symbolisch noch offensichtlich unrealistisch sein.
Gewinn
Ein erwarteter Gewinn kann insbesondere zu Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen führen.
Umsatz
Der erwartete Umsatz ist insbesondere für umsatzsteuerliche Fragen und die laufende Compliance relevant.
Umsatzsteuer
Die umsatzsteuerlichen Angaben sollten vor Abgabe bewusst entschieden werden
Der Fragebogen enthält wichtige Angaben zur umsatzsteuerlichen Behandlung der Tätigkeit. Diese sollten zum Geschäftsmodell passen und nicht lediglich als technisches Pflichtfeld betrachtet werden.
Besonders bei grenzüberschreitenden Leistungen, Onlinehandel, B2B-Geschäften oder ausländischen Kunden können zusätzliche umsatzsteuerliche Fragen entstehen.
- voraussichtliche Umsätze
- Kleinunternehmerregelung
- Regelbesteuerung
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- USt-IdNr. bei Bedarf
- innergemeinschaftliche Sachverhalte
- grenzüberschreitende Leistungen
Kleinunternehmer
Kleinunternehmerregelung und steuerliche Erfassung sind zwei verschiedene Fragen
Auch ein Unternehmer, der umsatzsteuerlich die Kleinunternehmerregelung anwendet, bleibt Unternehmer und muss die Aufnahme seiner Tätigkeit steuerlich anzeigen.
Die Kleinunternehmerregelung ersetzt also nicht den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Sie betrifft lediglich die umsatzsteuerliche Behandlung innerhalb des steuerlich registrierten Unternehmens.
Gewerbeamt vs. Finanzamt
Gewerbeanmeldung und Fragebogen sind nicht dasselbe
Wer ein Gewerbe beginnt, muss regelmäßig zusätzlich die Gewerbeanmeldung bei der zuständigen Gemeinde beziehungsweise Gewerbebehörde beachten.
Die Gewerbeanzeige kann die grundlegende Anzeige des Betriebs gegenüber der Finanzverwaltung ersetzen beziehungsweise auslösen. Die zusätzlichen steuerlichen Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen jedoch weiterhin elektronisch übermittelt werden.
Gewerberechtliche Anmeldung
Anzeige des Gewerbebeginns gegenüber der zuständigen Gewerbebehörde.
GewerbeanmeldungSteuerliche Erfassung
Übermittlung der zusätzlichen steuerlich erforderlichen Angaben über den Fragebogen.
Freiberufler
Keine Gewerbeanmeldung bedeutet nicht: keine steuerliche Anmeldung
Freiberufler benötigen bei einer echten freiberuflichen Tätigkeit regelmäßig keine Gewerbeanmeldung. Die Aufnahme der selbständigen Tätigkeit muss dem Finanzamt dennoch angezeigt und steuerlich erfasst werden.
Gerade bei beratenden oder gemischten Tätigkeiten kann die Abgrenzung zwischen freiem Beruf und Gewerbebetrieb entscheidend sein.
GmbH & UG
Kapitalgesellschaften verwenden einen eigenen Fragebogen
Für die Gründung einer deutschen GmbH, UG, AG oder Genossenschaft ist nicht der Fragebogen für Einzelunternehmen vorgesehen, sondern ein eigener Fragebogen für Kapitalgesellschaften beziehungsweise Genossenschaften.
Neben den allgemeinen Unternehmensdaten können gesellschaftsrechtliche Informationen, Gesellschafterdaten, Registerangaben, wirtschaftliche Tätigkeit und steuerliche Planwerte relevant sein.
Gesellschaft
Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, Rechtsform und Gründungsdaten.
Geschäftsleitung
Ort der tatsächlichen Unternehmensleitung und Angaben zu den Vertretungsorganen.
Gesellschafter
Abhängig vom Fragebogen können Angaben zur Beteiligungsstruktur erforderlich sein.
Personengesellschaften
GbR, OHG, KG und GmbH & Co. KG werden gesondert erfasst
Für Personengesellschaften und Gemeinschaften existiert ein eigener ELSTER-Fragebogen. Dazu gehören beispielsweise GbR, OHG, KG und GmbH & Co. KG.
Neben der Gesellschaft selbst können später auch gesonderte und einheitliche Feststellungsverfahren für die steuerliche Zurechnung der Einkünfte an die Beteiligten relevant werden.
Ausländische Gesellschaften
Auch eine ausländische Körperschaft kann in Deutschland steuerlich erfasst werden müssen
Eine Gesellschaft muss nicht nach deutschem Recht gegründet worden sein, um deutsche Steuerpflichten auszulösen.
ELSTER stellt einen eigenen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Körperschaften nach ausländischem Recht bereit. Er kann beispielsweise relevant werden, wenn eine ausländische Gesellschaft aufgrund ihrer tatsächlichen Geschäftsleitung, einer deutschen Betriebsstätte oder anderer steuerlicher Anknüpfungspunkte in Deutschland erfasst werden muss.
Ausländische Gesellschaft ≠ automatisch nur ausländische Steuerpflicht
Wird beispielsweise eine ausländische Kapitalgesellschaft tatsächlich von Deutschland aus geleitet, muss geprüft werden, welche deutschen Steuer-, Registrierungs- und Erklärungspflichten entstehen. Zusätzlich können Mitteilungspflichten für Auslandsbeziehungen nach § 138 AO relevant sein.
Nach der Abgabe
Was passiert nach dem Fragebogen?
Prüfung
Das Finanzamt prüft die übermittelten Angaben.
Steuerfall
Die Tätigkeit wird den einschlägigen Steuerverfahren zugeordnet.
Steuernummer
Eine Steuernummer wird vergeben oder vorhandene Daten werden zugeordnet.
Vorauszahlungen
Auf Basis der Angaben können Vorauszahlungen festgesetzt werden.
Laufende Compliance
Voranmeldungen, Erklärungen und Gewinnermittlung folgen nach den einschlägigen Regeln.
Steuernummer & W-IdNr.
Der Fragebogen ist Teil der Registrierung – nicht selbst die steuerliche Identifikationsnummer
Nach der steuerlichen Erfassung können verschiedene Nummern und Identifikationsmerkmale eine Rolle spielen. Die persönliche Steuer-ID, die Finanzamts-Steuernummer, die Wirtschafts-Identifikationsnummer und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben unterschiedliche Funktionen.
Typische Fehler
Was bei der steuerlichen Erfassung häufig schiefgeht
Zu spät einreichen
Die Monatsfrist wird übersehen, weil die Registrierung erst mit der ersten Steuererklärung verbunden wird.
Falschen Fragebogen verwenden
Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften haben unterschiedliche ELSTER-Formulare.
Umsatz und Gewinn beliebig schätzen
Planwerte sollten plausibel sein, da sie für Vorauszahlungen und die steuerliche Organisation relevant werden können.
Umsatzsteuerfelder ungeprüft übernehmen
Die Wahl der umsatzsteuerlichen Behandlung sollte zum tatsächlichen Geschäftsmodell passen.
Gewerbeanmeldung für ausreichend halten
Die gewerberechtliche Anmeldung ersetzt nicht die zusätzlichen steuerlichen Angaben im Fragebogen.
Ausländische Gesellschaft nicht prüfen
Eine ausländische Rechtsform kann aufgrund deutscher Geschäftsleitung oder anderer Anknüpfungspunkte deutsche Registrierungspflichten haben.
Unterlagen
Welche Informationen vor dem Ausfüllen bereitliegen sollten
Persönliche Daten
Steuer-ID, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls bestehende Steuernummern.
Tätigkeitsbeschreibung
Klare Beschreibung des tatsächlichen Geschäftsmodells und des Tätigkeitsbeginns.
Planrechnung
Realistische Schätzung von Umsatz und Gewinn für die ersten Geschäftsjahre.
Gesellschaftsunterlagen
Gesellschaftsvertrag, Satzung, Registerdaten und Beteiligungsverhältnisse, soweit relevant.
Bankverbindung
Kontodaten für den steuerlichen Zahlungsverkehr.
Auslandsbezug
Angaben zu ausländischen Gesellschaften, Gesellschaftern, Geschäftsleitung und Betriebsstätten.
Weiterführende Themen
Unternehmensregistrierung und Compliance in Deutschland
Häufige Fragen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Wer muss einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?
Wie lange ist die Frist?
Wird der Fragebogen über ELSTER eingereicht?
Welchen Fragebogen braucht ein Freiberufler?
Welchen Fragebogen braucht eine GmbH?
Welchen Fragebogen braucht eine GbR?
Gibt es einen Fragebogen für ausländische Gesellschaften?
Ersetzt die Gewerbeanmeldung den Fragebogen?
Muss auch ein Kleinunternehmer den Fragebogen abgeben?
Wann bekomme ich nach dem Fragebogen eine Steuernummer?
Warum fragt das Finanzamt nach erwartetem Umsatz und Gewinn?
Kann eine ausländische Gesellschaft in Deutschland einen Fragebogen benötigen?
Steuerberatung Deutschland
Sie gründen ein Unternehmen oder nehmen eine selbständige Tätigkeit auf?
Wir prüfen die steuerliche Einordnung der Tätigkeit, den zuständigen Fragebogen und die erforderlichen Registrierungen. Bei GmbH, Personengesellschaften, ausländischen Gesellschaften oder grenzüberschreitenden Geschäftsmodellen beziehen wir auch die weitergehenden deutschen Steuer- und Meldepflichten ein.
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